학술 대회를 하이브리드로 진행하여 전 세계의 훌륭한 학자를 모아보자!

코로나19 일상 회복에 따라 오프라인 학술대회를 개최하는 곳이 늘어나는 등 변화의 움직임이 보이고 있습니다. 그렇다면 팬데믹 이전과 같이 다시 오프라인 중심의 학회가 주를 이루게 되는 걸까요? 결론부터 말하자면, 그렇지 않을 것으로 관측됩니다!

이미 온라인의 장점을 경험한 회원들의 온라인 학술대회에 대한 수요가 높아 이전과 같은 완전 오프라인 체제로 유턴하는 것이 아닌, “하이브리드 학술대회”로 발전할 것이라는 전망입니다.

학술대회란?

학술대회(學術大會)는 줄여서 “학회”라고도 합니다. 흔히 영어로 컨퍼런스(Conference)라는 명칭으로 언급되기도 하는데요. 춘계학술대회, 추계학술대회 등 주로 연례행사로 진행되는 경우가 많습니다. 목적에 따라 대학원생과 교수들의 논문 발표가 중심이 될 수도 있으며, 의학계의 경우 연구 동향을 주제로 강연 및 토론 등을 진행하기도 합니다. 물론, 기업들도 학술대회를 개최합니다. 시장 동향을 분석 및 발표하고, 저명한 인사나 해외 기업인 등을 초빙하여 심도 있는 토론을 나누기도 합니다.

온라인 학술대회 예시

작년인 2021년은 코로나19 감염병 사태로 인해 오프라인 학회가 취소되며 비대면 학술 활동이 자리를 잡아가는 한 해였습니다. 특히, 연례행사로 학술대회를 진행하는 의학계의 경우 빠르게 태세를 전환하여 온라인의 장점을 극대화한 학회를 개최했습니다!

< 대한당뇨병학회 >

메타버스 전시장을 구현한 대한당뇨병학회의 국제학술대회

대한당뇨병학회는 코로나19 사태가 발발하자 의사 회원들의 원활한 학술 활동을 위해 2020년, 국내 최초로 온라인 학술대회를 개최하는 데 이어, 국제학술대회까지 마련해 학계의 주목을 받았습니다. 해당 국제학술대회는 온라인 학회의 단점으로 지적된 참석자들 간의 소통 부재 및 일방적인 정보 전달 등을 극복하고자 “메타버스 전시장”을 개설하기도 했는데요.

온라인의 장점을 극대화한 대한당뇨병학회의 국제학술대회 특징을 살펴볼까요?

포인트 01. 자유로운 커뮤니케이션 가능

‘메타버스 전시장’은 온라인으로 참여하는 회원들이 실제 오프라인 회장에 온 것과 같은 사실감과 몰입감을 제공하는 것이 특징입니다. 참석자 간 실시간 대화나 채팅이 가능하기 때문에 앞서 언급한 소통 부재를 극복하고 자유로운 의사소통을 장려했습니다.  

메타버스 전시장을 구현한 대한당뇨병학회의 국제학술대회

포인트 02. 원활한 네트워킹 기회 제공

학술대회는 강연 및 교육이 목적인 경우도 있지만, 그 성격에 따라 네트워킹 및 공동 연구를 추진하기 위한 목적인 경우도 많습니다. 따라서 네트워킹 기회는 학회의 중요한 부분 중 하나입니다. 

대한당뇨병학회의 온라인 학술대회는 질의응답 등이 개별적으로 가능하도록 하고, 연구자들 간의 네트워킹 기회를 장려해 참가자들의 만족도를 높였다는 점에서 높은 평가를 받았습니다. 

포인트 03. 가상 부스 적극 활용

마지막으로, 일방적인 강연만을 목적으로 하는 것이 아니라면 학회 참석자들이 상호작용을 통해 다양한 정보 교환을 할 수 있어야 합니다. 후원사 부스에서 담당자들과 직접 대화로 정보를 교환할 수도 있어 적극적인 홍보활동이 가능했다는 점 또한 인상 깊습니다.

위의 사례를 통해 알 수 있듯이, 당초 예상했던 것과는 달리 온라인의 장점을 극대화하면 참석자들의 피로도를 줄이고 만족도 높은 학회를 개최할 수 있습니다. 여러 학계에서는 이러한 온라인 컨퍼런스를 진일보한 형태의 학술대회로 평가하고 있는데요. 이에 따라, 코로나19가 종식된 이후에도 학술 활동에 온라인 방식이 지속적으로 활용될 것이란 전망입니다.

이러한 전망에 응답이라도 하듯 2022년 5월 12일 현재 '대한당뇨병협회'는 온라인 학술 대회에서 이제는 '하이브리드' 학회를 진행중입니다.

학술대회의 새 패러다임은

“하이브리드”가 될 것

학술대회 개최 방식은 크게 세 가지로 나뉘는 양상입니다 ─ 즉, “오프라인”, “온라인”, 그리고 온∙오프라인을 결합한 “하이브리드” 방식입니다.

먼저, “오프라인 학술대회”는 팬데믹 이전 가장 활발하게 개최되었던 방식인데요. 방역 정책이 완화됨에 따라 다시 오프라인 학회를 개최하는 기관도 늘어났습니다. 대표적으로 대한이비인후과학회는 지난 4월 21일부터 24일까지 일산 킨텍스에서 제96차 학술대회를 개최했으며, 기타 몇몇 기관들은 참석자들 간의 유대 강화 등을 이유로 오프라인 방식을 선호하는 것으로 조사되기도 했습니다.

하지만 그 밖에 대다수는 향후 온라인을 포함한 방식의 학회 개최를 지속할 것이라는 입장을 밝혔습니다.

학술대회에 온라인이 활용되는 방식은 다시 “전면 온라인”과 “하이브리드” 두 가지로 나뉩니다. 그중에서도 하이브리드 학회는 온라인 방식에 대한 높은 수요를 만족시키는 동시에, 직접 대면하여 심도 있는 토론 및 유대 강화가 가능한 오프라인의 장점을 혼합한 형태로 현재도 여러 기관에서 채택하고 있습니다. 이러한 이유로 이번에 '대한당뇨병학회'에서도 하이브리드 학회를 진행하게 된 것이죠.

하이브리드 학술대회의 장점은 구체적으로 다음과 같습니다.

온라인과 오프라인의 장점을 합친

“하이브리드” 학술대회

• 참석률 증가 – 참가 목적에 따라 온∙오프라인 중 선택이 가능
  
• 물리적 제약 극복 – 해외 학자, 전문가 패널 등 더욱 다양한 연사 및 참석자 초대 가능
  
• 커뮤니케이션 촉진 – 디지털 툴을 통해 오히려 대화 기회 증가(온라인) + 대면하여 유대감 강화(오프라인)
  
• 정보 전달 용이 – 슬라이드쇼 및 포스터 등 전통적 방식으로 정보를 전달하는 오프라인과 가상 부스에서 모든 형식의 파일을 다운로드하고, 다양한 정보에 액세스할 수 있는 온라인 방식을 동시에 활용하여 정보 전달 극대화
  
• 효율적인 예산 관리 – 참석자 수요를 예상하여 오프라인 및 온라인 참석자를 위한 비용을 적절히 분배 가능. 대관 비용, 이동 및 운영 경비 등 잘못된 수요 예측으로 낭비되는 제반 비용 절약하여 예산 관리에 도움

이처럼 하이브리드 방식의 장점이 확실한 만큼, 향후 여러 기관에서 채택할 것으로 전망됩니다. 하이브리드 학술대회를 개최하고 있거나 예정 중인 기관의 목소리를 들어볼까요?

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사람과 사람, 만남이 주는 힘에 의미를 크게 불어넣어

온라인과 오프라인이 함께 공존하는 하이브리드 형태의 대회를 준비하고,

미래 공간, 새로운 일상으로 스며들고 있는 메타버스를 포스터 구연발표 세션 등에 부분 도입하여

회원 여러분들과 소통의 기회를 보다 확장해 다가가고자 합니다.

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대한당뇨병학회 회장 백세현 및 이사장 원규장

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온라인을 병행해달라는 회원들의 요구도 적지 않은 편이다.

그래서 교육 목적의 프로그램은 가급적 온라인을 병행하고,

심도 깊은 논의가 필요한 행사의 경우에는 오프라인으로 치를 생각이다.

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신장학회 이상호 이사

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온라인 학술대회를 처음 했을 때는 굉장히 어색했는데 하다 보니

이제는 적응이 됐다. 그래서 간학회는 내년까지

모든 학술대회를 하이브리드로 개최하겠다는 방침을 세웠다.

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하이브리드 학술대회의 경우

사람들과 만나서 사교하고 공동연구를 진행하고 싶으면 오프라인으로, 

강의만 듣는 게 목적인 사람들은 온라인으로 참여하면 된다. 

회원들도 지난 2년 동안 대체적으로 하이브리드 학술대회에 잘 적응한 것 같다.

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간학회 장정원 학술이사

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가을에 다시 코로나19가 재유행 할 수 있는 상황을 고려해 유연한 대처가 필요하다.
오프라인 학술대회를 권장하더라도 가을 코로나19 재유행 등을 고려, 하이브리드 방식을 고려하는 것이 필요하다.

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당뇨병학회 이대호 학술이사

<EventX 완벽 가이드>

하이브리드 학술대회 개최하기

STEP 01 “웨비나”로 집중도 높은 강연 진행하기

온라인 학회 및 세미나의 단점으로 지적된 “집중도”를 보완 및 개선하려면 EventX와 같은 고품질 솔루션을 통해 끊김 없이 모든 참석자들을 원활하게 연결할 수 있도록 지원하세요.

| 끊김 없이 쉽게 접속 및 연결합니다

네트워크 문제는 참석률의 저하와 관련이 있습니다. 전 세계의 모든 사람이 쉽게 참석할 수 있도록 VPN 필요 없이 안정적인 글로벌 네트워크를 지원하세요.

| 끊김 없는 고화질을 지원합니다

온라인 참여자를 위해 몰입도 높은 웨비나 경험을 제공해 보세요. EventX는 1080p의 해상도로 온라인 시청자에게 오프라인 행사 송출하며, 웨비나를 녹화하여 행사를 놓친 참여자에게 공유할 수도 있습니다.

| 끊김 없는 커뮤니케이션을 보장합니다

강연 세션 마지막에, 혹은 강연 중간에 연사가 질문을 던졌을 때 EventX의 채팅, 투표, Q&A 기능 등을 적극 활용하여 상호작용을 극대화할 수 있습니다.

STEP 02 “네트워킹 테이블”에서 화상 회의 및 토론으로

심도 있는 대화 및 사교 활동 진행하기

학술대회는 강연 세션만큼이나 네트워킹 기회도 중요합니다! EventX를 사용하면 “네트워킹 라운지"의 각 테이블에서 공통된 관심사 및 연구 주제를 바탕으로 여러 명의 강연자 및 참석자들이 함께 모임을 갖고, 자유로운 의사소통이 가능합니다! 사교 활동이나 공동 프로젝트를 추진할 기회를 적극 활용하세요.

STEP 03 “가상 부스”를 활용해 정보 전달 극대화하기

대한당뇨병학회의 사례에서 알 수 있듯이, 학회에서는 양방향 정보 교류가 중요한 부분을 차지합니다. 가상 부스를 만들과 후원사 및 관계자들과 대화해 보세요. EventX의 온라인 부스에서는 모든 형식의 파일을 다운로드할 수 있습니다.

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