온라인 컨퍼런스로 해외 유명 전문가를 직접 초대해 보자!

컨퍼런스는 경영자 및 마케터, 투자자 등이 모여 글로벌 커뮤니티를 형성하고, 비즈니스 혁신을 설계하는 주요한 장(場)이 되어왔습니다. 그동안 해외의 컨퍼런스에 참석하려면 비행기를 타고 이동하여, 수일 내지 수주 동안 현지에 체류하는 수고로움을 감내해야 했는데요.

코로나19 감염병의 확산이 디지털 시대로의 전환을 가속화함과 동시에, 글로벌 시장으로 확대되는 비즈니스의 영향력 등 다양한 이유로 “온라인 컨퍼런스”를 적극 활용하는 기업들이 늘고 있습니다.

온라인 컨퍼런스 트렌드

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Global Connectivity

온라인 컨퍼런스가 트렌드로 자리잡게 된 배경에는 “글로벌 시장의 영향력 확대”와 깊은 관련이 있습니다.

물론 코로나19 팬데믹으로 인해 대면 행사가 취소 및 무기한 연기된 점도 무시할 수는 없습니다만, 온라인 이벤트는 단순히 오프라인 행사를 대신하는 임시방편으로만 사용되고 있는 것은 아닙니다.

먼저, 컨퍼런스를 개최하는 목적은 다음과 같습니다.

• 최신 기술 동향 및 솔루션 탐색
  
  
• 산업별 아이디어 및 사용자 사례 공유
  
  
• 해당 분야의 권위자 및 전문가 강연 청취
  
  
• 기존 클라이언트와의 관계 유지
  
  
• 새로운 비즈니스 파트너와의 네트워킹 형성
  
  
• 잠재 고객 및 새로운 비즈니스 기회 획득
  
  
• 투자자, 벤처 파트너 및 자본 소스 탐색

이처럼 다양한 기능을 수행하는 컨퍼런스의 본질에 비추어 볼 때, “온라인 컨퍼런스”는 네트워크 확장 및 연결을 통해 비즈니스를 고도화할 수 있는 가장 효과적인 커뮤니티입니다. 비즈니스가 성장함에 따라 해외 시장으로 진출하는 기업이 점점 늘어나면서 이제 국가 간의 경계는 모호해졌습니다.

따라서 특정 국가에만 한정 짓지 않고 전 세계의 다양한 산업별 사례를 공유하고 함께 연구할 수 있다는 점 때문에 컨퍼런스는 여러 국가의 연사 및 참석자들을 대상으로 하는 경우가 많습니다.

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Limitless Expansion

하지만 해외 연사 및 참석자들이 한 곳에 모이려면 시간과 비용이 많이 듭니다. 또한, 주최 측에서 모든 예상 참석 인원을 수용할 대규모 행사장을 대관하는 것도 큰 부담이 됩니다. 가장 아쉬운 점은, 참석자들이 강연자나 타 참석자들과 직접 대화 및 교류할 수 있는 기회가 제한적이라는 사실입니다. 

반면에 온라인 이벤트는 시간 및 비용, 장소, 그리고 수용 인원에 제약이 없으며, 채팅 및 영상 통화, Q&A 세션, 네트워킹 라운지 등을 통해 자유롭게 대화할 수 있는 기회를 제공합니다. 즉, 온라인 이벤트는 “무제한 확장성”을 제공하는 강력한 도구입니다!

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“Hybrid Event”, 지속되는 온라인 컨퍼런스의 물결

온라인 컨퍼런스는 코로나19 팬데믹 종식 이후에도 주요 비즈니스 이벤트 형태의 하나로 자리매김할 것으로 보입니다. 특히 최근 한 기관의 조사에 따르면, 이벤트 기획자 중 73%가 미래에 더 많은 하이브리드 이벤트가 상용화될 것으로 기대하고 있으며, 그 인기가 일시적이라고 생각하는 사람의 수는 점점 적어지고 있다고 합니다.

이는 대면이 꼭 필요한 오프라인 행사는 여전히 존재할 테지만, 더 많은 청중들에게 동일한 참여 기회를 부여하기 위해 기업들이 제시하는 “뉴노멀”의 형태로 하이브리드 행사가 떠오를 것으로 풀이됩니다. 이에 따라 기업들의 당면 과제는 원격 참석자들에게 원활한 가상 컨퍼런스 경험을 제공하고, 오프라인 행사 참석 관객과도 연결하여 하나로 통합하는 것이 될 것입니다.

지금까지 살펴본 바와 같이, 팬데믹 이전 활발하게 진행되던 “오프라인 컨퍼런스”는 팬데믹을 기점으로 “온라인 컨퍼런스”로 트렌드의 축이 이동했습니다. 그리고 이는 팬데믹이 종료되더라도 예전과 같이 100% 오프라인이 아닌 “하이브리드 컨퍼런스”로 지속될 가능성이 높습니다. “전 세계에 흩어져 있는 청중들을 연결하는 좋은 솔루션”이라는 점을 고려해볼 때 말이죠.

이러한 물결은 사회적 거리두기로부터 조금씩 일상을 회복해가는 현재에도 쉽게 찾아볼 수 있습니다. 전 세계의 주최자들은 컨퍼런스를 온라인으로 개최함과 동시에, 이를 하이브리드 행사로 진행해 일부 오프라인 참석도 가능하게 하고 있습니다!

온라인 컨퍼런스의 예시

SingularityU South Africa Summit 

2020년 개최된 가상 컨퍼런스 “2020 SingularityU South Africa Summit”의 목표는 AI, 블록체인 및 나노 기술과 같은 4차산업 혁명 기술을 사용해 아프리카 및 전 세계의 최대 과제를 해결하는 기업가, 조직 및 활동가 등을 모으는 것이었습니다.

60개 이상의 세션과 네트워킹 프로그램으로 구성된 4일 간의 이벤트가 온라인 컨퍼런스로 진행되었는데요. 다음과 같은 브랜드 공간을 구축해 가상 환경에서 다양한 콘텐츠를 이용 가능하도록 했습니다.

• 아프리카 아레나: 애니메이션 가상 무대를 통해 20,000명 이상의 참석자를 수용한 개막식
  
  
• 원형 극장 무대: 채팅, Q&A 세션, 대형 패널 및 유명 인사 호스트가 참여하는 워크샵을 위한 가상 공간
  
  
• 네트워킹 라운지: 참석자들이 1:1 영상 통화를 통해 서로 연결할 수 있는 가상 룸

이 행사는 참석자들의 집중도를 높이기 위해 콘텐츠 분량을 5분, 25분, 60분 세션으로 다양하게 구성했다는 점도 참고해 볼 만합니다!

AWS re:Invent 2020

re:Invent는 2020년 Amazon Web Services가 주최한 글로벌 클라우드 컴퓨팅 커뮤니티를 위한 학습 컨퍼런스입니다. 3주 동안 100% 온라인으로 진행되었으며, 프로그램에는 다음이 포함되었습니다.

• 기조 연설
  
  
• 제품 출시
  
  
• 리더십 및 교육 세션
  
  
• 참석자들을 위한 채팅 및 네트워킹 도구
  
  
• DJ 세션
  
  
• 미스터리 비디오 게임
  
  
• 다양한 오락 프로그램을 통한 휴식 타임 

re:Invent에서 가장 주목해야 할 점은 바로 “접근성”입니다. 누구나 참여할 수 있도록 무료로 제공되었으며, 대부분의 이벤트 콘텐츠에서 자막, 번역, 대본, 프레젠테이션 슬라이드 등을 이용 가능하도록 했습니다.

또한, 참가자들의 학습 일정 계획을 돕기 위해 500개 이상의 세션을 트랙으로 구성하고, 전 세계의 참석자들의 편의를 위해 서로 다른 시간대에 반복 방송을 제공했습니다. 본 행사 종료 후에는 해당 세션을 플랫폼에서 온디맨드 방식으로 제공해 추후 다른 사용자들도 청취할 수 있도록 접근성을 높였다는 점도 인상적입니다.

AI Summit 2021 SEOUL

AI Summit 2021 SEOUL은 2021년, 비즈니스와 AI 융합을 주제로 개최되었습니다! 경영자, 조직 리더, 데이터 전문가, 마케터, 머신러닝 및 AI 전문가 등이 모여 AI와 비즈니스의 접점에서 일어나는 사례들을 공유하며 융합 트렌드에 대해 알아보고, 미래 혁신 전략에 대해 연구하는 형태로 진행되었는데요.

총 50여개의 세션, 약 70명의 연사가 한 자리에 모이며 역대 최대 규모 연사 라인업을 선보였습니다. 또한, 하이브리드 행사로 진행되어 팬데믹이나 물리적 이동 제약에 상관 없이 누구나 참여 가능하도록 했습니다.

특히 이 행사의 주목할 점은 AI 컨퍼런스라는 사실인데요. 코로나19로 디지털 전환이 가속화하며 새로운 “AI 이코노미”가 형성되는 가운데 데이터 사이언스, 머신 러닝, 클라우드 등의 기술을 비즈니스 모델에 접목하여 큰 성과를 이룬 국내외 유니콘 기업들의 대표 및 관계자들이 연사로 나섰습니다.

AIS를 포함해 현재 진행 중인 AI 관련 컨퍼런스에 따르면, 향후 메타버스는 비즈니스 초고속 성장의 핵심 동인이 될 것으로 전문가들은 내다보고 있습니다. 이러한 관측과 맞물려 AI 컨퍼런스는 앞으로 더욱 활발하게 개최될 것으로 예상됩니다.

AIS와 같이 해외 전문가 및 참석자들을 포함하는 대규모 행사라면, 참석률 및 접근성 향상을 위해 온라인이나 하이브리드 형태의 컨퍼런스를 주최하는 것도 좋은 방법이겠죠?

EventX와 온라인 컨퍼런스 진행해 보기

EventX는 성공적인 비즈니스를 위한 수익 경로를 개발하고 고객과의 원활한 의사소통을 위한 통합형 웨비나 프로그램입니다. EventX의 웨비나를 사용해 온라인 컨퍼런스를 주최하면 해외의 전문가가 한국에 방문할 필요 없이 직접 발표 및 강연이 가능합니다!

STEP 1: 전환 가능성이 높은 잠재 고객과 연결하기

행사에 적합한 참석자를 찾는 것에 지쳤다면 자동으로 잠재고객에게 연결해주는 EventX의 고객 유치 엔진으로 더 빠르게 잠재고객을 찾고, 실제 고객으로의 전환률 향상을 경험해 보세요.

STEP 2: 쉽고 편리하게 행사 관리하기

EventX 웨비나 플랫폼에서는 행사 설명 페이지부터 웨비나 상세 설명까지 코딩 기술 필요 없이 쉽게 편집이 가능합니다. 행사 참여 등록 페이지를 자동 생성하고, 원하는 대로 변경해 보세요.

STEP 3: 초대 회신률과 행사 참여율을 높이기

한 번의 클릭으로 전체 참여자에게 초대, 확인, 행사 리마인더 이메일 자동 전송해 참석률을 높이고, 행사 종료 후에는 감사 이메일 발송을 통해 참석자들에게 긍정적인 경험을 선사하세요.

STEP 4: “네트워킹 라운지” 적극 이용하기

컨퍼런스 및 웨비나는 연설자의 강연만큼이나 네트워킹 기회도 중요합니다. 온라인 이벤트는 다양한 디지털 툴을 이용해 참여자들의 커뮤니케이션을 촉진한다는 장점이 있습니다.

EventX를 사용하면 “네트워킹 라운지"를 통해 공통된 관심사 및 주제를 바탕으로 여러 명의 강연자 및 참석자들이 함께 모임을 갖고, 자유로운 의사소통이 가능합니다! 투자자나 잠재 고객들과 대화를 나누며 비즈니스를 확장해 보세요.

STEP 5: 행사 종료 후, 데이터 분석으로 마무리까지 완벽!

컨퍼런스가 종료된 후, 여기서 끝이 아닙니다! 빈틈없는 행사 분석 데이터를 통해 성과를 측정하고, 개선점을 파악하여 더욱 완성도 높은 다음 행사를 준비하세요. EventX는 행사 참여 분석은 물론, 행사 등록-참석 전환률 분석까지 모든 데이터를 수집하여 더 완벽한 행사(온라인 박람회, 전시회, 컨퍼런스) 진행을 지원합니다.

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