행사 신청서 양식 만들기, 이대로만 하면 끝!ㅣEventX 이벤트엑스

행사는 마케터, 행사 주최자 등에게 사랑받는 주요 비즈니스 수단입니다. 기업뿐만 아니라 국제기관, 비영리 단체를 포함한 다양한 기관에서 컨퍼런스, 웨비나, 박람회 및 전시회 등 행사를 적극적으로 활용하고 있는데요.

그렇다면 참가자를 만나는 가장 첫 관문인 ‘행사 신청서 양식’은 어떻게 만들어야 할까요.

 행사 참가 신청서, 중요한가요? 

행사 주최자 입장에서 행사 계획 시 고려해야 할 많은 요소가 있습니다. 그리고 외부에 보이지 않는 수많은 단계를 거쳐 준비하게 됩니다. 그렇다면 행사 참가자 입장에서 가장 먼저 마주하는 것은 무엇일까요?

바로 ‘행사 참가 신청서'입니다.

참가자가 신청서 양식을 작성하는 단계부터 어떠한 경험을 하느냐에 따라 행사에 대한 인상이 좌우되므로 중요합니다.

예를 들어, 행사에 대한 아무런 정보를 제공받지 못한 상태에서 개인정보만 입력해 제출할 것을 요구하거나, 제출 방식 자체가 불편하고 어렵다면 결코 참가자에게 좋은 경험이라고 할 수 없습니다. 따라서 이 첫인상을 좋게 만들기 위해 행사 주최자 측은 고민할 수밖에 없습니다.

그렇다면 이 첫 단계를 어떻게 긍정적인 경험으로 만들어 나갈 수 있을까요? 신청서 양식을 찾는 일에서부터 신청서를 구성하고 직접 만드는 작업까지, 행사 주최자로서 신경 써야 할 여러 요소가 있습니다.

하지만 걱정하지 마세요! EventX가 행사 신청서 페이지 및 양식 만들기 A to Z를 알려드리겠습니다.

 행사 참가 신청서 만들기 4단계 

Step 1 ㅡ 신청서 양식을 제공하는 솔루션 찾기

참가 신청서 양식이라고 하면 일반적으로 구글 폼(Google Forms)과 같은 무료 온라인 양식 제작 도구를 떠올리는 분들이 많을 텐데요. 주의하세요!

행사 참가 신청서는 단순히 정보 기입만을 요구하는 설문지와는 다르다는 것을 명심해야 합니다.

참가 신청 페이지는 참가자를 모집하고, 신청자 명단을 관리하며, 참석자를 초대하는 일련의 과정에서 주최자와 참석자 간 양방향으로 정확한 정보를 전달하는 중요한 도구입니다.

행사 주최자는 행사에서 다루는 주제 및 프로그램, 시간표, 연사 및 기타 이벤트 등 모든 정보를 제공하고 예비 참석자들의 관심을 유도할 수 있어야 하죠. 즉, 더 많은 참가 등록을 유도하기 위해서는 마케팅 요소가 필요하며, 신청서 양식이 그 역할을 수행하는 것입니다. 

따라서 이러한 모든 기능을 제공하는 행사 참가 등록 서비스를 제공하는 솔루션을 찾아야 합니다. 그렇지 않을 경우, 추후 참석자 명단을 직접 타이핑하거나 데이터 누락 및 연동 오류 등 여러 문제가 발생할 수 있으므로 이를 고려하여 전문적인 행사 신청서 양식을 제공하는 솔루션을 결정하는 것이 좋습니다.

Step 2 ㅡ 행사 정보 입력하기

참가 신청서에는 참가자가 필요한 정보를 확인할 수 있도록 행사 관련 정보를 일목요연하게 정리하는 것이 좋습니다.

다음은 행사 정보란에 포함해야 할 항목의 예시입니다.

• 행사의 타이틀 ㅡ 타이틀은 행사에서 다루는 메인 주제에 대해 바로 파악할 수 있도록 하는 역할을 하므로 중요합니다. 가독성 좋은 직관적인 글꼴을 선택하고, 큰 폰트 사이즈를 사용해 보세요. 배경색과 대비되는 컬러를 사용할 것을 추천합니다.
  
  
• 행사 날짜 및 시간 ㅡ 날짜와 시간 역시 매우 중요하므로 오해의 소지가 없도록 정확히 표기합니다. 만약 국내 및 해외에서 동시 개최되는 행사라면 기준 시간을 명확하게 언급하세요. 예를 들어볼까요? ‘한국 시간(KST) 2022년 10월 11일 화요일 오전 10시’와 ‘미국 동부 시간(EDT) 2022년 10월 10일 월요일 저녁 9시’ 등으로 병기할 수 있습니다.
  
  
• 행사 장소 ㅡ 오프라인 주소, 또는 온라인 행사라면 URL 등 필요한 정보를 제공합니다.
  
  
• 행사의 목적 ㅡ 행사의 성격과 개최 이유에 대해 참석자들이 파악할 수 있도록 목적을 알립니다.
  
  
• 행사 프로그램 및 이벤트 ㅡ 일별로 프로그램이 진행되는 순서에 따라 시간표를 제공하는 것이 좋습니다. 참석 예정자는 행사 구성에 대해 파악하고, 자신이 관심 있는 프로그램을 더욱 눈여겨볼 것입니다. 메인 행사가 종료된 후 특별 네트워킹 이벤트를 기획했다면? 이러한 정보를 알려 적극적으로 마케팅하세요! 참석자는 해당 이벤트를 절대 놓치고 싶지 않을 것입니다.
  
  
• 발표자 정보 ㅡ 컨퍼런스 발표자는 행사의 인기와도 관련이 있습니다. 특정 분야의 전문가가 발표자로 나서거나, 해외 권위자를 연사로 초청한다면 참석자들은 행사에 꼭 참석하려고 할 것이기 때문입니다. 발표자의 이름과 함께 소속 등을 표기하세요.

Step 3 ㅡ 기업 이미지 삽입으로 화룡점정!

이제 행사 참가 신청서의 룩 앤드 필(look and feel)에 신경 쓸 차례입니다!

일반적으로 참가 신청서의 상단에는 행사 관련 이미지 혹은 기업 및 협회의 로고 등이 삽입됩니다. 참가자들의 경험은 신청서 작성 단계에서부터 시작된다는 사실을 잊지 마세요. 참가 신청서 양식도 넓은 의미에서 일종의 ‘브랜디드 콘텐츠’입니다. 다양한 이미지를 사용해 일관성 있는 브랜드의 룩 앤드 필을 유지하기 위해 노력하세요.

Step 4 ㅡ 참가 신청서를 통해 필요한 참가자 정보 점검하기

참가 신청서에는 참가자의 이름뿐만 아니라 다양한 질문이 포함될 수 있습니다.

기업명, 전화번호, 이메일, 부서 등의 기본적인 개인 정보에서부터 시작하여 행사의 목적에 맞는 질문으로 커스터마이징하세요. 이는 행사 주최자가 더욱 풍부한 정보를 토대로 행사를 진행하는 데 도움이 됩니다. 

예를 들어, 환경 보호와 관련한 행사라면, ‘내가 실천해 본 환경 보호 방법은?’과 같은 질문을 추가할 수 있습니다. 이러한 사전 정보를 수집한 후, 본 행사에서 발표자가 응답 결과를 공유하며 프레젠테이션에 사용할 수 있다면 해당 청중들을 완벽하게 겨냥한 맞춤 세션이 될 것입니다.

행사 참가 신청서 양식 제작을 위한 BEST 솔루션

이러한 모든 기능을 제공하는 솔루션이 과연 존재하기는 하는 걸까요?

네, 그렇습니다! 이벤트엑스의 온라인 행사 등록 소프트웨어로 개성 있는 맞춤형 등록 양식을 손쉽게 만들어 보세요. 눈길을 사로잡는 등록 양식을 제작하고, 참여자별로 특화된 행사 등록 경로를 설정하여 행사 등록률을 극대화할 수 있습니다.

ㅡ 참가 신청 페이지 제작만으로 마케팅, 리드 획득까지 가능한 원스톱 솔루션! ㅡ

EventX 온라인 행사 등록 시스템

01 ‘무료 템플릿’을 사용하여 완성도 높은 참가 신청서를 만드세요.

참가 신청서 양식을 처음부터 어떻게 만들어야 할지 걱정하실 필요 없답니다.

이벤트엑스의 템플릿 중 하나를 선택하고, 질문을 커스터마이징하고, 기타 정보를 입력하세요. 신청서 페이지를 만드는 프로세스는 ‘랜딩 페이지 ㅡ 티켓팅 ㅡ 신청서 양식 ㅡ 감사 인사’의 총 4단계로 구성되어 있습니다. 클릭 몇 번으로 멋진 신청서 양식을 만들어 보세요!

02 행사 등록 양식을 커스터마이징하여 리드를 극대화하세요!

별도의 코딩 작업이 필요 없어 말 그대로 누구나 이용할 수 있습니다.

간단한 드래그 앤드 드롭(drag & drop)으로 우리 회사만의 생동감 있는 행사 등록 양식을 만드세요. 기업의 CI 컬러를 사용해 전체적인 통일감을 주고, 로고 등 이미지를 삽입해 커스터마이징하세요. 몇 분 안에 온라인 등록 양식이 뚝딱! 완성됩니다. 우리 기업만의 행사 등록 양식을 만들고 싶으시다면 지금 바로 EventX에 문의해보세요!

03 리드 획득을 위해 등록 양식에 티켓팅 프로세스를 생성하세요.

참가 신청서는 필드에 정보를 기입하고, 제출 버튼만 누르면 끝이다? NO!

행사 참가 등록 페이지를 통해서도 리드(lead) 확보가 가능합니다. 다양한 유형의 티켓을 생성하고, 티켓 가격을 설정하여 매출을 극대화하세요. EventX 온라인 행사 등록 페이지는 결제 중개 시스템을 통해 티켓 판매 및 환불, 할인 프로모션 등 모든 과정이 자연스럽게 진행되도록 설계되었답니다.

04 ‘다중 언어 양식’으로 해외 청중을 위한 글로벌 행사도 OK!

이벤트엑스는 해외 청중을 위한 다국어를 지원하는 글로벌 행사 플랫폼입니다.

국내외 참가자 모두를 위해 여러 언어로 신청서 양식을 만들어 보세요. 작은 배려로 기업에 대한 인상을 바꿀 수 있습니다. 참가자 경험은 참가 신청서 작성에서부터 시작된다는 것, 기억하세요!

05 모두가 멋진 행사 페이지를 만들 수 있도록 가이드를 제공합니다.

EventX 온라인 등록 양식으로 행사 참여 등록에 필요한 모든 것을 처리할 수 있습니다. 시스템 사용법을 더 자세히 알아보고 싶다면 등록 양식 만드는 방법을 설명한 5분 튜토리얼을 시청해 보세요!

EventX로 멋진 행사 참가 신청서를 완성하셨나요? 여기에서 끝이 아닙니다.

이제, 이렇게 수집한 참석자 명단을 바탕으로 행사 관련 정보를 신청자들에게 전달하는 작업이 남아있습니다. 이는 다음 블로그 포스팅에서 다룰 예정이니 기대해 주세요!

EventX와 함께

눈을 사로잡는 행사 신청서를 만들어

성공적인 비즈니스를 이끌어내고 싶으시다면 

지금 바로 아래 양식을 제출하여 문의 주세요!