행사 기획을 도와주는 도구 6가지 | EventX 이벤트엑스

과거와 현재를 비교할 때, 우리의 생활 방식을 어떻게 달라졌을까요?

가장 큰 차이점 중 하나는 “디지털화”가 가속함에 따라 모든 것을 온라인으로 편리하게 이용할 수 있게 된 것입니다. 온라인으로 음식을 주문하고, 쇼핑을 즐기고, 은행 거래가 가능해진 것에 그치지 않고 이제는 문화생활까지 온택트(On-tact)로 향유하는 시대가 왔습니다!

행사를 직접 주최하는 기업뿐만 아니라, 행사 대행업체도 성공적인 행사 주최를 위해 끊임없이 고민합니다. 그중에서도 ‘행사 기획’은 행사 참가자를 확보하고, 실제 참석시키기까지 총력을 기울여야 하는 단계라고 할 수 있죠.

오늘 EventX 블로그에서는 다양한 규모의 행사 기획, 주최 및 진행을 대행하는 여러 대행사에 편리함을 제공하는 6가지 도구를 소개해 드리겠습니다!

행사 기획 도구란?

행사 기획 도구는 행사 전반에 필요한 모든 기능을 지원하는 툴입니다. 지원 기능에는 일반적으로 다음이 포함됩니다. 

• 행사 참가 신청서 제작
• 마케팅
• 참석자 관리
• 행사 체크인
• 하이브리드 이벤트 기획
• 커뮤니케이션 등 
• 행사 기획안

위에서 언급한 지원 기능은 행사 솔루션마다 차이가 있을 수 있는데요. 그렇다면 어떤 행사 기획 도구를 사용해야 할까요?

행사 기획 도구의 핵심은 행사의 전 프로세스에 걸쳐 주최자를 매끄럽게 지원한다는 것입니다. 즉, 일부 기능만 지원하여 행사 기획자가 여러 도구를 번갈아 가며 사용해야 한다면 바람직하지 않습니다. 두 번 일하게 되는 것은 물론, 여러 툴에 추가 비용을 지출하느라 예산을 초과하는 것은 말할 필요도 없겠죠?!

따라서 모든 기능을 하나의 플랫폼에서 연동하고, 완벽하게 지원할 수 있는 올인원 행사 솔루션이 필요합니다!

‘행사 기획 도구’가

필요한 이유

한 조사에 따르면, 행사 관리 소프트웨어는 참석자 수 20%, 생산성 27%, 이윤을 20~30% 증가시킨다고 합니다. 비즈니스에 이벤트를 자주 활용하거나, 정기 행사 등을 직접 주최하는 기업이라면 행사 기획 도구는 절대적으로 필요하다고 할 수 있죠. 

하지만 기업 행사 대행을 담당하는 대행사의 경우도 올바른 행사 기획 도구를 사용하면 비즈니스 성장에 도움이 되는데요. 그 이유는 다음과 같습니다.

• 사업체의 규모에 따라 다르지만, 많은 기업으로부터 행사 대행을 의뢰받아 책임져야 하는 대행사는 일반적으로 동시에 여러 건의 행사 진행을 담당합니다.
• 이를 위해서는 복수의 행사를 기한 내에 완벽하게 매니징할 수 있는 능력이 필요하죠.
• 즉, 간편한 행사 기획을 도와주는 적절한 도구 활용을 통한 “효율성 향상”이 기업 행사 성패의 관건입니다!

행사 기획을 도와주는 6가지 도구

그렇다면 여기서, 간편한 행사 기획을 도와주는 도구 6가지를 소개해 드리겠습니다!

EventX는 국내뿐만 아니라 전 세계의 청중을 대상으로 이벤트 기획을 지원하는 올인원 행사 관리 솔루션입니다. EventX를 사용했을 때와 그렇지 않았을 때, 행사 기획의 퀄리티가 어떻게 달라질 수 있는지 비교해 보세요!

01 | 행사 참석자 모집 도구

기업 행사의 핵심은 타깃으로 하는 행사 참석자를 확보하고, 실제 고객으로 전환하는 것입니다. 즉, 전환 가능성이 낮은 사람을 무작위로 행사에 참석시키는 것은 전혀 도움이 되지 않으며, 시간 낭비일 뿐이죠. 

EventX의 ‘리드 생성 엔진’을 사용하면 양질의 잠재 고객을 찾고, 실제 고객 전환율을 높일 수 있습니다. 타깃으로 하는 산업 분야의 참고할 만한 우수 인맥 연락처를 제공받아 리드 당 비용은 최소화하고, 고객 전환에만 집중하세요. 행사 기획도 전략이 중요합니다!

02 | 행사 참가 신청서 제작 도구

기업 행사라면 행사 참가 신청서 또한 커스터마이징이 필요합니다. 행사의 주제, 그리고 브랜드의 룩 앤드 필을 잘 녹여내야 하죠.

EventX를 사용하면 코딩 필요 없이, 드래그 앤드 드롭만으로 간단하게 행사 참가 신청서를 완성할 수 있습니다! 행사를 의뢰한 고객사의 요청 사항을 100% 반영하여 멋진 행사 참가 신청서를 제작해 보세요.

03 | 행사 참가자 관리 도구

성공적인 행사 주최를 위해서는 행사 당일까지 참가 신청자들을 밀착 관리할 수 있어야 합니다! 실제 참석을 위해 기업 또는 행사 대행업체가 수행해야 하는 여러 활동이 있죠. 예를 들어, ‘참가 신청 완료 이메일’을 전송하거나, 행사 전 ‘참석 리마인드 이메일’을 전송하는 것들이 여기에 포함됩니다.

EventX의 온라인 대시보드는 이러한 일련의 활동들을 추적 및 서포트하는 툴입니다! 행사 참가 신청자들의 목록 및 관리 현황을 온라인 대시보드에서 한눈에 확인하고, 특별 요청 사항이 있다면 팔로업할 수 있습니다. 

이러한 기능을 잘 활용하면 참가 신청자들이 행사를 신청만 해놓고 실제 참석하지 못하게 되는 불상사를 최소화할 수 있겠죠?! “아~ 행사 관리 소프트웨어를 사용하면 참석자 수를 20% 가량 증가시킨다는 게 이 뜻이었구나!”하고 실감하실 거예요!

04 | 행사 체크인 도구

참석자들이 행사 경험에 대해 어떻게 평가하길 원하시나요? 행사장에서의 경험은 참석자들에게 가장 직접적으로 영향을 미치는 부분일 것입니다. 여기에는 ‘체크인 프로세스’도 포함되죠.

오랜 시간을 긴 대기 줄에서 보내야 한다면 참석자들에게 결코 좋은 인상을 남길 수 없습니다! 공항에서 긴 체크인 대기 줄을 보면 바로 한숨부터 나오는 것처럼요. 행사 경험도 마찬가지입니다.

EventX를 사용하면 초고속 체크인을 통해 참석자들에게 원활한 경험을 제공할 수 있습니다. 사용법은? 정말 간단합니다!

QR 코드를 스캔만 하면 프린터에서 이름표가 바로 출력됩니다. 키오스크(KIOSK) 모드로 참가자가 셀프 체크인하는 것도 가능하죠. 

EventX의 초고속 체크인 시스템의 장점은? 행사 주최자는 체크인 프로세스에 불필요하게 낭비되는 인력을 최소화할 수 있고, 참가자 이름표에 사용되는 남는 종이 등 자원 낭비 없이도 행사 주최가 가능합니다.

EventX와 함께, 최소한의 진행 인력만으로 ESG 경영을 실천하는 ‘착한 행사’를 기획해 보세요. 행사 참석자들의 밀려드는 칭찬은 덤입니다~!

05 | 하이브리드 행사 도구

오늘날 참석자들의 편의를 배려하여 몇 가지 행사 옵션을 제공하는 것은 흔한 일이 되었습니다. 컨퍼런스와 같은 오프라인 행사를 주최하는 경우에도 글로벌 청중의 참여 확대 또는 해외 게스트 초청 등 여러 가지 이유로 온라인 이벤트 옵션을 제공합니다.

또는 탄소 중립 실천을 위한 온라인 이벤트가 많아지고 있지만, 그럼에도 불구하고 대면이 중요하다면 서울, 부산, 대전, 강원 등 지역별로 로컬 허브를 만들어 참석하도록 하고 온라인으로 한곳에 연결할 수 있죠. 

온라인과 오프라인에서 모두 참여가 가능한 ‘하이브리드 이벤트’를 주최하면 참여율을 43% 이상 더 끌어올릴 수 있습니다!

EventX의 온라인 행사 솔루션과 오프라인 이벤트 옵션을 적절히 섞어서 함께 활용해 보세요. 참석자들이 선택할 수 있는 옵션을 제공하여 참여율을 극대화하는 것, 이것이 바로 하이브리드 행사 아니겠습니까~?

06 | ‘행사 앱’의 커뮤니케이션 도구

‘성공적인 행사’를 하나로 정의하기는 어렵습니다. 하지만 참석자들의 적극적인 소통과 참여를 이끌어 낸 양방향 이벤트였는지가 행사의 성공 여부를 결정짓는 주요소 중 하나가 될 수 있을 텐데요. 

참가자들이 가만히 앉아서 듣기만 하다 오는 행사 기획을 원하는 주최자는 아마 없을 것입니다! 그렇다면 행사 주최자에게 필요한 것은 바로 참가자들과 호스트/발표자를 연결해 주는 도구입니다.

EventX 행사 앱은 컨퍼런스 등 발표자의 발표 이후 진행되는 질의응답 세션에서 원활한 커뮤니케이션을 촉진하도록 도와주죠.

참가자가 손을 들고 질문하면 누군가 저 멀리에서 뛰어와 마이크를 가져다주는 옛날 방식은 불편하고 비효율적입니다. 거수(擧手) 참여 방식을 부담스러워하는 사람들도 있죠.

그렇다면 EventX 행사 앱으로 참여도 높은 행사 기획을 시작해 보세요. Q&A 메뉴에 참가자가 질문을 입력하면 발표자가 앱에서 바로 확인 및 응답이 가능합니다!

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