리모트 미팅(remote meeting), 새로운 비즈니스 기회를 만드는 열쇠는?ㅣEventX 이벤트엑스

전 세계인들에게 고통을 안겨주었던 코로나19 팬데믹. 2년이 넘는 긴 시간 동안 우리 삶의 전반에 걸쳐 많은 변화를 가져왔는데요. 가장 대표적으로 일하는 방식을 꼽을 수 있습니다! 하지만 이제 조금씩 일상 회복을 위한 움직임에 나서며 재택근무를 실시했던 기업들도 사무실로 출근을 시작하고 있습니다. 직장인들의 반응은 오랜만의 출근이 “반갑다”와 “괴롭다”는 의견으로 극명하게 갈리고 있습니다.

미국 여론조사 기관 갤럽에 따르면, 원격 근무를 경험한 직장인 중 91%가 현재와 같은 재택근무 형태를 유지하기를 원하며, 이 중 31%는 회사가 완전 현장 근무(출근)를 요구할 경우 이직을 고려할 것이라 답했습니다. 비즈니스의 성장을 견인하는 인재들의 유출을 우려하는 기업 입장에서는 고민하지 않을 수 없게 된 것입니다. 포스트코로나 시대의 新 직장문화로 떠오르는 “리모트 미팅과 하이브리드 근무”에 대해 알아보고, 엔데믹 전환 국면에서 기업이 인재 확보를 위해 조직의 업무 지원 방식을 어떻게 구축해나가야 할지 살펴보겠습니다.

리모트 미팅(Remote Meeting)이란?

리모트 미팅이란 전자기기를 통해 가상 회의 프로그램에 접속하여 한 명 이상의 참석자와 진행하는 온라인 회의를 의미합니다. 데스크탑 스크린 화면, 문서, 이미지 등의 발표 자료를 공유하거나 별도의 애플리케이션 설치 없이도 웹 환경을 통해 이용할 수 있는데요. 데스크탑이나 노트북 등의 pc 환경이 아니어도 스마트폰, 태블릿과 같은 전자기기 환경에서 앱을 다운로드하여 회의에 참여할 수 있습니다.

과거의 리모트 미팅은 재택근무를 하면서 개인 혹은 소그룹의 화상 회의를 위해 사용되었다면, 이제는 장소에 불문하고 회의가 필요할 때면 언제 어디서든 어떤 기업과도 원격으로 회의에 참석할 수 있게 되었습니다. 오프라인 미팅은 장소를 예약하고, 사람들이 모이기까지의 기다려야 하는 물리적 제약에 대한 대안으로 비용 절감 효과와 더불어 효율성까지 높이는 리모트 미팅을 많은 기업이 활용하고 선호하고 있는 추세입니다.

리모트 미팅의 종류

기업들은 여러 가지의 리모트 미팅을 회의로써 활용할 수 있는데요. 리모트 미팅의 종류로는 어떤 것들이 있는지 알아보며, 어떠한 리모트 미팅을 귀사에 적용할 수 있을지 확인해 보세요!

일간/주간 오전 조례 (소요 시간 15~30분)

일일 혹은 주간별로 팀원이 모두 참석했는지 체크합니다. 전일이나 지난주에 작업한 과거의 업무, 다음 주나 향후 작업할 과업에 대해 브리핑하는 시간을 가질 때 리모트 미팅을 활용하면 유용합니다. 팀원 누군가가 날마다 회의 세팅을 위해 회의룸을 예약하거나 책상을 옮기는 일 등을 분주하게 준비하지 않아도 됩니다.

이러한 형태의 조례 회의는 최대한 간결하고 명료하게 진행하는 것을 추천드립니다. 화상으로 팀원들의 얼굴을 보고 컨디션을 확인할 수 있어서 사내에 좋은 분위기를 형성하는데에 도움이 될 것입니다.

월간 / 분기별 회의 (소요 시간 : 40~60분)

세일즈를 목적으로 구체적인 성과를 내고 공유해야 하는 부서에 적합합니다. 각 담당자에게 5~10분 정도 브리핑할 시간을 줍니다. 팀의 목표, 갈등, 성공 및 실패에 대한 내용을 공유함으로써 향후 목표와 계획 등을 점검하는 시간을 가집니다. 회의가 끝나기 15분 전에는 충분한 질의응답 시간을 가짐으로써 팀원들의 목표에 대해 점검하고 개선합니다.

리모트 미팅은 특히 파워포인트와 같은 시각자료를 각자 준비하여 화면 공유로 함께 확인할 수 있다는 것이 큰 장점인데요. 서로가 화면을 공유하는 방식으로 진행되기 때문에 멀리 앉은 팀원이 글씨를 읽지 못하거나 소리가 들리지 않을까봐 걱정할 필요가 없습니다.

브레인스토밍 (소요 시간 : 13~30분)

창의적인 아이디어를 생산하기 위해 질보다 양에 초점을 맞추고 다양한 아이디어를 제시하는 회의 방식입니다. 팀원들의 아이디어가 다소 엉뚱하고 허무맹랑한 이야기일지라도 무작정 부정하거나 반대하기보다는 다양한 의견을 낼 수 있는 환경을 만드는 것이 더 생산적인 회의가 될 것입니다. 창의적인 아이디어를 생산하기 위해 유튜브 영상이나 영화 등의 영상 자료를 팀원들과 함께 시청할 수 있습니다.

그리고 리모트 미팅의 네트워킹 공간을 활용하여 단순히 서로의 아이디어를 공유하는 것으로 그치는 것이 아니라, 브레인스토밍에서 나온 작은 아이디어가 기업의 혁신적인 변화를 일으킬 수 있는 아이디어가 될 수 있다는 점을 잊지 마세요!

팀 간 협업 회의 (소요 시간 : 30~40분)

규모가 큰 업무를 진행할 때에는 팀원들의 목표를 하나의 방향으로 화합하여 일을 해결해 나가는 게 중요합니다. 서로의 부서가 다르거나 나라, 지역 등의 지리적 상황으로 인해 한 공간에 모이기가 어려울 경우에 리모트 미팅을 활용하면 실시간으로 협업회의가 가능합니다. 이러한 큰 규모의 회의를 진행하기 전에는 사전 준비가 잘 선행돼야 하는데요. 미리 각 팀에 회의의 의제와 요점을 공휴해야 하며, 서로 충분한 발표 시간과 질의응답 시간을 가져야 합니다.

리모트 미팅에 최적화된 웨비나(화상 회의 프로그램)을 사용하면 팀원들이 문서를 공유 및 열람, 교환하는 절차가 간편하여 생산적으로 가상에서의 협업을 진행할 수 있습니다.

이처럼 거대한 프로젝트를 수행해야 할 때, 업무를 하다가 어려운 것을 해결해야 할 때, 브레인스토밍이 필요할 때뿐만 아니라 사내 분위기를 활기차게 유지하기 위해서도 리모트 미팅이 효율적으로 쓰입니다. 특히나 기업들은 글로벌 혹은 타지역으로부터 인재들을 발굴하고 채용하려고 하는 흐름을 이어가고 있는데요.  

서로 어색한 분위기에서도 팀원들이 얼굴을 보면서 대화할 수 있기 때문에 팀원들간의 분위기가 환기되는 효과 또한 존재합니다. 리모트 미팅을 단순 회의 용도만으로 사용하는 것을 넘어서 활력 있는 사내 문화를 형성하는 데에도 도움이 될 것입니다. 위 영상처럼 팀원들의 생일이나 한 달에 한 번쯤은 팀원들끼리 드레스코드를 맞추고, 서로의 소리에 집중하는 시간을 가져보는 건 어떨까요?

성공적인 리모트 미팅 진행 방법

1. 리모트 미팅에 적합한 플랫폼 찾기 

리모트 미팅에는 연결, 협업, 확실한 피드백을 할 수 있는 플랫폼을 찾는 것이 중요합니다. 회의의 목적, 소요 시간, 사용할 프로그램을 선택합니다. EventX와 같은 플랫폼은 호스트가 원하는 형태의 행사 혹은 리모트 미팅을 진행할 수 있습니다. 

(1) 줌 미팅(Zoom)

줌 미팅 프로그램은 화면 공유와 커뮤니케이션, 회의 등을 쉽게 수행할 수 있습니다. 투표, Q&A 등 다양한 기능을 자유롭게 사용할 수 있고 무료로 이용할 수도 있지만, 40분의 제한 시간과 참여 인원수에도 제약이 있습니다. 따라서 간단한 미팅에는 적합하지만, 1시간 이상의 중요한 협업 미팅 진행시에는 고품질 화상 회의 플랫폼을 이용하는 것을 고려해 보시기 바랍니다.

(2) 구글 미트(Google Meet)

구글 미팅은 구글에서 지원하는 무료 화상회의 솔루션으로, 1:1 대화 혹은 최대 10명과의 그룹 채팅을 손쉽게 진행할 수 있습니다. 무료 버전에서는 최대 100명이 동시에 1시간 동안 회의를 할 수 있으며, 회의 생성에도 제한이 없습니다. 구성원 전체가 구글 캘린더를 사용하고 있다면 구글 계정으로 쉽게 참여할 수 있다는 것이 장점입니다.

(3) 이벤트엑스(EventX)

이벤트엑스는 리모트 미팅, 챗봇, 실시간 투표, 파일 문서 공유 등의 원격 업무를 모두 동시에 이용하고자 하는 분들에게 적합한 하나의 플랫폼입니다. 채팅 위주의 메신저를 웨비나와 가상 전시회와 같은 모든 형태의 온라인 행사에 접목하여 이용할 수 있습니다. 소그룹 미팅뿐만 아니라 교육, 프로모션 등 다양한 주제로 대규모 행사를 주최하는 데에도 용이합니다.

기본적으로 리모트 미팅은 실시간으로 참여하는 회의입니다. 회의나 행사에 참여하고 싶어 초대에 응했지만, 바쁜 현대인들이 참석하기 어려운 경우도 있습니다. 이때 EventX 플랫폼은 녹화한 영상을 제공하여 일정에 맞춰 자유롭게 참여할 수 있도록 도와줍니다.

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리모트 미팅에 참여한다는 건 해당 시간에 일정과 업무에 대한 관리가 필요하다는 것을 의미하는데요. 때문에 미리 회의 의제를 참여자 전원에게 공유하고, 자료 및 회의에 쓸 내용을 준비할 수 있는 충분한 시간을 제공해야 합니다.

회의 직전에 카메라를 설치하거나 로그인을 하게 되면 시간이 지체될 수 있으므로 리모트 미팅에 세팅해야 할 하드웨어는 연결이 잘 되었는지, 마이크와 캠의 작동은 잘 되는지 등의 하드웨어 세팅법을 확인해야 합니다.

(1) 카메라

리모트 미팅은 원격으로 진행하는 미팅이기 때문에 웹캠 혹은 스마트폰의 카메라를 필요로 합니다. 깔끔하게 정돈된 공간을 선정하고, 웹캠이 눈높이보다 너무 낮거나 높은 곳에 있지 않도록 각도를 미리 조절하세요.

(2) 마이크

노트북에 내장된 마이크도 충분히 활용할 수 있지만, 상대방의 목소리가 너무 멀리 있는 것처럼 느껴진다거나 주변 잡음이 심하면 참여자의 귀가 금방 피로해질 수 있습니다. 때문에 외장 마이크를 따로 구비하여 USB에 연결하면 안정적인 사운드 송출이 가능합니다.

(3) 스피커 또는 헤드폰/이어폰

화상 회의에 쓰이는 헤드폰이나 이어폰을 유선 제품으로 구입하면 조금 더 저렴하게 구매할 수 있습니다. 최근엔 소음 불편함을 느끼지 않도록 주변 잡음을 차단하는 노이즈 캔슬링 헤드폰이 잘 나와 있어서 회의 집중도를 높이기 위한 헤드셋을 추천합니다. 

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4. 회의 담당자를 배정한다.

진행자부터 서기, 발표자 등의 역할 분담을 하여 회의를 진행하면 회의 시간의 단축, 참여율 증가, 집중력 증진 등의 이점이 있습니다. 모든 사람이 원격으로 근무하더라도 팀원으로서의 책임감을 느끼도록 돕고, 회의에 더욱 적극적으로 참여할 수 있는 계기가 됩니다.

5. 회의 에티켓을 지켜 참여한다.

리모트 미팅으로 진행되어도 의복과 예절을 지켜 갖추는 자세와 습관을 들이는 것은 중요합니다. 또한 회의에 집중하는 것이 아닌 회의 도중 카메라에 다른 일을 하는 것이 잡히거나 잡음이 들어가는 경우, 시간을 어기고 늦게 참석하는 경우, 대화에 끼어들거나 태도가 바르지 못한 경우 등과 같은 일이 발생하면 주의를 산만하게 하고 집중력이 저하시킬 수 있습니다. 따라서 리모트 미팅에서의 기본적인 회의 에티켓은 더욱 신중히 지켜야 한다는 점을 잊지 마세요!

6. 미팅이 길어질 경우 중간 휴식 시간을 가진다.

온라인으로 하더라도 엄연한 세미나이자 중대사가 오고 가는 회의이기 때문에 적절한 휴식 시간을 안배하는 것은 업무의 효율성을 올릴 수 있는 좋은 방법입니다. 호스트는 배경음을 잔잔하게 깔아주거나 카메라를 잠시 오프(off)시킴으로써 짧은 시간 온전히 휴식을 취할 수 있도록 독려하는 것이 좋습니다.

1:1 채팅 기능 등을 사용한다면 더욱 쾌적하게 소통할 수 있으니 실시간으로 기록을 남겨야 하는 중요한 내용은 채팅으로 공유해 봅시다.

7. 미참여자를 위해 녹음본, 녹화본을 보낸다

바쁜 일정으로 인해 이전 회의에 참여하지 못한 팀원도 미팅에서 어떠한 내용이 오고 갔는지 인지할 수 있도록 회의 녹음본 혹은 녹화본을 보냅니다. 이는 다음 일정과 업무에 대한 참여를 매끄럽게 연결하고 그다음 논제를 명확히 따라잡을 수 있도록 돕습니다. EventX의 플랫폼에는 리모트 미팅 중 녹화, 녹음 기능이 있어 녹음이나 녹화가 필요한 중요한 회의에서 유용하게 사용할 수 있습니다.

8. 회의 후 확인 안내를 보낸다. 

회의가 모두 끝난 이후에는 회의에서 도출된 요점과 그다음에 진행될 회의를 상기시켜 줄 메일이나 메시지를 전송합니다. 이는 그다음 진행할 회의의 효율성을 높여줄 뿐만 아니라 회의 내용을 다시 한번 기억할 수 있게끔 해줍니다. 만약 확인 문자나 이메일을 보내는 양식을 선택하기 어렵다면 EventX 플랫폼에서 제공하는 자동화 메일 템플릿을 이용해 보는 것을 추천드립니다.

한 연구 결과에 따르면 리모트 미팅 피로 현상이 여성에게 더 심하게 느껴진다고 밝혔으며,

남성 대비 평균 13.8% 더 많이 경험하고 있다고 하는데요.

회의 시간의 불필요한 내용은 최대한 간결하게 단축하여 회의 시간을 준수하는 것이 좋습니다.

무조건적인 리모트 미팅만을 추구하기보다는

오프라인 회의도 함께 병행하는 하이브리드 근무를 통해

기업과 팀원들 간의 유대감을 형성할 필요가 있습니다.

변화하는 기업 문화와 환경에 따라 유연하게 진행 가능한

하이브리드 근무에 대해 알아보도록 하겠습니다!

하이브리드 근무란?

하이브리드(Hybrid) 근무란, 현장 근무와 원격 근무를 혼합한 근무 형태를 말합니다. 쉽게 말해, 팬데믹 이전 주5일 기준 매일 사무실로 출근하던 방식을 완전 현장 근무라고 한다면, 5일 중 일부는 사무실에서, 일부는 재택 등의 방식으로 원격 근무할 수 있도록 한 것이 바로 하이브리드 근무입니다. 

장소에 구애받지 않고 어디에서나 업무를 볼 수 있는 “원격 근무”의 장점과 대면 협업이 필요한 “현장 근무”를 장점을 동시에 취할 수 있다는 점이 큰 매력으로 작용하고 있습니다. 뿐만 아니라, 직장인들이 팬데믹 기간 재택근무를 통해 사무실에 출근하지 않고도 충분히 효율적으로 일할 수 있다는 것을 직접 경험하며 사고방식에 큰 변화를 가져왔습니다. 현재 하이브리드는 국내외 직장인들이 가장 선호하는 근무 방식으로 꼽힙니다. 

하이브리드 근무의 장점 및 단점

2021년 5월 26일 ~ 6월 9일 실시한 갤럽의 조사 결과에 따르면, 직장인의 54%가 하이브리드 근무를 선호하는 것으로 밝혀졌습니다. 그 뒤를 이어 37%가 완전 재택, 9%가 완전 출근을 선호하는 것으로 응답하여 하이브리드 근무에 대한 선호도가 절반 이상을 차지하는 것으로 나타났습니다. 이는 2년 이상 재택 등의 원격 근무가 일상화하며 직장인들의 사고방식에 큰 전환이 이루어진 결과로 풀이되는데요. 그렇다면 하이브리드 근무의 장점 및 단점에는 어떤 것들이 있을까요?

먼저, 하이브리드 근무의 장점은 명확합니다. 바로 일과 삶의 균형을 뜻하는 “워라밸(Work-Life Balance)” 실현이 가능하다는 강력한 장점이 있습니다! 즉, 출근할 필요가 없어 통근 시간이 절약됩니다. 매일 출퇴근으로 인한 스트레스는 없애는 대신, 수면시간을 1~2시간 늘리거나 운동이나 명상 등 원하는 활동을 할 수 있습니다. 길 위에서 낭비하는 시간을 더 효율적으로 사용할 수 있는 것이죠. 마찬가지로, 업무와 가사 등의 의무를 동시에 병행할 수 있고 가족이나 친구들과 보내는 시간을 늘릴 수 있습니다. 이러한 워라밸은 하이브리드 근무를 선호한다고 답한 응답자들의 주된 이유로 조사되기도 했습니다.

반면, 단점도 존재합니다. 조직 업무에서는 협업이 필요한 경우가 많은데, 직접 대면하지 않고 원격으로 근무하게 되면 커뮤니케이션에 어려움을 겪게 될 것을 우려하는 사람들이 많습니다. 이메일이나 업무용 메신저의 높은 보급률과는 별개로, 텍스트만으로는 원활한 의사소통이 불가능하므로 통화 및 대면 방식의 대화가 필수적이기 때문입니다.

따라서 이러한 단점을 보완하고 효율적인 협업을 위해 리모트 미팅을 활용하도록 직원들을 적극 지원하는 것이 기업들이 당면한 과제입니다!

효율성을 극대화하는 리모트 미팅으로 하이브리드 근무 지원하기

비대면 상황에서도 매끄러운 협업이 가능하도록 하려면 “리모트 미팅”의 사용이 필수입니다. 리모트 미팅은 기업의 사내 조직을 위한 미팅일 수도 있지만, 대기업 및 다국적 기업이라면 해외 지사와의 미팅, 외부 업체 및 협력사 미팅, 기타 해외 관계자들과의 미팅 등 다양한 형태가 존재합니다. 따라서 이러한 모든 형태의 리모트 미팅을 지원하여 하이브리드 근무에서도 협업 생산성을 높게 유지하는 것이 중요합니다!

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모든 형태의 리모트 미팅을 지원하는

EventX 솔루션 활용법

01

모든 국가와의 원활한 협업

비즈니스 성장을 위해서는 우리나라뿐 아니라 해외 국가나 부서와의 협업이 필요한 경우가 많은데요. 이때, 중국 등 일부 국가의 참석자들은 미팅을 위해 별도의 중국 VPN이 필요한 경우가 있습니다. 하지만 EventX를 사용할 경우, VPN 필요 없이 단일 플랫폼 내에서 안정적인 네트워크를 통해 원격 화상 회의를 진행할 수 있습니다!

02

모든 형태의 커뮤니케이션 지원

EventX는 영상 통화뿐만 아니라 라이브 채팅, 실시간 투표, Q&A 등 모든 형태의 커뮤니케이션을 지원합니다. 즉, 대면 미팅에서 사람이 수기로 진행하거나 별도의 도구를 번갈아 가며 사용하던 모든 것들을 하나의 플랫폼 내에서 깔끔하게 진행할 수 있게 됩니다! 결과적으로 직원들 간의 커뮤니케이션이 원활해지는 순기능을 제공합니다.

03

팀원들 간의 단합으로 모든 프로젝트에서 최적의 성과를!

프로젝트 단위로 업무가 진행되는 부서라면, 해당 프로젝트 참여 멤버들 간의 의사소통이 매우 중요합니다. 혹은 새롭게 투입된 타 부서의 인원이나 신입 직원 등이 있을 경우, 반드시 오류가 없도록 확실한 커뮤니케이션이 이루어져야 하는데요. 이때, EventX의 “네트워킹 라운지”를 활용하면 그룹 또는 개인 간의 매끄러운 업무 진행이 가능합니다. 비대면 환경에서도 긴밀한 의사소통을 바탕으로 팀원들을 단합하고, 최적의 성과를 낼 수 있도록 지원하세요!

04 

디자인팀 미팅에도 EventX!

다양한 종류의 미팅 중에는 IT 관련 부서의 UX/UI 미팅이나 제조 기업 등의 제품 시안과 같은 디자인 중심의 미팅도 포함됩니다. 여러 디자인 시안을 관계자 및 직원들과 공유하고, 투표 및 의논하는 미팅이라면 EventX의 “온라인 전시회” 기능을 적극 활용하세요!

수십장의 프레젠테이션 슬라이드와 이메일을 통한 전통적인 방식에서 벗어나 스마트하게 협업하고, 효율적으로 의사결정 하는 데 도움이 됩니다. 특히, 협력사와의 미팅에서 좋은 인상을 남기고 싶다면 EventX를 통해 디자인을 혁신적으로 쇼케이스할 수 있는 방법을 선택해 보세요.

맺음말

지금까지 살펴본 바와 같이 EventX를 통해 스마트한 하이브리드 근무를 지원하는 방법은 다양합니다! 시중에 나와 있는 줌 미팅이나 구글 미트 등의 소프트웨어를 사용해 40분 정도 무료로 리모트 미팅을 진행하는 기업이 많은데요. 40분 시간제한이 종료될 때마다 새로운 미팅 룸을 발급받아 재배포해야 한다면 번거로울 뿐만 아니라 업무의 흐름이 끊긴다는 치명적인 단점이 존재합니다!

따라서 이러한 무료 솔루션은 소규모 그룹 및 개인을 위한 짧은 미팅에는 적합하지만, 큰 규모의 공식 미팅을 진행하기에는 부족합니다. 또한, 영상통화와 별도의 도구를 저글링 해가며 복잡하고 비효율적으로 협업해왔다면, 이제 조직에 효율적인 업무 방식을 도입해 생산성을 높일 타이밍입니다!

EventX와 같이 업무를 완벽하게 서포트할 수 있는 고급 화상회의 솔루션을 선택하고, 엔데믹 전환 국면에서 트렌드로 떠오른 “하이브리드 근무”를 지원할 방법을 모색해 보세요.