하이브리드 행사란 무엇인가? 하이브리드 행사 사례 및 준비 가이드

Seona Kim 8월 18, 2022

코로나 시대 이전만 해도 행사라고 하면 주로 온라인과 오프라인 형태의 행사를 주로 떠올렸습니다. 하지만 최근 들어 ⌜하이브리드⌟라는 용어 자체가 다양한 산업과 비즈니스 분야 사이에서 들려오며 인기를 끌고 있습니다.

hybrid-event

하이브리드의 사전적 의미를 살펴보면, “특정 목적을 달성하기 위해 두 개 이상(이중성)의 기능이나 요소를 결합한 것”을 뜻하고 있습니다. 서로 다른 요소들의 장점만을 취해 합친 것으로, 성능 및 경제성이 뛰어난 것이 특징인데요.

'하이브리드 행사' 역시 이와 마찬가지로 오프라인 행사와 온라인 행사의 장점들이 결합된 행사로서 현장에 직접 물리적으로 방문하여 참여하는 참가자와 온라인에 접속하여 참여하는 디지털 참가자 모두에게 최고의 경험을 제공하는 형태의 행사입니다.

 

하지만 행사 전문가가 아니면 하이브리드 행사뿐만 아니라 행사 자체를 직접 기획하고 주최하는 일 자체가 어려울 것입니다. 무엇부터 어떻게 준비하고 시작해야 할지 막막하기만 합니다. 성공적인 행사를 주최하기 위해 행사 기획 전에 살펴봐야 할 사항을 소개 드리도록 하겠습니다.

 

행사 주최가 어려운 이유

(1) 홍보 비용 

지금은 이전보다 많이 개선된 상황이지만 펜데믹이 절정인 상황속에 대면 행사를 개최하는 것은 기업 입장에서는 큰 리스크를 짊어지는 것이었습니다. 가상으로 행사를 주최하더라도 무수한 사람들에게 홍보하기 위한 알고리즘 플랫폼을 활용하여 광고를 진행하면 상당한 비용이 소모됩니다. 행사장이나 실제 상품을 볼 수 없기 때문에 보이지 않는 행사를 외부에 홍보하는 것 자체에 대한 리스크 부담이 있습니다. 

 

(2) 시간제한

인터넷 사용자들의 집중력은 '약 2시간' 정도 된다고 하는데요. 따라서 참관객들은 꼭 필요한 정보만을 신속하게 전달받기를 원할 것입니다. 행사를 진행할 때는 참여자를 모아서 2시간 이내로 모든 일정이 끝날 수 있도록 기획하는 것이 좋습니다.

 

(3) 명확한 주제와 재미 요소

흥미로운 주제를 바탕으로 주최하는 행사는 참여자를 유치하는 데 더 수월합니다. 그렇기 때문에 행사 콘텐츠 또한 명확한 주제를 기반으로 계획하는 것이 중요합니다. 타깃하는 고객의 시선을 잡아끌 수 있는 매력적인 주제를 고려하여야 합니다.

온라인 행사를 주최하는 것이 쉽지 않은 이유는 바로 청중들의 적극적인 참여를 끌어내는 것이 어렵기 때문입니다. 청중들은 익숙하지 않은 방식의 오프라인 행사에 대한 집중력이 오프라인 행사보다 뒤떨어질 때가 있습니다. 따라서 다채롭고 독특한 형태의 하이브리드 행사를 주최하여 참여자로부터 만족스러운 결과를 제공하시기 바랍니다.

 

"하이브리드 행사를 어떻게 주최해야 할 지 막막하신가요?"

🙅 걱정마세요! 

EventX가 하이브리드 행사가 무엇인지, 

또 하이브리드 행사를 준비하는 팁에 대하여 

상세하게 전해드리도록 하겠습니다!

 

하이브리드 행사란?

앞서 나온 내용처럼 온·오프라인의 특장점을 결합해 언제 어디서든, 전 세계 참관객들을 모집할 수 있는 형태의 행사를 뜻합니다.

하이브리드-행사

예를 들면, 오프라인 행사를 진행하면서 동시에 행사에 참여하지 못한 참관객들에게까지 온라인 생중계 방송을 통해 행사에 체험을 할 수 있도록 돕는 행사 방식입니다.

물론 최근 코로나 이슈료 인하여 참관객 모집이 이전보다 불규칙해졌습니다. 하지만 과거의 모집 방식과는 달리 행사 플랫폼 소프트웨어의 기술 또한 발전하게 되었는데요. 이로 인해 최적의 행사 플랫폼 소프트웨어를 사용하여 신규 참여자를 손쉽게 모집할 수 있습니다. 주최자들은 참가자들의 높은 참여도를 경험하고 참가자들은 시공간의 제약 없이 자신이 원하는 환경에서 생동감 넘치는 경험을 맛볼 수 있습니다.

 

 

하이브리드 행사의 장점

행사를 주최하는 가장 중요한 목적은 '참여자 확보'라고 해도 과언이 아닙니다. 하이브리드 행사는 참여자가 어떠한 기기를 통해 행사에 참여하는지,  또 어떤 장소에서 참여하는지에 대한 부담을 줄여줍니다. 어떤 환경에서든지 행사 주최자는 참가자 맞춤 환경에서 참여자들과 함께 교류할 수 있습니다. 

 

더 많은 인원과 더 넓은 지역으로부터 참여자 모집 및 수용 가능

시간적·비용적 여건으로 인해 모든 참가자가 오프라인 행사를 참여하기란 현실적으로 불가능한 일입니다. 하지만 하이브리드 행사는 거리와 지역과는 관계없이 누구나 온라인으로 참여할 수 있을 뿐만 아니라 가까운 지역의 고객들은 직접 오프라인 행사장에 방문 참여함으로써 누구나 어느 환경에서든지 생동감 있는 경험을 제공받습니다.

하이브리드-행사-참여자-모집

'오프라인 참여, 온라인 참여, 온·오프라인 모두 참여' 이렇게 세 가지의 다양한 선택지를 주는 것만으로도 행사에 관심만 가지고 있던 참가자들을 실제 참여로 전환시킬 수 있습니다.

 

참여자와의 활발하고 원활한 의사소통 가능

행사-의사소통

하이브리드 행사는 다른 형식의 행사들보다 글로벌 인맥을 쌓는 데 있어 더 유용합니다. 전 세계의 회사들은 물론 가까운 지역에 있는 회사들을 행사에 초대하는 국제적 규모의 하이브리드 행사를 진행할 수 있기 때문입니다. 주최자는온·오프라인 참가자와 채팅, 퀴즈, 투표, 질의응답, 상담을 진행하며 다양한 방식으로 의사소통이 가능합니다.

 



하이브리드 행사의 사례

 

제주컨벤션뷰로-제주관광학회 공동 세미나

제주도, 제주관광학회가 주최하고 제주컨벤션뷰로가 주관하는 이 행사는 하이브리드 형태로 개최된 행사입니다. ‘제주 마이스(MICE)산업이 나아갈 길’이라는 주제로 개최된 이 행사는 마이스 산업의 기능 중 무엇을 가장 우선으로 할 것이냐에 대한 가치 판단을 해볼 것을 제안했는데요. 이를 뒷받침 할 행사의 형태로 하이브리드형 모델을 제안하였습니다.

 

 

실제로 제주올레걷기축제도 850명이라는 적지 않은 인원이 참여하였으나 코스별로 참가자를 15명으로 제한함으로써 안전한 행사를 진행했던 경험과 노하우를 공개했습니다. 또한 단일 행사장을 4~5개로 분류하여 분과별 미팅을 진행한다면 하이브리드형 행사로 안전한 행사를 진행할 수 있다고 소개하였습니다.

 

이번 세미나는 제주컨벤션뷰로 공식 유튜브 채널에서도 실시간 스트리밍을 동시 생중계하였는데요. 코로나19로 침체되고 취소되어 왔던 각종 회의 및 행사 개최가 올해 들어서 더욱 많은 문의를 모으고 있습니다. 통계에 따르면 하이브리드 마이스가 기존에 진행되었던 대면회의를 대체할 것이라는 의견도 50%에 달했다고 합니다. 

 

 

대구시민주간

21년도 2월, 시민의 날 기념식을 맞이한 대구에서는 코로나 시국에 걸맞은 하이브리드형 행사를 주최하여 총 10만 명이라는 참여율을 기록하기도 했습니다.

 

 

팔공홀에서 개최한 기념식 현장에는 220명이 참석하였고, 이 자리에 직접 참여하지 못한 대구·경북 시·도민 약 8만여 명은 TBC 채널에서 생중계된 영상으로 시청하였다고 밝혔습니다. 대구시민주간이 진행된 8일 동안 각종 글, 영상 공모전이나 콘서트, 음악회 등의 힐링 콘텐츠가 시민들을 위해 제공되었고, 온라인으로 중계된 각종 문화 행사들은 이후 다시 보기 기능을 통해 영상 시청할 수 있었습니다.

 

이렇게 시민들을 위해 하이브리드 행사를 통해 약 8만여 명의 대구·경북·시·도민이 시청함으로써 생방송 시청률이 1.6%에 달했습니다. 이는 2019년도 참여자인 7만 7천여 명을 훨씬 웃도는 수치를 기록한 성공적인 행사입니다.

 

 

일본 국제 로봇박람회(iREX)

2018년도에는 약 14만명의 참관객이 방문할 정도로 인기 있는 아시아 최대 규모의 로봇 산업 전시회인데요. 코로나19로 인해 21년도에는 연기되었다고 합니다. 덕분에 22년도 3월에 다시 열리는 박람회 소식에 많은 이들이 관심을 가졌습니다.

 

 

올해 개최된 일본 국제 로봇 박람회의 참관객은 약 6만 2천명 대로, 참여한 부스는 49개 사 228 부스의 규모로 진행되었습니다. 국내 기업들도 참가하여 국내 로봇 기술을 해외에 홍보하는 기회를 놓치지 않았는데요. 코로나19로 인해 변화한 산업에 걸맞은 로봇 조종 기술이나 솔루션 등을 접할 수 있어 다양한 경험을 할 수 있었던 행사입니다.

코로나 감염의 전파를 예방해 온라인 전시회도 함께 개최하여 웨비나, 강연 등의 프로그램을 오프라인과 동시에 경험할 수 있다는 큰 장점이 있습니다. 팬데믹 사태로 인해 참가자 모집이 어려운 상황에서도 오프라인 전시회와 온라인 전시회를 공동 개최함으로써 기존 행사의 단점을 보완하였기에 하이브리드 행사의 좋은 예시라고 할 수 있겠습니다.

 

 

 

하이브리드 행사 준비 가이드

 

하이브리드 행사를 준비할 때 가장 먼저 해야 할 질문은 ‘이 행사가 자신의 비즈니의 목적을 이루는데 어떠한 도움을 줄 것인가?’입니다. 이 질문과 함께 참여자의 인원수와 행사의 목적을 고려하며 행사를 계획하여 보시기 바랍니다. 일반적으로 하이브리드 행사를 준비할 때는 다음과 같은 절차를 거치게 되는데요.

 

행사-주최

 

STEP 1. 행사 예고 준비하기

준비한 주제를 바탕으로 하이브리드 행사의 사전 정보를 고객에게 전달하는 과정입니다. 초대장에는 어떤 연사가 참여하는지, 어떤 주제로 어떤 이벤트가 준비되어 있는지 등을 기재하여 읽는 사람으로 하여금 궁금증과 관심을 불러일으킬 수 있게끔 해야 합니다. 만일 이전 행사의 정보나 사진, 영상, 웨비나(Webinar) 등의 레퍼런스가 있다면 함께 첨부하여 자세한 행사 정보를 공유하는 것도 도움이 됩니다.

 

STEP 2. 사회자 선정하기

오프라인 행사를 진행할 때 온라인으로 질문한 사람들의 내용을 전달하는 사회자의 역할은 중요합니다. 하이브리드 행사는 실시간으로 진행되기 때문에 채팅이나 댓글 등으로 질문이 실시간으로 전달될 수 있습니다. 따라서 온라인 사회자를 선정한 뒤, 사회자, 참여자, 발표자 사이에 긴밀한 커뮤니케이션이 유지될 수 있도록 준비해야 합니다.

 

STEP 3. 마무리 세션 준비하기

마무리 세션에는 질의응답 시간을 통해 참여자들의 반응을 확인할 수 있습니다. 이러한 피드백은 이번 행사에 대한 장단점을 파악하고 개선하여 다음 행사를 더욱 성공적으로 주최할 수 있는 최고의 힌트가 될 것입니다. 마지막 순서로 하이브리드 행사 플랫폼에서 제공하는 각종 기능을 활용해 질문에 대해 즉각적인 반응과 피드백을 공유해 보세요!

 

하이브리드 행사에 최적화된 글로벌 플랫폼 | EventX

EventX는 전 세계 135개 이상의 국가에서 사용되고 있으며, 500만 명의 사용자와 1만 번의 행사를 진행한 경험이 있는 글로벌 하이브리드 행사 전문 플랫폼입니다. 전세계 최고의 기업과 기관이 선택한 하이브리드 행사 플랫폼인 EventX의 편리함은 확실하게 입증되었습니다.

| 연관 콘텐츠: G2 여름 2022 보고서 수상

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행사 참여자 모집

전환 가능성이 높은 우수한 고객 연락처를 제공드립니다. EventX를 통해 참여자를 모집한 기업은 잠재 고객 전환율을 무려 89%나 끌어올릴 수 있었습니다. 한눈에, 한 번에 이해하기 쉬운 인터페이스를 제공하여 하이브리드 행사에 최초로 참여한 참여자들도 직관적으로 이해하고 참여할 수 있습니다.

 

효율적인 초대장 전송

초대장 작성과 전송을 일일이 수동으로 직접 분류하셨나요? 이제 EventX에서 제공하는 이메일 템플렛을 활용하여 초대장을 보내보세요. 행사의 분위기와 행사 규모에 맞는 커스텀 템플릿을 제공하기에 초대장을 편리하게 관리할 수 있습니다.

 

잠재고객 유치

잘 다듬어진 주제와 훌륭한 아이디어를 잠재고객에게 보여줄 시간입니다. EventX주최자가 참가자 모집에 드는 비용과 시간에 대한 걱정은 덜고, 행사 준비에 조금 더 집중하도록 돕습니다. 직접 방문하는 고객에게 QR코드를 통한 입장 정보 제공하는데요. 고객은 행사 입장을 위해 고객 정보를 제출합니다. 이후 자동 생성된 행사 등록 페이지에서 고객 정보를 확인하여 고객관리를 더욱 효율적으로 진행할 수 있습니다.

웨비나

🚨 행사가 종료됐다고 모든 절차가 끝이 아닙니다!  행사 이후에는 행사 프로그램 별 통계율을 분석하고, 행사 등록 및 참여 전환율을 분석하여 행사 준비부터 종료까지의 모든 데이터 수집과 통계 자료를 수집합니다. 추후 새로운 행사를 열게 되었을 때 더욱 발전적이고 생산적인 행사를 이끌어갈 수 있는 정보를 확보합니다.


 

마무리하며

참여자를 모집하기 위한 가장 적합한 행사는 하이브리드 행사입니다. 거주 국가와 공간의 제약이 없기 때문에 전 세계 사람들과 상호작용을 하면서 더욱 많은 참여자와 리드를 확보할 수 있습니다. 그러나 하이브리드 행사 플랫폼 선택에 실패한다면 참여자는 생동감 있는 경험을 체험하지 못합니다.

만약 참여자가 행사에 자연스럽게 적응을 하지 못하면, 행사의 목적성에 부합하지 않는 불편감, 기업에 대해 좋지 못한 인식을 심어줄 수 있음을 반드시 기억해야 합니다. 이용자의 편의를 고려한 인터페이스와 각종 기능, 가장 번거롭고 까다로운 고객 관리 및 모집에 최적화된 EventX의 솔루션을 통해 행사 준비 시간과 비용을 절약하세요!

 

하이브리드 행사 준비와 참여자 유치는 EventX에게 맡기고,

여러분은 행사 프로그램과 콘텐츠에만 집중할 때입니다.

 

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