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하이브리드 행사란 무엇인가? 하이브리드 행사의 장점 및 준비 가이드

Seona Kim 1월 13, 2022

‘하이브리드 행사’라는 단어가 여기저기서 들려오고 있다. 하지만 이 단어만으로는 정확히 무엇을 의미하는지 알기란 쉽지 않다. ‘하이브리드 행사’란 무엇이며 다른 행사와 어떻게 다를까? 사실 ‘하이브리드 행사’의 정의는 꽤 직관적인 단어로서, 물리적인 인간관계와 디지털의 요소를 결합하여 모든 참여자에게 가능한 최고의 경험을 제공하고자 하는 행사의 형태이다.

 

현대 기술의 발전 덕분에 온라인에서도 손쉽게 높은 참여도를 이끌고 깊은 인상을 남기는 B2B 행사를 주최할 수 있다. 최적의 소프트웨어와 함께라면 잠재 고객을 효과적으로 모을 수 있으며 즉각적인 피드백 또한 가능해진다.

 

하지만 이를 실제로 준비하다 보면 어떻게 해야 할지 막막하기만 하다. 하이브리드 행사를 준비하고자 한다면 우선 ‘하이브리드 행사란 무엇인지’, ‘이를 통해 무엇을 얻을 수 있는지’를 알아야 한다. 그리고 마지막으로 직접 하이브리드 행사를 기획하는 방법을 알고 준비하면 된다.

 

 

‘하이브리드 행사’란 무엇인가?

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온라인과 오프라인으로 동시에 참여 가능한 행사를 ‘하이브리드 행사’라고 한다. 온라인과 오프라인이라는 서로 다른 환경과 서로 다른 장소에서 하나의 행사에 동시에 참여가 가능하며, 동일한 경험이 가능하다는 것이 하이브리드 행사의 특징이다. 

 

간단히 말하자면, 오프라인 행사와 온라인 행사를 합친 것을 하이브리드 행사라고 보면 된다.

 

사람들이 실제로 참여하는 오프라인 행사에 디지털 환경을 더하는 것이다. 이렇게 환경이 더해진다는 차이 말고는 행사의 모든 것이 온라인에서도 동일하게 진행되며, 경험할 수 있다는 점에서는 오프라인과 동일하다.

 

다만, 물리적, 지리적인 제한에서 벗어나 더 자유로운 상황에 참여자를 초대할 수 있다는 긍정적인 차이점이 있다.

 

상호작용이 가능한 프로그램

하이브리드 행사에 온라인 참여자는 컴퓨터 앞에 앉아 참여한다. 그러므로 온라인 참여자를 위해 상호작용이 가능한 프로그램을 기획하는 것이 필요하다. 프로그램의 형태는 채팅, 퀴즈, 투표 등 다양하게 선택이 가능하다.

 

시간 제한

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인터넷 사용자는 단 2시간 동안 집중을 효과적으로 유지할 수 있다고 한다. 그러므로 성공적인 하이브리드 행사를 진행하고자 한다면, 2시간 이내로 행사 시간을 제한하는 것이 좋다.

 

최대한 많은 온라인 참여자를 모으고 오프라인 행사 참여자를 모아 2시간 안에 효율적으로 내용 전달부터 참여작 간의 상호작용을 마무리해야 한다.

 

명확한 주제

행사의 주제가 흥미롭다면 많은 참여자를 모으는 것이 아주 간단해진다. 그렇기에 명확한 주제를 고르고 그에 맞는 컨텐츠를 디자인하는 것이 중요하다.

 

그중에서도 타깃 고객의 눈길을 끌 수 있는 주제를 선정하는 것이 그 무엇보다 중요하다는 것을 염두에 두어야 한다.

 

 

하이브리드 행사의 장점

 

모든 행사의 가장 중요한 목적은 최대의 참여자 모집이다. 그렇기에 많은 인원이 새로운 것을 배우고 서로 상호작용이 가능한 안전한 환경을 만드는 것이 필요하다.

 

하이브리드 행사는 참여자가 있는 장소와 사용 기기에 상관없이 모두 참여가 가능한 행사이다. 그러므로 모든 사람들이 서로 상호작용할 수 있고 인맥을 쌓을 수 있는 기회를 충분히 보장하는 환경이 조성되어야, 최대의 참여자 모집이라는 목적을 달성하기가 쉬워질 것이다.

 

이와 더불어 하이브리드 행사는 많은 장점을 가지고 있는데, 아래에서 확인해 보자!

 

더 많은 인원과 더 넓은 지역의 참여자 모집 및 수용 가능

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행사 참여에 관심이 있는 사람들에게 오프라인과 온라인 참여라는 선택지를 주는 것만으로 행사에 대한 관심을 실제 참여로 바꿀 수 있다. 오프라인 참여가 더 쉬운 사람은 행사가 열리는 장소에 와서 참여할 것이고, 지리적 여건에 의해 물리적인 참여가 불가한 사람은 온라인으로 참여가 가능하기 때문이다.

 

시간적인 여유가 없거나 금전적인 문제에 의해 모든 사람이 오프라인 행사에 참여할 수는 없다. 하지만 하이브리드 행사라면, 그러한 이들도 행사에 참여가 가능하며 동일한 경험을 기대할 수 있다. 결과적으로 이러한 하이브리드 행사의 장점은 커뮤니티 생성에 도움이 될 것이다.

 

참여자와의 활발한 상호작용

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하이브리드 행사에서는 일반적인 온라인 행사와는 달리 상호작용과 인맥을 쌓는 것이 자유롭다. 전 세계의 사람을 행사에 초대하여 행사를 더 국제적인 규모로 진행 또한 가능하다.

 

다만 실시간 스트리밍을 위해 꼭 필요한 요건은 바로 훌륭한 시청각 장비이다. 그래야 온라인 참여자가 실시간 토론 세션에 참여할 수 있고, 질의응답도 가능하며 투표에도 참여할 수 있어, 더 많은 상호작용이 가능할 것이다.

 

 

하이브리드 행사 준비 가이드

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하이브리드 행사는 행사 기획자와 마케터에게 굉장히 넓은 범위의 혜택을 제공한다. 그렇기에 많은 마케터가 하이브리드 행사 주최에 관심을 갖고 있는데, 하이브리드 행사를 준비할 때 가장 먼저 해야 할 질문은 ‘이 행사가 나의 목적을 이루게 하도록 어떠한 도움을 줄 것인가?’이다.

 

이 질문을 함으로서 행사 마케팅을 계획할 때, 원하는 참여자의 인원수와 행사의 목적을 염두에 둔 채로 진행해야 한다.

 

일반적인 하이브리드 행사의 준비는 아래와 같은 단계를 통해 이루어진다.

 

Step 1.행사 예고 준비하기

행사의 주제와 내용에 대한 기본적인 내용을 바탕으로 하이브리드 행사 예고를 타깃 고객에게 보낼 수 있다. 행사 예고에는 어떤 발표자가 참여할 것인지 와 같은 참여자의 관심을 불러일으킬 수 있는 내용을 넣는 것이 좋다.

 

혹은 이전에 진행되었던 하이브리드 행사의 스크린 캡처를 사용하여 어떤 식으로 이루이질 것인지 참여자에게 알리는 것 또한 좋다.

 

Step 2. 사회자 정하기

행사 발표자에게 온라인 참여자의 질문을 전달하는 사회자가 꼭 필요하다. 실시간으로 진행되는 행사이기 때문에 질문이 있을 가능성을 배제할 수는 없다. 그렇기에 온라인 사회자를 정하고 해당 사회자가 질문을 수합하여 행사를 진행 중인 발표자에게 전달하여 참여자와의 상호작용을 유지해야 한다.

 

Step 3. 마무리 세션 준비

발표자와 함께하는 질의응답 세션은 특히 온라인 참여자에게 큰 인기를 끌 수 있는 아주 좋은 시간이다. 발표자의 발표 마지막 순서로 하이브리드 행사 플랫폼에 있는 기능을 활용하여 온라인 참여자가 질문을 하면 즉각적인 피드백을 제공하는 형태로 이루어질 수도 있다.

 

Step 4. 하이브리드 행사에 최적화된 플랫폼 선택하기

EventX는 편리한 기능으로 잘 알려진 비디오 컨퍼런싱 플랫폼이다. 한눈에 이해가 쉬운 인터페이스와 수익 경로를 더 넓힐 수 있는 잠재력과 함께 하이브리드 행사를 진행하기에 최적의 환경을 구축하고 있다. 

 

하이브리드 행사 기획자와 참여자 모두를 위한 통합형 행사 관리 플랫폼을 제공한다. 135 이상의 국가에서 사용 중이며 500만 명 이상의 인원과 함께 1만 개의 행사를 진행하였다. 최고의 기업과 조합이 선택한 플랫폼으로서, EventX의 편리함은 입증되었다.

 

EventX를 추천하는 다른 이유는 바로 커뮤니티 생성을 위한 다양하지만 한눈에 이해가 쉬운 기능이다. 처음으로 EventX에서 진행되는 하이브리드 행사에 참여한 참여자도 바로 이해가 가능하다.

 

 

마무리하며

 

하이브리드 행사는 더 많은 참여자를 모집하기에 이상적인 행사이다. 더불어 전 세계의 사람들과 상호작용하고 인맥을 쌓는 훌륭한 방법이다.

 

하지만, 행사의 목적과 필요에 맞지 않는 플랫폼을 활용한다면 참여자가 행사를 온전히 참여하지 못하며, 이는 행사의 목적을 달성하지 못하게 되는 것이다.

 

EventX를 활용하면 이러한 걱정을 할 필요가 없고, 우리는 행사 내용 자체만을 고민할 수 있는 여유가 생길 것이다!

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