線上活動設計懶人包- 掌握這幾點就能輕鬆搞定!

Rosy Chen 一月 11, 2022
Event Tips

如何有效辦一場線上活動 ?

 

新冠疫情肆虐之際,所有實體活動都取消,民眾基於防疫只能待在家,然而在日新月異的科技輔助下,許多活動都能搬到線上進行了。 

 

不過,要辦好線上活動也是一門學問,究竟一場成功的線上活動要從哪開始?要使用哪些平台? 他們有哪些型式呢?別擔心,這篇文章將手把手教你如何辦好一場線上活動!

線上活動是什麼?

 

根據維基百科虛擬活動 (Virtual event) 或所謂的線上活動,是只要人們不是在現實的場景中見面,而是在網路中的虛擬環境進行互動,就符合虛擬活動的定義。

 

近年來,這類線上活動漸漸成為主流趨勢,Google 的關鍵字追蹤工具 Google Trends 也顯示出,虛擬活動 (Hybrid event/virtual event) 的搜尋量有逐年增加的趨勢。

 

google trend

 

一場成功的線上活動,要讓來賓擁有身歷其境的感受,才能留下深刻印象,進一步為公司擴展潛在客源。

 

有效的活動宣傳、精彩影片回顧和對話順暢度,都是一場絕佳的線上活動體驗指標,除了這些功能外,線上活動更著重在與線上參與者的「互動」,如果來賓的線上活動體驗大加分,也能為公司創造巨大的效益。

 

為什麼要辦線上活動?

 

那麼,該辦線上活動還是線下實體活動呢?

 

首先,我們必須先了解,不管是線上線下活動,他們主要目的都是為了宣傳公司品牌、吸引更多潛在客戶、促成銷售額,進而獲取更高的營收

 

這兩種型式的活動各有優劣,以線上活動來說,它可以打破地域限制、隨時隨地與對方交談,因此在決定辦線上還是實體活動前,得先從公司業績、客群目標等數據來評估:「我們的品牌辦線上活動是否比實體活動來得更有成效?

 

規劃線上和線下活動沒什麼不同,兩者都需要去思考:「怎樣的活動能吸引更多人參加。」

 

以下將以三大活動層面:成本、互動模式和數據來說明線上活動的優勢。

 

成本

 

線上活動成本預算需側重在活動的前置作業和設備上,像是支援活動的軟體平台、錄音設備和投影簡報等,同時也需想好預錄的演講內容、活動主視覺設計、是否要租設錄音室或攝影棚等,還得考慮到活動參與的人數上限,以便設計互動內容。

 

活動趨勢網站 MeetingsNet 指出,許多實體活動在轉型成線上活動後,因為省去了差旅、場地租賃等成本,無形中讓業者獲利空間更大,但如何在線下轉型線上的過程中,將成本轉嫁得當,也是業者需要審慎評估的問題。

 

互動模式

 

一場疫情改變了企業拓展客源的模式,也顛覆業者與與受眾的互動模式。

 

隨著大眾習慣「零接觸」新常態,線上活動就成了企業建立品牌知名度、開發受眾和拓展商機的關鍵。

 

Mark Wade 博士在他的 Podcast 中提到,無論是線上還是線下活動都必須著重在提升活動的「互動度」,想做到這點,首先你必須先決定活動型式:是要用直播、Podcast,還是用 YouTube 播放預錄的影片?

 

再來得鎖定適合活動的受眾或客群;試想一個最重要的問題——誰會對你的產品產生興趣?(別對著一群想買帽子的人兜售鞋子),最後要確立活動的宗旨是什麼?是為了新增會員還是為了與客戶維繫良好的關係?

 

數據 

 

數據分析或許是線上活動最不可馬虎的一項策略了。

 

透過數據分析,業者不僅可以精準地找到關鍵受眾,還能追蹤後續的行銷數據,才能在越來越激烈的市場中勝出。因此,蒐集活動數據永遠不嫌多,越多的資料越能夠優化活動品質。

 

完整到位的活動數據分析,還能針對企業需求、產品定位,提出對應的數位策略,協助業者建立更有效的內容經營,提升整體品牌知名度,並培養你的忠實客群。

 

三種最常見的線上活動形式

 

確定要辦線上活動後,先來看看有哪些型態!需注意的一點是,虛擬活動或者線上活動,並不是用來「完全取代」實體活動的,只要運用得當,線上活動反而能強化、整合、伸延強化實體活動的成效,「成效」永遠是辦活動最注重的一點。

 

1. 線上會議 (Conference)

conference

 

一場大型的線上會議或線上講座通常需要完整的議程框架,包括主題演講、會議和分組討論會等。

 

活動中會有許多場不同的會議,會議內建能讓講者和觀眾都參與的互動工具,觀眾也能在會中觀看即時演講,並從中找到自己有興趣的議題,進一步和其他觀眾討論交流。

2. 網路研討會 (Webinar)

webinars

網路研討會的英文:Webinar,其實就是研討會 Seminar 與網路 Web 的結合。

 

網路研討會可以讓觀眾隨時隨地自由參與講座,免費的網路研討會平台都具備基本功能。

 

如果想升級成付費功能,以吸引更多人報名,並建立客製化網頁、彈性的活動管理系統,以及導入第三方支付系統,如 PayPal、Visa、MasterCard、微信支付和支付寶等。

 

這些付費的功能通常含有 Q&A 問答工具、影片錄製和預錄影片等功能,影片時間長度通常是 50 到 80 分鐘。

 

3. OMO 虛實融合會議/活動

hybrid event

OMO (Online merge offline)「虛實融合」活動最早出現時,是一種專為電商品牌整合線上與線下通路的新零售模式,多用來幫助傳統零售業者突破數位轉型僵局。

 

如今 OMO 模式也可用來形容疫情下崛起的虛實混合活動 (Hybrid events)。

 

過去很長一段時間,品牌多傾向以 O2O (Online to offline) 虛實整合的方式進行數位轉型,爾後李開復博士在 2017 年的演講中提出 OMO 虛實融合這項嶄新的概念,於是 OMO 便開始在台灣品牌圈中發酵。有別於 O2O,OMO 更著重在導入 CRM 系統與數據分析,可以說是 O2O 的升級版

 

這種在 2020 年新冠疫情間崛起的 OMO 或 Hybrid 活動型式,通常用來舉辦一些較有規模的會議,較適用於跨國商務公司,因為這些公司的員工都在不同的地點工作,親臨現場開會耗時費力,因此結合線上與實體線下的活動更有效率,更適合跨國公司會議。

 

線上活動平台需要哪些基本功能?

 

所謂:「工欲善其事,必先利其器」。

 

一場成功的線上活動也需要相應的技術和工具支援,才能達到好的成效,民眾通常是透過手機、平板和電腦等裝置參加線上活動,而線上活動是靠著網站技術、內容、數據分析和互動工具所組成的。

 

以下我們就來介紹幾個基本的線上活動平台功能。

 

活動主頁 (Event Landing Page)

 

活動主頁,是最能讓民眾了解活動內容的頁面,一個設計完善的主視覺頁面不僅能讓人對活動留下最佳的第一印象、吸引潛在客戶報名,還能用來搜集參與者的個人資料、付款資訊。

活動主頁通常也包含活動報名表或註冊表單。

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一個好的報名表應該要讓參與者輕鬆登記,因此填寫流程不能太繁瑣,才能發揮出報名表真正的資料蒐集功能。

 

不過有些線上活動平台的免費版,沒有提供客製化活動報名表單的功能,業者可以視情況付費升級,好建立專屬自家品牌設計的線上活動報名表。

 

互動功能

 

如果你認為線上活動會缺少人與人之間的互動,那你就錯了!

 

透過適當的線上互動工具,參與者彼此不僅可以與對方交換名片、建立人脈,還能進行 1 對 1 談話或是即時問答 Q&A。

 

 

 

這樣一來,參與者更能投入在活動內容中,而不是呆坐在螢幕前放空好幾個小時聽演講、看影片,而且還能為公司製造話題性,替品牌建立更好的形象。

 

即時 Q&A 功能

 

在線上活動中,參加者沒辦法像現場活動這樣舉手發問,因此在各個演講或會議中導入即時問答的 Q&A 小工具或發起線上投票,更能讓講者增加與參加者的互動率。

 

透過內建的聊天室,參加者也可以在線上互動、發起自己的小聚會。

 

活動IG標記

 

除了這些小工具外,也能透過 LINE、IG 和 FB 等社群軟體讓參加者標記、打卡或上傳照片,不僅能達到宣傳活動的作用,也讓線上活動更加吸引人!

 

交誼廳 (Social lounge)

 

就算見不到本人,線上活動中還是可以交換名片、建立人脈,你可以透過手機內建的 App 傳訊息給對方,一旦彼此互加好友,就能進行 1 對 1 的對談和聚會。

 

甚至利用活動報名資訊,將興趣相投的參加者配隊分組,建立專屬的聊天室或討論區,並透過視訊、群組和交誼廳等功能促進彼此交流,這樣一來,參與者就能在線上活動中與彼此交換聯繫方式、建立人脈。

 

會後資料蒐集

 

活動結束後,整理與分析會後意見反饋是相當重要的工程。對每個活動主辦單位來說,這些數據不僅是評估整個線上活動成效的關鍵,同時更能拓展潛在客源,這是跟實體活動最不同的一點。

 

在線上活動的開始、進行和結束期間,活動主辦方都必須不斷蒐集各種數據表現,這樣才能用來判斷客群,提高客戶轉換率,公司也能在明年透過這些數據提升下一場線上活動品質。

 

為什麼該選擇 EventX 辦線上活動?

 

EventX 是亞洲線上活動管理平台中的佼佼者,旨在提供一站式的活動管理解決方案,透過互動式虛擬展廳、線上簽到表和線上研討會等功能,協助企業策展、舉辦多元、不限地域的線上與線下活動,精準地為品牌提供成果報告和數據分析,以追蹤其客群與受眾。

 

此外,透過 EventX 平台進行直播,參與者們不需要額外下載其他程式即可舉辦活動,即使活動主辦方用 Zoom 直播,只要把 Zoom 活動連結嵌入 EventX 平台即可輕鬆導入互動場景及功能。

 

還可以即時傳送 emoji 表情符號、進行遠距討論、發起 Q&A 或票選活動等。小至由數人組成的簡報會,大到可容納 1000 人的網路研討會,都能在線上建立專屬交流休息室 (Social lounge function)。

 

民眾可以像在現實生活中一樣,自由進出房間、與其他人進行一對一交談,還能在虛擬空間中與對方交換名片、建立人脈。

 

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這點也是 EventX 和視訊軟體 Zoom 不同的地方,而且 Zoom 也沒有票券系統、自動一對一會議,也不能像 EventX 一樣同時進行多個直播活動。

 

關於我們

至今 EventX 已服務超過 135 個國家/地區,共舉辦了 20,000 多場活動,參加人數逾 500 多萬人,是協助企業擴大其受眾的優質端到端活動管理平台。

 

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舉辦線上會議,聽起來似乎是一件很簡單的事情,好像只需要一個 Google 帳號,就可以立刻執行。但實際上,主辦方需要注意許多細節,才能夠讓會議完美流暢地進行。

在這篇文章中,筆者將介紹一場成功的線上會議或是活動,需要包含哪些要素,注意哪些細節,以及在實際上應該如何執行。

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