如何有效辦一場線上活動 ?
新冠疫情肆虐之際，所有實體活動都取消，民眾基於防疫只能待在家，然而在日新月異的科技輔助下，許多活動都能搬到線上進行了。
不過，要辦好線上活動也是一門學問，究竟一場成功的線上活動要從哪開始？要使用哪些平台？ 他們有哪些型式呢？別擔心，這篇文章將手把手教你如何辦好一場線上活動！
線上活動是什麼？
根據維基百科，虛擬活動 (Virtual event) 或所謂的線上活動，是只要人們不是在現實的場景中見面，而是在網路中的虛擬環境進行互動，就符合虛擬活動的定義。
近年來，這類線上活動漸漸成為主流趨勢，Google 的關鍵字追蹤工具 Google Trends 也顯示出，虛擬活動 (Hybrid event/virtual event) 的搜尋量有逐年增加的趨勢。
一場成功的線上活動，要讓來賓擁有身歷其境的感受，才能留下深刻印象，進一步為公司擴展潛在客源。
有效的活動宣傳、精彩影片回顧和對話順暢度，都是一場絕佳的線上活動體驗指標，除了這些功能外，線上活動更著重在與線上參與者的「互動」，如果來賓的線上活動體驗大加分，也能為公司創造巨大的效益。
為什麼要辦線上活動？
那麼，該辦線上活動還是線下實體活動呢？
首先，我們必須先了解，不管是線上線下活動，他們主要目的都是為了宣傳公司品牌、吸引更多潛在客戶、促成銷售額，進而獲取更高的營收。
這兩種型式的活動各有優劣，以線上活動來說，它可以打破地域限制、隨時隨地與對方交談，因此在決定辦線上還是實體活動前，得先從公司業績、客群目標等數據來評估：「我們的品牌辦線上活動是否比實體活動來得更有成效？」
規劃線上和線下活動沒什麼不同，兩者都需要去思考：「怎樣的活動能吸引更多人參加。」
以下將以三大活動層面：成本、互動模式和數據來說明線上活動的優勢。
成本
線上活動成本預算需側重在活動的前置作業和設備上，像是支援活動的軟體平台、錄音設備和投影簡報等，同時也需想好預錄的演講內容、活動主視覺設計、是否要租設錄音室或攝影棚等，還得考慮到活動參與的人數上限，以便設計互動內容。
活動趨勢網站 MeetingsNet 指出，許多實體活動在轉型成線上活動後，因為省去了差旅、場地租賃等成本，無形中讓業者獲利空間更大，但如何在線下轉型線上的過程中，將成本轉嫁得當，也是業者需要審慎評估的問題。
互動模式
一場疫情改變了企業拓展客源的模式，也顛覆業者與與受眾的互動模式。
隨著大眾習慣「零接觸」新常態，線上活動就成了企業建立品牌知名度、開發受眾和拓展商機的關鍵。
Mark Wade 博士在他的 Podcast 中提到，無論是線上還是線下活動都必須著重在提升活動的「互動度」，想做到這點，首先你必須先決定活動型式：是要用直播、Podcast，還是用 YouTube 播放預錄的影片？
再來得鎖定適合活動的受眾或客群；試想一個最重要的問題——誰會對你的產品產生興趣？（別對著一群想買帽子的人兜售鞋子），最後要確立活動的宗旨是什麼？是為了新增會員還是為了與客戶維繫良好的關係？
數據
數據分析或許是線上活動最不可馬虎的一項策略了。
透過數據分析，業者不僅可以精準地找到關鍵受眾，還能追蹤後續的行銷數據，才能在越來越激烈的市場中勝出。因此，蒐集活動數據永遠不嫌多，越多的資料越能夠優化活動品質。
完整到位的活動數據分析，還能針對企業需求、產品定位，提出對應的數位策略，協助業者建立更有效的內容經營，提升整體品牌知名度，並培養你的忠實客群。
三種最常見的線上活動形式
確定要辦線上活動後，先來看看有哪些型態！需注意的一點是，虛擬活動或者線上活動，並不是用來「完全取代」實體活動的，只要運用得當，線上活動反而能強化、整合、伸延強化實體活動的成效，「成效」永遠是辦活動最注重的一點。
1. 線上會議 (Conference)
一場大型的線上會議或線上講座通常需要完整的議程框架，包括主題演講、會議和分組討論會等。
活動中會有許多場不同的會議，會議內建能讓講者和觀眾都參與的互動工具，觀眾也能在會中觀看即時演講，並從中找到自己有興趣的議題，進一步和其他觀眾討論交流。
2. 網路研討會 (Webinar)
網路研討會的英文：Webinar，其實就是研討會 Seminar 與網路 Web 的結合。
網路研討會可以讓觀眾隨時隨地自由參與講座，免費的網路研討會平台都具備基本功能。
如果想升級成付費功能，以吸引更多人報名，並建立客製化網頁、彈性的活動管理系統，以及導入第三方支付系統，如 PayPal、Visa、MasterCard、微信支付和支付寶等。
這些付費的功能通常含有 Q&A 問答工具、影片錄製和預錄影片等功能，影片時間長度通常是 50 到 80 分鐘。
3. OMO 虛實融合會議/活動
OMO (Online merge offline)「虛實融合」活動最早出現時，是一種專為電商品牌整合線上與線下通路的新零售模式，多用來幫助傳統零售業者突破數位轉型僵局。
如今 OMO 模式也可用來形容疫情下崛起的虛實混合活動 (Hybrid events)。
過去很長一段時間，品牌多傾向以 O2O (Online to offline) 虛實整合的方式進行數位轉型，爾後李開復博士在 2017 年的演講中提出 OMO 虛實融合這項嶄新的概念，於是 OMO 便開始在台灣品牌圈中發酵。有別於 O2O，OMO 更著重在導入 CRM 系統與數據分析，可以說是 O2O 的升級版。
這種在 2020 年新冠疫情間崛起的 OMO 或 Hybrid 活動型式，通常用來舉辦一些較有規模的會議，較適用於跨國商務公司，因為這些公司的員工都在不同的地點工作，親臨現場開會耗時費力，因此結合線上與實體線下的活動更有效率，更適合跨國公司會議。
線上活動平台需要哪些基本功能？
所謂：「工欲善其事，必先利其器」。
一場成功的線上活動也需要相應的技術和工具支援，才能達到好的成效，民眾通常是透過手機、平板和電腦等裝置參加線上活動，而線上活動是靠著網站技術、內容、數據分析和互動工具所組成的。
以下我們就來介紹幾個基本的線上活動平台功能。
活動主頁 (Event Landing Page)
活動主頁，是最能讓民眾了解活動內容的頁面，一個設計完善的主視覺頁面不僅能讓人對活動留下最佳的第一印象、吸引潛在客戶報名，還能用來搜集參與者的個人資料、付款資訊。
活動主頁通常也包含活動報名表或註冊表單。
一個好的報名表應該要讓參與者輕鬆登記，因此填寫流程不能太繁瑣，才能發揮出報名表真正的資料蒐集功能。
不過有些線上活動平台的免費版，沒有提供客製化活動報名表單的功能，業者可以視情況付費升級，好建立專屬自家品牌設計的線上活動報名表。
互動功能
如果你認為線上活動會缺少人與人之間的互動，那你就錯了！
透過適當的線上互動工具，參與者彼此不僅可以與對方交換名片、建立人脈，還能進行 1 對 1 談話或是即時問答 Q&A。
這樣一來，參與者更能投入在活動內容中，而不是呆坐在螢幕前放空好幾個小時聽演講、看影片，而且還能為公司製造話題性，替品牌建立更好的形象。
即時 Q&A 功能
在線上活動中，參加者沒辦法像現場活動這樣舉手發問，因此在各個演講或會議中導入即時問答的 Q&A 小工具或發起線上投票，更能讓講者增加與參加者的互動率。
透過內建的聊天室，參加者也可以在線上互動、發起自己的小聚會。
除了這些小工具外，也能透過 LINE、IG 和 FB 等社群軟體讓參加者標記、打卡或上傳照片，不僅能達到宣傳活動的作用，也讓線上活動更加吸引人！
交誼廳 (Social lounge)
就算見不到本人，線上活動中還是可以交換名片、建立人脈，你可以透過手機內建的 App 傳訊息給對方，一旦彼此互加好友，就能進行 1 對 1 的對談和聚會。
甚至利用活動報名資訊，將興趣相投的參加者配隊分組，建立專屬的聊天室或討論區，並透過視訊、群組和交誼廳等功能促進彼此交流，這樣一來，參與者就能在線上活動中與彼此交換聯繫方式、建立人脈。
會後資料蒐集
活動結束後，整理與分析會後意見反饋是相當重要的工程。對每個活動主辦單位來說，這些數據不僅是評估整個線上活動成效的關鍵，同時更能拓展潛在客源，這是跟實體活動最不同的一點。
在線上活動的開始、進行和結束期間，活動主辦方都必須不斷蒐集各種數據表現，這樣才能用來判斷客群，提高客戶轉換率，公司也能在明年透過這些數據提升下一場線上活動品質。
為什麼該選擇 EventX 辦線上活動？
EventX 是亞洲線上活動管理平台中的佼佼者，旨在提供一站式的活動管理解決方案，透過互動式虛擬展廳、線上簽到表和線上研討會等功能，協助企業策展、舉辦多元、不限地域的線上與線下活動，精準地為品牌提供成果報告和數據分析，以追蹤其客群與受眾。
此外，透過 EventX 平台進行直播，參與者們不需要額外下載其他程式即可舉辦活動，即使活動主辦方用 Zoom 直播，只要把 Zoom 活動連結嵌入 EventX 平台即可輕鬆導入互動場景及功能。
還可以即時傳送 emoji 表情符號、進行遠距討論、發起 Q&A 或票選活動等。小至由數人組成的簡報會，大到可容納 1000 人的網路研討會，都能在線上建立專屬交流休息室 (Social lounge function)。
民眾可以像在現實生活中一樣，自由進出房間、與其他人進行一對一交談，還能在虛擬空間中與對方交換名片、建立人脈。
這點也是 EventX 和視訊軟體 Zoom 不同的地方，而且 Zoom 也沒有票券系統、自動一對一會議，也不能像 EventX 一樣同時進行多個直播活動。
至今 EventX 已服務超過 135 個國家/地區，共舉辦了 20,000 多場活動，參加人數逾 500 多萬人，是協助企業擴大其受眾的優質端到端活動管理平台。
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