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如何舉辦成功的線上會議?不可不知的 5 大基本要素

Abigail 三月 31, 2022

在疫情之後,參與線上會議,已經成為人們生活中習以為常的事情。同時,也有越來越多的學校、企業、政府部門等單位,將實體的會議或是活動改為線上進行。

舉辦線上會議,聽起來似乎是一件很簡單的事情,好像只需要一個 Google 帳號,就可以立刻執行。但實際上,主辦方需要注意許多細節,才能夠讓會議完美流暢地進行。

在這篇文章中,筆者將介紹一場成功的線上會議或是活動,需要包含哪些要素,注意哪些細節,以及在實際上應該如何執行。

如何辦場成功的線上會議?你不可不知的 5 大基本要素

1. 主題要夠吸引人

一般來說,線上會議通常為期一到二日,如果會議的主題過於無趣,人們很難長時間保持專注。因此,會議的主題與內容是否吸引人,是一場會議是否成功的重要因素

要設計吸引人的會議主題與內容,第一步可以從制定完善的會議流程開始。

舉例來說,會議通常包含開幕式、報告或演說、中場休息、午餐及晚餐時段;而在這些基本的流程之外,還可以藉由增加不同的活動,像是小組討論等,豐富線上會議的內容。

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除了內容之外,在設計會議主題時,也需要將會議標語一起納入考慮。一個好的標語,通常都能夠以簡短但有力的文字,精確呈現會議主題,吸引人們注意

2. 善用視覺化工具

主講者在會議中報告或說明資訊時,經常會搭配專業術語、手勢、肢體動作等,試著讓聽眾能更加理解他所表達的內容。

但事實上,相較於上述的這些作法,數據、圖表、動畫、影片才是能夠更快速、有效傳遞資訊的方式。因此,如果主講者在會議中能夠善用視覺化工具,不僅可以提升聽眾的專注力,也可以加深聽眾對內容的理解與記憶。

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而相比於實體會議,線上會議則更容易將視覺化工具的優點發揮到極致。聽眾可以透過個人的電腦螢幕,更細部、更清晰的看見主講者提供的視覺化資訊。

3. 提高參與度

另一方面,與會者的參與度也是不可忽略的重要面向。為了提高參與度,主辦方可以在線上會議開始前,或是在會議進行中舉辦投票活動。前者能夠提高參與者的出席率,後者則能創造參與者互動的機會。

投票活動,不僅讓參與者覺得自身的需求和期待受到滿足,也因為預期會議內容可能跟自身有關,從而讓他們願意更積極的參與線上活動

除了投票活動之外,主辦方還可以透過其他方式來提高參與度,例如設計獎勵機制。舉例來說,準時參與線上會議,或是有參與投票等其他活動的成員,可以獲得積分,而這些積分可以用來換取獎品。藉由這樣的模式,得以提高人們對活動的參與。

4. 建立人脈,創造互動

籌備線上會議的另一個重點,是創造空間,提供與會者互相交流、建立人脈的機會。舉例來說,雖然線上會議沒有傳統實體會議的午餐、晚餐環節,但是,主辦方仍然可以設計其他流程,讓參與者們交流。例如,可以設計一些帶有遊戲性質的活動,讓線上會議更加有趣。

具體一點來說,當線上會議告一個段落,進入午餐時間後,有些人可能會在家裡做飯,有些人則可能在高級餐廳用餐。而有別於安排休息環節作為暫時的結束,主辦方可以舉辦一個攝影比賽,讓參與者拍照上傳自己午餐吃了什麼,並與其他人分享。

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而照片人氣最高的人,就可以獲得獎品。這樣的模式,不僅可以很輕鬆地套用在其他的主題上,像是晚餐環節等;也能夠讓參與者用更輕鬆和愉快的方式和其他與會者互動,而不是只按照傳統的方式,線上交換名片,或是在分組討論的環節與其他人進行討論。

5.與值得信賴的技術服務公司合作

俗話說:「工欲善其事,必先利其器」。因此,找到一間能夠提供技術服務、且評價良好的廠商,是舉辦一場成功的線上會議的先決條件。如果沒有這些公司為活動主辦方提供相關的技術服務,就不可能將線下活動轉為線上。

在這些公司中,有一些可以提供 3D 展示、直播和即時互動等技術,有一些公司能夠提供的技術服務則較少,僅能夠協助建立舉辦會議的虛擬空間。

除此之外,線上會議使用的平台是否穩定,也是需要考量的因素。一個穩定的平台,可以讓數千、甚至數萬名的與會者,同時在線參與活動。而評價也很重要,主辦方也可以將那些評價良好、深受客戶肯定的平台納入選擇名單。

延伸閱讀:最推薦的5個線上會議軟體

結論

藉由本文的介紹,希望讓相關的從業人員,未來在辦理線上活動時,能夠更謹慎的面對每一個細節。筆者相信,只要能夠記住本文所提及的 5 個要素,就能避免犯下不必要的錯誤,從而舉辦一場精彩的活動。

 

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