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線上會議是現代商務人士提高效率的必備互動方式,更是公司企業們在疫情時期克服地理限制的主流工作形式之一。
選擇最適合自己與團隊的線上會議軟體,是一件格外重要的任務。
本篇文章的編輯團隊親自洽詢、並專訪實際使用各種平台的商務人士、在家工作的業者、需要開會的研究生等等,經過深入的研究與資料蒐集,整理出最推薦的線上會議軟體。
本文所介紹的每一款軟體,作為遠端會議的工具其實都非常實用,該有的基本功能都十分完備。但是不同會議軟體之間也各具特色和優缺點,透過實際使用者的心得感想,我們更能掌握第一手資訊,讓商務活動辦得更順暢:
以下是各個軟體的優缺點與資訊
免費版整理:
軟體 | Google Meet | Microsoft Teams | Zoom | Cisco Webex | Microsoft Skype |
與會人數上限 | 100 人 | 100 人 | 100 人 | 100 人 | 100 人 |
會議時間上限 | 60 分鐘 | 60 分鐘 | 40 分鐘 | 50 分鐘 | 100 分鐘 |
優點 | 整合 Google 生態圈 | 整合工作應用程式 | 功能強大 | 介面設計精良 | 會議時間最長 |
缺點 |
介面直覺性普通 | 不在微軟生態圈則較不友善 | 安全性隱憂、會議時間短 | 會議時間較短 | 企業方案終止支援 |
付費版整理:
軟體 | Google Meet | Microsoft Teams | Zoom | Cisco Webex |
基本方案價格 | $8 美金 | $120 台幣 | $14.99 美金 | $13.50 美金 |
與會人數上限 | 150 人 | 300 人 | 100 人 | 150 人 |
會議時間上限 | 24 小時 | 30 小時 | 30 小時 | 24 小時 |
雲端儲存空間 | 100 GB | 10 GB | 1 GB | 5 GB |
優點 | 搭配商務套裝功能非常實惠 | 可以整合微軟工作圈應用程式 | 加購最多可支援到 1000 人 | 介面設計精良 |
缺點 |
介面直覺性普通 | 不在微軟生態圈則較不友善 | 安全性隱憂、基本月費較高 | 費用偏高 |
Google Meet 使用畫面
Google Meet 相容於 Google 常見的免費電子郵件 Gmail,可以說是最常被使用的主要會議軟體之一了。
只要擁有線上會議的網頁連結,所有參加者都可以透過電腦、手機上網,很方便的一鍵加入會議,不需要另外註冊 Google 帳號。
就算在沒有網路的環境下,參加者也可以透過「打電話」的方式、以手機或市話語音連線參加線上會議。
Google Meet 可以很順暢的結合 Google 周邊相關應用程式,像是行事曆、雲端文件、電子郵件等等,輕易整合會議記錄、行程通知提醒,可以說非常方便實用。
Google Meet 相較於其他會議軟體,主要缺點在於:
它對即時通訊、群組互動的功能來說較不直覺,常常要找很久才能切換到想要的功能。這有可能是 Google 為了維持簡潔乾淨的一貫設計,犧牲了其他應用的整合。
例如:要在會議當中使用像是「文字聊天、傳輸檔案」來說,整體而言較不方便。
當畫面太小時,切換版面的功能較難找
Google Meet 的收費方案可以算是所有線上會議軟體當中最便宜的一項,每位使用者只需要美金 $8/月。
更重要的是:這個方案還同時結合了其他 Google Workspace 的商用方案,像是公司的專屬信箱、雲端硬碟儲存空間等,整體而言相當實惠。
訪問對象:James;線上會議的使用經歷:擔任跨境公司的管理者,多年來都使用相關工具進行開會,也透過 Google Meet 加入網路研討會 (Webinar)、跨境公司的線上活動等。
作為一位跨國行銷公司的管理者,Google Meet 是我最常使用的線上會議工具,主要原因是它很完整的結合了 Google 各項產品,像是行事曆、雲端文件,尤其是 Gmail。
不管是和客戶開會、公司內部討論,我們經常使用完電子信件溝通後,就順手開啟「行事曆」的功能寄送會議邀請給對方。
因為 Google Meet 整合了許多平常商務會使用的服務,在使用時就很流暢順手,不需費心開啟多個視窗或分頁,就可以快速找到。
其中我認為最有效率、最常使用到的功能,就是透過 Google 的「日曆」應用程式直接設定會和發出邀請。
這樣一來,系統就會自動建立專屬的線上會議連結、自動透過郵件發送邀請給參加者,也不用怕錯過開會的時間。
還有非常實用的「建立會議紀錄」功能,直接點選後 Google 就會透過附加檔案自動生成紀錄與會議大綱,不需費力就能做好線上會議的所有準備。
我認為 Google Meet 的主要缺點是:
會議視窗上介面當中的圖示比較不直覺,例如我們透過聊天室傳訊息給其他參加人、提醒他們查看的時候,常常要花一段時間尋找聊天功能。
此外,它對於不在 Google 生態圈、不常使用 Google 程式的人來說,就不是那麼友善。
但整體而言 Google Meet 是我們最常用、也最方便的線上會議軟體。
訪問對象:在台灣上市公司擔任專案經理的陳小姐,受訪者與帶領的 30 人以上團隊因為疫情,大家改用 Microsoft Teams 作為主要的會議工具已經滿一年時間
陳小姐認為:Microsoft Teams 最方便的地方,就是它的會議功能可以和工作群組結合的非常好。
深入使用後就會發現,在團隊裡的成員們平常線上討論工作的群組當中,可以簡便的建立一個群組線上會議室。
而且相關的會議紀錄、對話紀錄、甚至是錄影檔案,都會存留在對應的頁面中,隨時可以調閱與討論,商務實用性非常高。
除此之外,Teams 還能和微軟公司的雲端系統 "One Drive" 整合。
不論是會議記錄、簡報檔案、試算表等資料,都可以不用另開分頁,會議時就能一邊導出想要的檔案和成員們即時分享、互動。
Microsoft Teams 還可以結合很多外掛與應用程式,根據使用者的需求自行增添各種想要的附加功能。
介面上的視覺元素也相當直覺,不需耗費太多心力就能找到各式重要功能。
Zoom 這款穩定又耐用的遠端會議軟體,在疫情肆虐、大家的正常生活與工作步調被打亂時,提供了高品質的線上會議服務,藉此收穫了相當多忠實的在家辦公者與商務人士。
作為線上會議早期的先行佈局者,Zoom 在很多人心中的地位就像是「開會」的另外一個稱呼,甚至變成一個動詞。
身為全球知名的頂尖通訊軟體,從線上商務辦公、家族好友跨國聚會、甚至到遠端喪禮,Zoom 都提供相當優秀與穩定的視訊服務。
不過,在 2020 上半年,Zoom 也爆發了關於使用者資訊安全性的爭議,引起不少專家和使用者呼籲:請遠離使用這個軟體。
為了挽回這場危機,Zoom 花了非常多的心思在加強資訊安全與重整旗鼓,但安全疑慮也就此刻在許多使用者的既定印象當中。
儘管有著資安問題,作為一個免費與高知名度的線上會議工具,Zoom 在實用性、操作友善程度、穩定性等層面無疑仍是相當優秀的選擇。
訪問對象:Alice;線上會議的使用經歷:研究所在學生,疫情期間時常有機會使用各式線上會議軟體,參加國內外的學術研討會、線上課程活動等。
第一次使用 Zoom 參加線上課程時,就覺得課程中的視訊和音訊品質都相當不錯。
不過因為 Zoom 本身沒有筆記功能,會需要另外使用 Word 或其他軟體做筆記。幸好 Zoom 可以把視窗縮小,變成置頂的小視窗,就不會擋到筆記軟體的畫面了。
另外,我很喜歡「非文字」的回應功能,因為像是講師越講越快時,我就可以使用「講慢一點」的圖示,在不打擾課程的狀況下,即時向講師或主持人反應。
Zoom 可以使用內建的「圖示」功能,不用打字就能快速和主持人進行溝通
在課程中,講師出了幾個問題,即時考驗同學是否有聽懂課程內容,所有參與者也可以利用這個功能,按下「是」或「否」,快速回答問題。
Zoom 的「非文字」回應功能,讓線上活動的即時互動更為方便,也增添了不少樂趣。
Cisco 的 Webex 被著名的權威媒體 PCMag 評選為最佳線上會議軟體。
根據專家的心得,Webex 擁有非常出色的會議功能、以及平易近人的使用介面。
除此之外,Cisco Webex 也時常更新實用的功能,隨著時間演進也不斷在進步。
Webex 以非常強大的商業實用性著稱,這個會議軟體常被使用在需要極高穩定性以及安全性的跨國際會議上。
而在近期改版中,Webex 特別針對前端的使用者體驗和直覺化設計下了相當多的心力。
整體介面非常乾淨、簡潔,除了正規的會議功能,在多媒體檔案的切換、分享雲端文件等選項也非常順暢。
不過,Webex 同時也是要價最為高昂的線上會議軟體之一,要能完整體驗它的強大功能,最好準備多一點預算來支應。
兩個畫面並排(共用畫面+主講人)
四個畫面同時呈現(共用畫面+主講人+其他與會者)
訪問對象:Alice;線上會議的使用經歷:研究所在學生,疫情期間時常有機會使用各式線上會議軟體,參加國內外的學術研討會、線上課程活動等。
要參加以 Cisco Webex 舉辦的線上研討會時,發現不用註冊帳號就可加入,很方便,不用多花時間註冊帳號。
加入會議後,一開始很納悶為何無法打開視訊鏡頭,後來才發現,是主持人關閉與會者使用視訊的權限。
而在會議中,有同學忘記關掉麥克風而持續發出噪音,主持人在聊天視窗提醒關閉麥克風無效後,主持人就直接關閉所有人的麥克風權限,直到問答時間再開放。
我認為這個功能很實用,可以避免因為與會者沒關視訊鏡頭或忘了設定成靜音,擾亂會議進行,或造成某些尷尬狀況。
另外,我最喜歡的是搭配共用畫面或白板使用的註解功能。以學術研討會來說,像是在問答時間時,主講人就可以開啟白板,使用註解功能記錄問題和答案等,並展示給所有與會者觀看。
Line 可以說是台灣使用者最愛好、最普遍的社群溝通軟體。
幾乎不管男女老少,每個人都會在手機安裝 Line 作為和好友家人溝通的工具。
很自然地,Line 其實也被作為線上會議的備用選項:
每當網路不穩、或者電腦不順的時候,大家往往很直覺的就想到使用 Line 來作為線上會議溝通的替代方案。
畢竟,對方手機裡也有安裝、而且可以快速使用的機率相對地高出很多。
可惜的是,作為一款以社群聊天為主的應用程式,Line 比起其他知名會議軟體的支援度有許多不足。
例如:會議參加者必須都有安裝這個應用程式才能與會,而且大部分的人都是用手機 APP 版本,不是每個人都會在電腦上安裝(尤其是公務)。
Line 在使用上,也很容易和私人活動、非正式公務的交流混合。
整體而言,Line 不是一款非常適合商務正式會議的溝通工具。
但作為備用方案、或者是非正式的群組會議功能,Line 還是能作為一個好工具,可以讓大家在無法馬上找到統一的會議軟體、或者三五好友突然想開視訊會議時,能一起共用的通訊工具。
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