2023년 B2B 마케팅을 위한 성공적인 온라인 행사 필수 지침서

성공적인 온라인 행사를 주최하려면?

코로나 팬데믹이 도래하면서 이전과는 다른 집단 모임에 대한 정책이 발효되었다. 다행히도 새로운 기술의 도움을 통해 많은 행사가 온라인 플랫폼으로 옮겨가고 있다. 하지만 참여가 보장된 온라인 행사를 주최하는 것은 쉬운 일이 아니다.

성공적인 온라인 행사를 진행하려면 어디서부터 어떻게 시작해야 할까? 어떤 플랫폼을 선택해야 할까? 어떤 종류의 행사로 진행해야 할까? 걱정 마시라! EventX와 함께 차근차근 알아보자!

온라인 행사란 무엇인가?

온라인 행사란 물리적인 장소에서 만나는 대신에 인터넷이라는 가상의 공간에서 참여자 간 상호작용을 포함하는 행사이다.

구글 트렌드에 따르면 전 세계가 점점 더 온라인 행사를 중심으로 돌아간다는 것이 확인 가능하다.

온라인 행사를 성공적으로 주최하기 위해서는 참여자가 마치 오프라인 행사에 참여한 것처럼 느낄 수 있도록 해야 하며, 그렇게 함으로써 참여자에게 깊은 인상을 심어주고 잠재 고객을 늘릴 수  있다.

효과적인 홍보, 매력적인 행사 내용, 매끄러운 행사 진행이 조화로워야 성공적인 행사를 기대할 수 있을 것이다. 이외에도 온라인 행사는 참여자의 참여가 굉장히 중요하다. 만약 행사에 많은 참여가 가능하다면 기업 성장의 빠른 속도를 기대할 수 있다.

온라인 행사를 주최하는 이유

오프라인과 온라인 행사 중 어떤 행사를 기획해야 하는가 고민 중인가?

우선, 오프라인 행사와 온라인 행사는 B2B 마케팅이라는 주제에서 동일한 목적을 갖고 있으며, 이는 기업의 홍보, 잠재 고객의 확장, 기업 이미지 정립, 수익으로의 전환이라는 것을 이해할 필요가 있다.

두 종류의 행사는 각 장단점이 있다.

온라인 행사는 지리와 시간의 제약에서 자유로울 수 있다. 온라인 컨퍼런스를 온라인으로 진행하고자 결정하기 이전에, 회사의 실적, 타깃 참여자, 오프라인과 대비하여 온라인으로 행사를 진행하면 초점을 맞추고 있는 목표를 얼마나 잘 달성할 수 있는지의 분석 등을 고민해 봐야 한다.

두 행사 모두 참여자가 행사에 참여할 수 있는 방법을 고안해야 한다는 점에서 온라인 행사와 오프라인 행사의 기획은 큰 차이가 있지 않다. 비용, 참여도를 높일 방법과 데이터의 관점에서 온라인 행사의 효과성을 분석해 봤다.

비용

온라인 행사의 비용은 행사 관리 플랫폼, 녹화 장비와 발표 자료와 같은 구성과 장비에 따라 달라진다고 볼 수 있다. 사전 녹화 영상, 시작 디자인과 방음시설이 필요한지와 같은 추가적인 요소 또한 고민해 봐야 한다. 게다가, 참여자 중심의 활동을 디자인하기 위해서는 참여자 수 제한을 아는 것이 필요하다.

보고서에 따르면, 온라인 행사로 전환된 많은 오프라인 행사에서는 이동 시간과 대여 비용 등을 절약할 수 있었으며, 이는 더 큰 수익을 가져왔다고 한다. 하지만 비용의 전환을 결정할 때에는 신중해야 한다.

상호작용

팬데믹은 참여자 확보의 방법뿐만 아니라 기업과 고객 간의 상호작용의 방식 또한 바꿔놓았다. 국가적으로 거리 두기 정책을 채택함으로써, 온라인 행사는 기업의 브랜드 인식을 키우고 B2B 영업의 한 방식으로 새로운 고객을 유치하며 새로운 사업 기회를 탐색하는 중요한 요소로서 자리 잡게 되었다.

Mark 박사는 그의 팟캐스트에서 온라인과 오프라인에 상관없이 ‘참여도’에 초점을 맞춰야 한다고 강조한다. 우선, 실시간 스트리밍, 팟캐스트, 유튜브 사전 녹화 영상 중 어느 것을 사용할 것인지와 같은 행사의 형태를 결정해야 한다.

그러고 나서는 상품과 서비스에 관심이 있을 타깃이 될 참여자를 정해야 한다. 마지막으로 행사의 목적을 생각하자. 새로운 고객 유치를 원하는 건지 아니면 기존의 고객을 유지하고자 하는 것인지 고민해야 한다.

데이터

이제는 데이터 분석에 관심을 가져야 할 때이다. 데이터를 통해 정확한 타깃 고객을 알 수 있을 뿐만 아니라, B2B 영업 데이터를 추적하여 강력한 경쟁력을 얻을 수 있기 때문이다.

그러므로 행사를 통해 최대한 많은 데이터를 얻는 것이 필요하다. 더 많은 정보를 모을수록, 행사를 기업의 B2B 마케팅 목적에 최적화하기 쉬워진다는 것을 명심해야 한다. 종합적인 행사 데이터 분석을 통해 사업에 필요한 부분을 정확히 알 수 있고, 상품을 위한 다양한 기획 또한 가능하다. 이러한 정보를 활용하여 디지털 마케팅을 계획하면 더 나은 콘텐츠, 기업 인식과 고객 충성도를 얻을 수 있다.

온라인 행사 종류 3가지

온라인 행사를 주최하기로 결심했다면 어떤 종류의 온라인 행사가 있는지 알아봐야 한다. 온라인 행사가 오프라인 행사의 온전한 대체는 아니지만 행사의 전체적인 효과를 강화하고 연장하는 요소라고 할 수 있다. 더불어 행사의 효과성이 바로 행사를 주최하는 가장 중요한 요소이다.

1. 컨퍼런스

온라인 컨퍼런스는 기조 연설, 회의 등을 포함하는 종합적인 안건을 중심으로 이루어진다. 온라인 컨퍼런스에는 다양한 작은 세션이 있다. 연설자와 참여자는 이러한 세션에서 행사 관리 플랫폼의 내장 기능을 활용하여 상호작용을 할 수 있다. 더불어 참여자는 세션을 보고 관심 있는 주제를 찾아 참여하게 된다.

2. 웨비나

웨비나를 통해서라면 전 세계 어느 곳에서든 참여가 가능하며, 언제든 발표자의 발표를 들을 수 있다. 만약 예산이 제한적이라면, 온라인 회의실과 같은 기본적인 기능에 더 많은 참여자를 수용 가능한 무료 웨비나 플랫폼을 확인하는 것이 도움이 될 것이다. 

혹은 더 많은 참여자 수용, 맞춤 행사 페이지 제작, 다양한 기능을 갖춘 행사 관리 시스템 그리고 다른 도구와의 통합과 같은 추가적인 기능이 필요하다면, 행사 관리 플랫폼의 유료 플랜을 확인하여 필요에 맞는 플랜을 구독하면 된다.

행사를 유료로 진행하는 것도 걱정 마시라! 대부분의 웨비나 플랫폼은 페이팔, 비자, 마스터카드 등과 같은 결제 중계 시스템과 통합되어 있다. 유료 플랜에서는 Q&A, 영상 녹화, 사전 녹화 영상 재생과 같은 기능을 활용하여 참여자와 더 많은 상호작용이 가능하다. 이렇게 웨비나를 통해서 더 즐거운 B2B 마케팅 행사를 진행할 수 있는 것이다!

3. 하이브리드 행사

가장 최신의 행사 마케팅 트렌드인 하이브리드 행사는 오프라인 행사와 온라인 행사가 합쳐진 형태이다.

대부분의 하이브리드 행사는 큰 규모의 B2B 기업과 다국적 기업에서 활용되어왔다. 이는 여러 곳에 흩어져있는 직원을 한곳에 모으는 것이 어려웠기 때문이다.

이외에도 모든 참여자가 직접 참여가 불가능한 컨퍼런스에서도 하이브리드 행사가 사용된다. 오프라인 행사에 가상 환경을 더하여 지리적 한계를 넘어 더 멀리까지 도달할 수 있게 되는 것이다.

행사 관리 플랫폼의 기본적인 기능에는 무엇이 있을까?

온라인 행사는 다양한 기능, 내용, 행사 내의 상호작용 그리고 데이터로 구성되어 있다. 온라인 행사의 참여는 컴퓨터나 모바일 기기를 통해서 이루어진다. 그러므로, 성공적인 B2B 마케팅을 위해서는 온라인 행사 관리 플랫폼과 해당 플랫폼의 안정성이 굉장히 중요하다.

행사 설명 페이지

행사 설명 페이지는 잠재 고객에게 첫인상을 제공하며, 참여자의 개인 정보와 지불 방법과 같은 행사 진행을 위한 데이터 수집을 목적으로 하는 첫 도구라고 할 수 있다. 잘 디자인된 설명 페이지는 더 훌륭한 인상을 선사할 뿐만 아니라 더 많은 사람의 참여를 끌어낼 수 있다. 

잘 만들어진 행사 설명 페이지는 쉽게 참가 등록을 하도록 하여 모든 절차를 간단하게 진행되도록 해야 한다. 하지만, 몇몇의 무료 웨비나 플랫폼은 행사 설명 페이지를 필요에 맞게 변경할 수 있는 기능을 포함하지 않는다. 맞춤 B2B 행사 설명 페이지를 만들기 위해서는 더 높은 단계의 플랜을 선택해야 할 것이다.

참여도

온라인 행사라서 상호작용이 적을까 고민한다면 그것은 오산이다!

올바른 온라인 행사 관리 플랫폼을 활용하면 참여자는 명함을 교환할 수도 있고, 일대일 대화를 나누거나 실시간 Q&A 세션까지 가능하다. 이러한 기능을 통해서 참여자는 몇 시간 동안 모니터만 바라보고 앉아 있는 대신 행사에 적극적으로 참여할 수 있다. 더불어 이는 회사 내부의 의사소통을 활발히 하여 브랜드 이미지 성장에도 도움이 될 것이다.

실시간 Q&A

온라인 행사가 진행되는 동안 참여자는 오프라인 행사에서처럼 손을 들고 질문을 하기 어렵다. 그러므로 실시간 Q&A 세션을 더하거나 투표를 활용하여 참여자 간의 상호작용을 시작하도록 할 수 있다. 채팅창을 통해서 또한 참여자는 비슷한 관심사의 다른 참여자와 대화를 나는 것도 가능하다.

이러한 도구 이외에도 참여자가 인스타그램이나 페이스북에 사진을 올리고 태그를 하게 함으로써 행사를 홍보할 수 있고, B2B 마케팅 행사에 참여자를 더 많이 늘릴 수 있다.

소셜 라운지

사람을 실제로 만나지 않더라도 온라인에서 명함을 교환할 수 있고 인맥을 쌓을 수 있다. 핸드폰을 활용하여 온라인 행사 플랫폼의 기능을 통해 다른 사람들에게 메시지를 보내는 것 또한 가능하다.

다른 참여자를 친구로 저장하면 일대일 대화를 나누거나 모임을 가질 수도 있다. 참여자가 참여 등록을 하며 제출한 정보를 통해 그들에게 딱 맞는 채팅방 혹은 소그룹을 만들어 참여하도록 하는 것도 가능하다.

참여자의 참여를 한 단계 높이기 위해서 화상 통화, 소회의실과 소셜 라운지 기능을 사용하는 것도 아주 좋은 방법이다! 이를 통해 참여자는 서로 의미 있는 인맥 형성을 형성하여 성공적인 B2B 영업을 이어나갈 수 있다.

행사 분석

행사 분석은 모든 행사에 꼭 필요한 단계이다. 이는 행사 주최자로 하여금 행사 전체의 실적을 평가하고 잠재 고객을 확인할 수 있도록 하며, 오프라인 행사와 가장 큰 차이점이라고 할 수 있다.

행사 준비부터, 행사 진행, 행사 종료까지 행사 주최자는 타깃 고객을 알아내고 잠재 고객에서 실제 고객으로 전환되는 비율을 향상시키고자 지속적으로 피드백을 모아야 한다. 이렇게 모인 분석 결과가 다음 기업 마케팅을 위한 온라인 행사의 성공 여부를 결정하게 되는 것이다.

EventX: B2B 마케팅을 위한 통합형 행사 관리 소프트웨어

EventX는 기업 비즈니스를 위한 하이브리드 행사 관리 솔루션을 제공하는 아시아의 선도적인 기업이다. EventX와 함께라면 여러 주최자가 함께 하는 오프라인 행사와, 상호작용을 가능하게 하는 전시회장, 온라인 등록 양식, 웨비나와 같은 혁신적인 요소를 갖춘 어느 형태의 온라인 행사던 성공적으로 주최할 수 있다.

꼼꼼하고 정확한 B2B 마케팅 행사 분석은 기업이 참여자를 추적하고 이해하는 것 또한 가능하게 한다.

실시간 화상 세션을 위해 EventX를 활용하고자 할 때, 참여자와 주최자 그 누구도 추가적인 소프트웨어의 설치가 필요하지 않다. 행사 주최자가 ZOOM을 사용한다면, 해당 링크를 EventX 플랫폼에 불러올 수 있다.

EventX에서는 화상 회의 진행, 참여자 간의 상호작용을 위한 이모티콘을 활용, Q&A와 투표 진행 모두 손쉽게 가능하다! 소셜 라운지와 함께라면 소수의 인원부터 수천 명까지 모두 함께 대화를 나눌 수 있다.

참여자 마음대로 방을 입, 퇴장 할 수 있고, 서로 대화를 나누는 것부터, 명함 교환, 인맥 쌓기까지 모두 가능하다. EventX는 티켓팅 시스템이 아니며, 자동화된 일대일 회의 그리고 다중 실시간 스트리밍이 연속적으로 가능하다는 것이 ZOOM과의 가장 큰 차별점이라고 할 수 있다. 

EventX는 135개국에서 5백만 이상의 참여자를 대상으로 2만 회 이상 행사를 주최하였다. 이러한 경험을 통해, EventX는 기업과 고객을 연결하며, 더 넓은 범위의 참여자를 위한 최고의 플랫폼으로 거듭났다. 주저하지 말고 어서 시작해보자!