活動企劃怎麼做?圖解 6 步驟教你輕鬆辦活動

Jemmy K 五月 18, 2022

活動企劃指的是對於會議、展覽、派對等活動每一個細節的協調,要做的事情包含挑選場地、制定預算、邀請來賓、場地佈置、設備安排、活動流程規劃等。

舉辦活動是每個人一生當中都會遇到的事情,從學生時代辦營隊、畢業典禮,成年後辦婚禮、派對,工作上更是常常會遇到舉辦會議、展覽、尾牙等等。

每個活動看似簡單,實際上是由無數個細節堆積起來,把每個細節做的愈好,活動成功的機率也就愈大。

本文集結了活動企劃公司多年來辦了數百場活動的經驗,整理出活動企劃的 6 大步驟,搭配專業活動企劃公司的建議,讓讀者根據流程就可以輕鬆的辦活動!

活動企劃流程

1. 活動發想/提案

在活動發想時,如果思緒混亂,不妨使用「5W2H方法」來思考活動雛形,這個階段把以下問題想的更清楚,活動企劃上就會更容易。

  • 辦什麼活動(What):確認活動的主題與內容
  • 為什麼要辦活動 (Why):確認活動的目標,這個在行銷的角度尤其重要,例如活動目標是增加品牌知名度或是提升業績呢?目標不同,做法也會不一樣
  • 活動時間 (When):確認活動何時舉辦,可以詳細到日期與時間
  • 活動地點 (Where):確認活動在何處舉辦,是線上還是實體?場地需要多大?
  • 活動參與者 (Who):確認活動的參與者有誰,包含企劃團隊、目標受眾、講者、贊助商等
  • 活動形式 (How):確認活動要如何進行,採用什麼樣的形式與流程
  • 活動預算 (How much):確認活動經費有多少 

1-2

項目

代表意義

活動企劃重點

What

活動關於什麼?要傳達什麼理念?

活動主題、內容

Why

活動的目標是什麼?要達到什麼效果?

活動目標

When

活動在何時舉行?

活動時間

Where

活動在哪裡舉行?

活動地點

Who

活動參與者有誰?

確認企劃團隊、目標受眾、講者、贊助商

How

活動要如何進行?

活動形式、流程、執行細節

How much

活動預算有多少?

活動預算

專家建議:

在舉辦活動時,很多人會忽略活動目標的設定,但這是舉辦活動最重要的環節。一般來說,設定目標前,建議:

  1. 要先做市場調查:做市場調查有助於品牌了解消費者內心的需求,並掌握近期市場競爭的趨勢,可以幫助品牌定出合適的目標。
  2. 活動目標要與品牌理念一致:品牌理念是建立品牌形象的基礎,所以活動目標需要與品牌理念一致,才能傳達給消費者一致性的訊息。舉例來說,假設某食品公司的品牌理念是提供給消費者0化學添加的天然食品,那麼活動目標也要針對這個理念去推廣新產品、設定新產品要達到多少銷售額。

有了具體的目標後,所有的企劃都會緊扣著這個目標進行,把所有的細節想得愈清楚,愈有助於目標的達成。

延伸閱讀:成功的活動企劃該怎麼設定目標?這幾個步驟讓你不必再絞盡腦汁!

2. 活動籌備

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確定目標和策略

活動最重要的就是確認最終的目標是什麼,並且訂定達成目標的策略,確定了之後,其它的細節就會緊扣著這兩者進行。

舉例來說,一家保養品公司參加有機展,最終「目標」可以是:提升新產品的知名度,進而帶來銷售。

訂定達成目標的「策略」可以包括:

  • 活動期間,新產品的粉絲專頁追蹤人數要增加 1,000 人
  • 活動期間,新產品在社群媒體上的互動數要超過 10,000 次
  • 活動期間,新產品要售出超過 500 瓶

儘早確認預算

儘早確認預算有助於活動其他部分的規劃,如果不知道預算,很多事情會窒礙難行。

例如場地預算是 10 萬元或 100 萬元,找的方向就差很多。

知道有多少錢後,就可以開始分配預算,預算列的愈詳細愈好。

包含場地費、設備費、人員費、行銷費、交通及伙食雜支等,甚至連最常被遺忘的小費用如:給演講者的禮品等,都要列進去。

最後,記得要預留 20% 預算給突發事件

預算表做好後,就要根據預算去執行活動,中間若有變動也要隨時更新,以免預算透支。

延伸閱讀:4 步驟教你如何為你的線上活動制定預算

決定時間、地點或線上活動平台

活動主要分為實體線下活動跟虛擬線上活動兩種。

如果是實體活動,選擇合適的時間地點相當重要,尤其是大型場地,一般都需要半年前預訂。

舉例來說,多數場地的租金都是假日會比平日貴,因此活動的日期也會影響租金的高低。而大型場地則有淡旺季之分,例如 1~2 月有很多尾牙活動、銷售會議等,大型場地會比較難訂,租金也會較高。

如果是線上活動,則要慎選適合的線上活動平台。在選擇平台時,最重要的是考量它的穩定度、影像畫質、單次活動時間上限、同時可以容納多少人參與、客服支援等。

畢竟我們不希望活動舉辦到一半時中斷,那會打壞所有人的興致。

管理活動團隊

活動的企劃跟進行當中,團隊是非常關鍵的,尤其是大型活動,團隊人數可能超過 10 人以上,因此「明確的分工」及「確實的管理」會影響活動是否能順利進行。

一般來說,活動團隊成員可以分類成五種角色

  1. 行政及企劃
    這是專案經理的角色,負責整個專案的推動、預算的編制及採購的決策等。
  2. 設備及物流
    負責整體後勤支援,從場地佈置、設備安排到所有人員的餐飲等,都是由這個角色負責。
  3. 技術支援
    技術團隊也扮演相當重要的角色,負責安排穩定的網路、測試所有設備及排除臨時的故障。
  4. 行銷及宣傳
    負責確保活動的潛在參與者都能得知活動相關的訊息,包含時間表、地圖、手冊、講者訊息等。此外,如何透過宣傳讓活動整體效益最大化,也是此團隊的工作重點。
  5. 公關及贊助
    通常需要擁有良好的社交能力;負責替活動尋找贊助商,並且跟相關合作廠商保持良好的關係。

在活動的管理上,有許多細節需要跟進及確認,目前市面上也有一些活動管理工具可供運用,可讓團隊更清楚了解工作的目標跟方式。

擬定詳細活動計畫

擬定活動企劃書的好處是,可以幫助活動團隊了解整個活動的全貌、有助任務分配,並且可以讓公關團隊用它去拉贊助。

一份詳盡的活動企劃書應該包含以下要素:

  • 活動目標
  • 活動時間
  • 活動地點
  • 活動時程表
  • 演講者及來賓介紹
  • 活動推廣計畫
  • 活動贊助計畫
  • 報名管理(報名軟體、繳費方式、追蹤、現場簽到等)
  • 餐飲安排
  • 團隊工作分配等

確認講者及贊助商

大型活動一般都會邀請演講者及贊助商。

  • 講者:可以利用該領域的專家來為自己的活動加分,增加活動可看性並且吸引更多潛在受眾來參加。
  • 贊助商:可以幫助平衡活動的成本,使活動更容易達到設定的投資報酬率。

然而,拉贊助絕不是靠關係這麼簡單,需要用數據說服贊助商把錢或產品拿出來,因為贊助商也會去衡量它贊助的投資報酬率。

舉例來說,一家奶粉公司舉辦一場大型的母嬰講座,邀請超過一千名孕媽咪參加,公司希望能得到一些贊助。

此時它可以找賣婦嬰用品的廠商,請他們贊助活動贈品或是經費。

公司可以用來說服贊助商、提供贊助商的資源包括:

  • 贊助商可以獲得與會者的資料,並導入他們的客戶關係管理系統(在符合個資法的前提下)
  • 贊助商可以在現場擺攤位,獲得跟與會者接觸的機會
  • 贊助商可以贊助試用包,讓產品觸及更多潛在客戶
  • 在現場展示贊助商品牌的廣告,提升品牌曝光度

專家建議:

辦過活動的人都知道,要兼顧到活動每一個細節需要花費大量的時間跟精力,且活動不會 100% 跟著預設的方式進行,中間需要來來回回的調整,突發事件更是牽一髮而動全身。

在這過程當中,如果有個好的活動管理工具可供使用,會使得工作更加簡化有效率。

統計數據顯示,活動管理軟體可以將生產力提高 27%、利潤提高 20~30%、出席率提高 20%,因此建議每個活動企劃者的工具箱中,都要有一個活動管理軟體。

3. 建立活動品牌與行銷

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舉辦活動的主要挑戰之一,就是要讓活動能在眾多競爭者中脱穎而出。

因此,如何把活動打造成一個令人印象深刻的品牌,以及如何行銷,也是活動是否能成功的關鍵之一。

在打造品牌時,有以下幾點建議:

  1. 取一個獨特的活動名稱
    活動名稱會是潛在與會者第一個看到的名字,它反映了活動的主題和願景。最好讓活動名稱易於發音且容易記憶,同時又是獨一無二的。如果可以的話,也可以想一個簡短的口號或標語,來描述活動內容。
  2. 設計活動的專屬 Logo
    可以為活動設計一個獨一無二的 Logo 放在活動名稱旁邊,會令人更印象深刻。
  3. 使用一致的品牌元素
    在所有與消費者的接觸點,例如在門票、活動網站、現場佈置、電子郵件及社群媒體上,都使用一樣的活動名稱、活動 Logo、品牌顏色等,增加消費者記憶點。

此外,和打造品牌密不可分的就是行銷策略,顧名思義就是怎麼讓更多的人知道這個活動,進而想報名參加。大型活動的行銷一般在活動前 3 至 6 個月就開始進行。

在擬定行銷策略時,通常有三個步驟

  1. 進行市場調查並設立活動目標:藉由市場調查更清楚了解受眾及市場競爭狀況,有助於訂定活動目標。
  2. 擬定行銷策略:根據市場調查的結果來擬定行銷策略,看透過什麼方式才能接觸到最多潛在受眾並打動他們。
  3. 執行行銷策略:常用來做活動行銷的手法包含:早鳥活動、Email 行銷、社群媒體行銷、內容行銷、線上廣告、新聞稿、傳統紙媒及傳單等。

專家建議:

早期在辦活動時,大多是透過報章雜誌或是戶外看板做宣傳,不僅費用高效果也很難預期。

現在的行銷管道日新月異,像是社群媒體Email 行銷都是目前效果最好的管道之一,而且還可以利用觸及率、轉化率等數字預估成效,建議可以善加利用。

此外,如果活動有邀請講者或來賓,可以借助他們的力量,透過他們的社群媒體去宣傳,一般都能達到不錯的效果。

延伸閱讀:該怎麼讓更多人參加品牌活動呢?這 5 招推薦給你!

4. 活動彩排

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紙上談兵跟現場演練差別是非常大的,因此每個活動進行前一定要彩排。

彩排是將整個流程按照時程表跑過一次,需細緻到給講者遞麥克風、上下台走位都要實際演練一次,以降低突發事件發生的機率。

活動彩排時,包含整個活動團隊、主持人、講者都需要參加,最好還要有人扮演觀眾來問問題,模擬實際活動時的場景。

彩排的好處包含:

  1. 減少設備出問題:包含網路、音響、麥克風、影片播放等,這些是最容易在活動中出問題的。
  2. 降低講者的焦慮:多加排練可以使講者在台上更加自信及放鬆,減低他們的焦慮感。
  3. 有助時間的控制:經過彩排,可能會發現活動時間和預期的不一樣,此時就可以立刻進行調整,確保活動在時間內順利完成。

如果是線上活動,則彩排更為重要,因為任何一個設備或是人員的中斷都可能會讓觀眾隨時離開。所以要透過彩排確保活動能夠順利的進行,讓觀眾有超乎預期的體驗。

專家建議:

不管是線上還是線下活動,活動前的彩排都很重要,大型活動甚至還會進行超過一次以上的彩排。

彩排的除了把流程順過一次之外,最重要的是準備備案 (Plan B),也就是當突發狀況發生時,要怎麼應對,確保活動不中斷。

例如戶外的活動會有雨天的備案,會議要準備講者臨時不來的備案,線上活動則要準備設備斷線時的備案等。

讓團隊成員清楚知道每個人的職責,並清楚狀況發生時要如何應對,活動才能順利進行下去。

5. 活動現場執行 & 紀錄

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活動執行當天,要確保所有活動成員都有一張活動時程表,上面記錄每個時間點要做的事情、以及角色的分配。

此外,在活動 48 小時前,最好可以再檢查一些關鍵事項,例如:

  • 發 Email 提醒與會者參加
  • 聯繫出席的媒體
  • 檢查場地並進行彩排
  • 準備一個房間做為指揮中心
  • 查看天氣預報並做好相應的準備
  • 確保團隊每個人清楚整個活動內容
  • 檢查物流
  • 聯繫講者和來賓
  • 仔細檢查活動清單
  • 把所有技術設備進行充電和檢查
  • 準備一套日常用品(備用筆、螢光筆、紙、充電器、延長線等)
  • 準備相關文件包(PR文件、活動行程表等)
  • 帶一件備用的衣服(以防你穿的衣服出問題)
  • 空出時間讓自己休息

最後,活動當天最好指派專人錄音、錄影及照相,不但能為活動留下紀錄,也能夠在後續的行銷當中使用。

專家建議:

活動當天,不管是線上活動或是實體活動,建議都要錄音、錄影及拍照。

留下這些紀錄的好處包含:

  1. 可剪輯活動片段做為下一次活動的宣傳。
  2. 錄製的影片或音檔可以寄給沒辦法參加的人看,吸引更多潛在受眾。
  3. 將活動成效發布給媒體,幫品牌做再次宣傳

6. 活動評估

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辦活動的最後一個步驟──

評估活動的成效,也是非常重要的步驟,可以做為下一次活動的參考。

活動成效可以用以下幾種方式來進行評估:

  • 是否達成目標:
    檢視是否達成一開始所設立的目標。
  • 數據分析
    如果是線下活動,可以分析的數據包含賣了多少張門票、活動營收是多少、獲得了多少個潛在客戶名單、成交金額多少、活動投資報酬率多少等。如果是線上活動,則可以分析的數據會更豐富,包含有多少人參加、活動營收是多少、與會者點擊最多的頁面什麼、與會者的互動率、跳出率等。
  • 問卷調查
    對與會者進行問卷調查,可以得知他們對於活動的滿意度,以及他們感興趣、不感興趣的地方,可做為下次活動改進的參考。
  • 與會者活動結束後發布的心得
    在社群媒體或活動網頁上,可以看到與會者針對這次活動發布的心得,這樣的回饋往往是最真實的。
  • 贊助商的反饋
    根據贊助商的反饋,也可以得知活動成效是否有達到他們預期,並可以紀錄此次成效,做為下次拉贊助的數據。

專家建議:

活動的管理跟評估如果都用手工統計可能十分費時,然而市面上有許多活動管理的工具,除了可以協助活動企劃者建立活動網站、簡化報名流程,最重要的是還可以產生數據分析

這些數據包含與會者出席狀況、各項活動的點擊率、哪些演講者更受歡迎等。擁有這些數據,可以協助活動主辦方更客觀的分析活動成效,並做為未來活動的依據。

總結

活動企劃涵蓋的項目很廣泛,包含挑選場地、制定預算、邀請來賓、場地佈置、設備安排、活動流程規劃等,裡面有成千上百個細節需要掌握。所謂魔鬼出在細節裡,能把每個細節做好,活動成功的機率就愈大。

針對活動管理帶來的困擾,市面上已經出現很不錯的活動管理平台,能夠協助活動企劃者籌備活動、推動行銷策略、追蹤活動進度及使用數據評估活動。有辦活動的需求者不妨善加利用。

EventX 擁有活動產業將近 10 年的經驗,擅長線上活動及線上線下活動的整合,能解決活動企劃者的痛點,並協助他們舉辦成功的活動。

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