對我們的產品有興趣嗎?
想透過活動媒合更多商機嗎?想讓你的活動吸引更多人潮嗎?
EventX 精通各種虛實混合活動、實體活動或線上活動解決方案,立即連絡我們取得免費試用!
EventX 精通各種虛實混合活動、實體活動或線上活動解決方案,立即連絡我們取得免費試用!
活動企劃指的是對於會議、展覽、派對等活動每一個細節的協調,要做的事情包含挑選場地、制定預算、邀請來賓、場地佈置、設備安排、活動流程規劃等。
舉辦活動是每個人一生當中都會遇到的事情,從學生時代辦營隊、畢業典禮,成年後辦婚禮、派對,工作上更是常常會遇到舉辦會議、展覽、尾牙等等。
每個活動看似簡單,實際上是由無數個細節堆積起來,把每個細節做的愈好,活動成功的機率也就愈大。
本文集結了活動企劃公司多年來辦了數百場活動的經驗,整理出活動企劃的 6 大步驟,搭配專業活動企劃公司的建議,讓讀者根據流程就可以輕鬆的辦活動!
在活動發想時,如果思緒混亂,不妨使用「5W2H方法」來思考活動雛形,這個階段把以下問題想的更清楚,活動企劃上就會更容易。
項目 |
代表意義 |
活動企劃重點 |
What |
活動關於什麼?要傳達什麼理念? |
活動主題、內容 |
Why |
活動的目標是什麼?要達到什麼效果? |
活動目標 |
When |
活動在何時舉行? |
活動時間 |
Where |
活動在哪裡舉行? |
活動地點 |
Who |
活動參與者有誰? |
確認企劃團隊、目標受眾、講者、贊助商 |
How |
活動要如何進行? |
活動形式、流程、執行細節 |
How much |
活動預算有多少? |
活動預算 |
在舉辦活動時,很多人會忽略活動目標的設定,但這是舉辦活動最重要的環節。一般來說,設定目標前,建議:
有了具體的目標後,所有的企劃都會緊扣著這個目標進行,把所有的細節想得愈清楚,愈有助於目標的達成。
延伸閱讀:成功的活動企劃該怎麼設定目標?這幾個步驟讓你不必再絞盡腦汁!
活動最重要的就是確認最終的目標是什麼,並且訂定達成目標的策略,確定了之後,其它的細節就會緊扣著這兩者進行。
舉例來說,一家保養品公司參加有機展,最終「目標」可以是:提升新產品的知名度,進而帶來銷售。
訂定達成目標的「策略」可以包括:
儘早確認預算有助於活動其他部分的規劃,如果不知道預算,很多事情會窒礙難行。
例如場地預算是 10 萬元或 100 萬元,找的方向就差很多。
知道有多少錢後,就可以開始分配預算,預算列的愈詳細愈好。
包含場地費、設備費、人員費、行銷費、交通及伙食雜支等,甚至連最常被遺忘的小費用如:給演講者的禮品等,都要列進去。
最後,記得要預留 20% 預算給突發事件。
預算表做好後,就要根據預算去執行活動,中間若有變動也要隨時更新,以免預算透支。
延伸閱讀:4 步驟教你如何為你的線上活動制定預算
活動主要分為實體線下活動跟虛擬線上活動兩種。
如果是實體活動,選擇合適的時間地點相當重要,尤其是大型場地,一般都需要半年前預訂。
舉例來說,多數場地的租金都是假日會比平日貴,因此活動的日期也會影響租金的高低。而大型場地則有淡旺季之分,例如 1~2 月有很多尾牙活動、銷售會議等,大型場地會比較難訂,租金也會較高。
如果是線上活動,則要慎選適合的線上活動平台。在選擇平台時,最重要的是考量它的穩定度、影像畫質、單次活動時間上限、同時可以容納多少人參與、客服支援等。
畢竟我們不希望活動舉辦到一半時中斷,那會打壞所有人的興致。
活動的企劃跟進行當中,團隊是非常關鍵的,尤其是大型活動,團隊人數可能超過 10 人以上,因此「明確的分工」及「確實的管理」會影響活動是否能順利進行。
一般來說,活動團隊成員可以分類成五種角色:
在活動的管理上,有許多細節需要跟進及確認,目前市面上也有一些活動管理工具可供運用,可讓團隊更清楚了解工作的目標跟方式。
擬定活動企劃書的好處是,可以幫助活動團隊了解整個活動的全貌、有助任務分配,並且可以讓公關團隊用它去拉贊助。
一份詳盡的活動企劃書應該包含以下要素:
*延伸閱讀:快速了解時下最夯的企業 CSR 活動怎麼做?
大型活動一般都會邀請演講者及贊助商。
然而,拉贊助絕不是靠關係這麼簡單,需要用數據說服贊助商把錢或產品拿出來,因為贊助商也會去衡量它贊助的投資報酬率。
舉例來說,一家奶粉公司舉辦一場大型的母嬰講座,邀請超過一千名孕媽咪參加,公司希望能得到一些贊助。
此時它可以找賣婦嬰用品的廠商,請他們贊助活動贈品或是經費。
公司可以用來說服贊助商、提供贊助商的資源包括:
辦過活動的人都知道,要兼顧到活動每一個細節需要花費大量的時間跟精力,且活動不會 100% 跟著預設的方式進行,中間需要來來回回的調整,突發事件更是牽一髮而動全身。
在這過程當中,如果有個好的活動管理工具可供使用,會使得工作更加簡化有效率。
使用 EventX 活動 App,能讓活動流程更加順暢,所有活動日程都在 App 上一目瞭然,同時還能夠讓不能來參加活動的人在線上觀看直播,而對於活動主辦方而言,若有個好用的活動數據後台,還可以追蹤在線觀看人數,並透過報名者提供的個人資料,蒐集整理成潛在客戶名單,匯入 CRM 系統,以便日後作進一步的品牌行銷,EventX App 還能從後台審核與管理來報名活動的人的背景資料,以防競品參展。
統計數據顯示,活動管理軟體可以將生產力提高 27%、利潤提高 20~30%、出席率提高 20%,因此建議每個活動企劃者的工具箱中,都要有一個活動管理軟體。
舉辦活動的主要挑戰之一,就是要讓活動能在眾多競爭者中脱穎而出。
因此,如何把活動打造成一個令人印象深刻的品牌,以及如何行銷,也是活動是否能成功的關鍵之一。
在打造品牌時,有以下幾點建議:
此外,和打造品牌密不可分的就是行銷策略,顧名思義就是怎麼讓更多的人知道這個活動,進而想報名參加。大型活動的行銷一般在活動前 3 至 6 個月就開始進行。
在擬定行銷策略時,通常有三個步驟:
早期在辦活動時,大多是透過報章雜誌或是戶外看板做宣傳,不僅費用高效果也很難預期。
現在的行銷管道日新月異,像是社群媒體及 Email 行銷都是目前效果最好的管道之一,而且還可以利用觸及率、轉化率等數字預估成效,建議可以善加利用。
此外,如果活動有邀請講者或來賓,可以借助他們的力量,透過他們的社群媒體去宣傳,一般都能達到不錯的效果。
延伸閱讀:該怎麼讓更多人參加品牌活動呢?這 5 招推薦給你!
紙上談兵跟現場演練差別是非常大的,因此每個活動進行前一定要彩排。
彩排是將整個流程按照時程表跑過一次,需細緻到給講者遞麥克風、上下台走位都要實際演練一次,以降低突發事件發生的機率。
活動彩排時,包含整個活動團隊、主持人、講者都需要參加,最好還要有人扮演觀眾來問問題,模擬實際活動時的場景。
彩排的好處包含:
如果是線上活動,則彩排更為重要,因為任何一個設備或是人員的中斷都可能會讓觀眾隨時離開。所以要透過彩排確保活動能夠順利的進行,讓觀眾有超乎預期的體驗。
專家建議:
不管是線上還是線下活動,活動前的彩排都很重要,大型活動甚至還會進行超過一次以上的彩排。
彩排的除了把流程順過一次之外,最重要的是準備備案 (Plan B),也就是當突發狀況發生時,要怎麼應對,確保活動不中斷。
例如戶外的活動會有雨天的備案,會議要準備講者臨時不來的備案,線上活動則要準備設備斷線時的備案等。
讓團隊成員清楚知道每個人的職責,並清楚狀況發生時要如何應對,活動才能順利進行下去。
活動執行當天,要確保所有活動成員都有一張活動時程表,上面記錄每個時間點要做的事情、以及角色的分配。
此外,在活動 48 小時前,最好可以再檢查一些關鍵事項,例如:
最後,活動當天最好指派專人錄音、錄影及照相,不但能為活動留下紀錄,也能夠在後續的行銷當中使用。
活動當天,不管是線上活動或是實體活動,建議都要錄音、錄影及拍照。
留下這些紀錄的好處包含:
辦活動的最後一個步驟──
評估活動的成效,也是非常重要的步驟,可以做為下一次活動的參考。
活動成效可以用以下幾種方式來進行評估:
活動的管理跟評估如果都用手工統計可能十分費時,然而市面上有許多活動管理的工具,除了可以協助活動企劃者建立活動網站、簡化報名流程,最重要的是還可以產生數據分析。
這些數據包含與會者出席狀況、各項活動的點擊率、哪些演講者更受歡迎等。擁有這些數據,可以協助活動主辦方更客觀的分析活動成效,並做為未來活動的依據。
活動企劃涵蓋的項目很廣泛,包含挑選場地、制定預算、邀請來賓、場地佈置、設備安排、活動流程規劃等,裡面有成千上百個細節需要掌握。所謂魔鬼出在細節裡,能把每個細節做好,活動成功的機率就愈大。
針對活動管理帶來的困擾,市面上已經出現很不錯的活動管理平台,能夠協助活動企劃者籌備活動、推動行銷策略、追蹤活動進度及使用數據評估活動。有辦活動的需求者不妨善加利用。
EventX 擁有活動產業將近 10 年的經驗,擅長線上活動及線上線下活動的整合,能解決活動企劃者的痛點,並協助他們舉辦成功的活動。
We know the importance of timely followup. In business hours, we will contact you in 30 mins.
Fill in the form now.
我們了解即時追蹤的重要性。在營業時間內,我們將於30分鐘內聯繫您。
立即填寫表格。
我们了解即时追踪的重要性。在营业时间内,我们将于30分钟内联系您。
立即填写表格。
เราเข้าใจในความสำคัญของการติดตามผลแบบเรียลไทม์
เราจะติดต่อกลับภายใน 30 นาที
กรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม
We know the importance of timely followup. In business hours, we will contact you in 30 mins.
Fill in the form now.
タイムリーに顧客フォローの重要性は理解いたします。ご送信後30分以内にご連絡いたします。(営業時間中に限ります)
フォームに必要事項を記入し、当社の担当者にお問い合わせください。
We know the importance of timely followup. In business hours, we will contact you in 30 mins.
Fill in the form now.