행사 참석자 명단을 효율적으로 관리하는 팁 6가지!ㅣEventX 이벤트엑스

Seona Kim 11월 28, 2022

 

지난 포스팅에서는 행사 등록 페이지를 통해 많은 참석자를 끌어모을 수 있는 ‘행사 참가 신청서 만드는 방법’에 대해 알아보았습니다.

이렇게 취합한 정보들을 바탕으로 행사 당일까지 참석자 명단을 효율적으로 관리하려면 어떻게 해야 할까요? 본 포스트에서 6가지 팁을 공개합니다!



 행사 준비의 두 번째 관문, “참석자 명단 관리” 

 

참가자를 만나는 가장 첫 관문, 행사 등록 페이지를 통해 많은 참석 신청자를 확보하셨나요? 그렇다면 이제 수집한 정보를 바탕으로 참석자 명단을 잘 관리하는 일이 남았습니다!

한꺼번에 많은 참가자가 신청서를 제출하게 되면 수많은 정보가 모여 이를 효율적으로 관리하기가 쉽지 않은데요. 어떻게 효율적으로 참석자 명단을 관리할 수 있을까요? 

참석자-명단-양식

 

행사 전문 올인원 플랫폼을 통한 “디지털 관리”

 

가장 쉬운 방법은 바로 행사 관리 원스톱 솔루션’을 통해 디지털 방식으로 관리하고, 자동화 기능을 최대로 활용하는 것입니다. 정보통신 기술이 발달하기 전에는 모든 정보를 수기로 작성하느라 많은 시간이 소모되는 것은 물론, 사람의 실수로 인한 정보 누락 및 서류 분실의 위험 등이 존재했습니다.

하지만 오늘날, 많은 기업이 디지털 방식으로 스마트한 관리 및 운영을 위해 ‘행사 전문 플랫폼’을 활용합니다. 모든 프로세스에서 완벽한 타이밍에 맞춰 원활한 행사 진행이 가능하기 때문이죠.

 

행사 전문 플랫폼 선택하는 요령 알아보기

행사-플랫폼

 

EventX로 사전 준비, 행사 운영, 사후 관리까지!

 

예를 들어, EventX와 같은 행사 전문 플랫폼을 통해 주기적으로 행사를 주최하는 기업이 있다고 가정해 보겠습니다. 이 기업은 행사 사전 준비, 행사 당일 운영, 행사 종료 후 사후 관리의 3단계에서 모든 참석자 정보디지털 방식으로 관리하며 행사 진행에 사용할 수 있는데요.

그중, “사전 준비” 단계에서 일일이 수작업으로 타이핑하여 참석자 명단 문서를 만들고, 또다시 참석자들에게 이메일을 전송하는 데 시간을 낭비할 필요가 없게 됩니다. 행사 신청 페이지를 통해 수집한 참가자 정보를 확인 및 분류하고, 이를 바탕으로 초대장 등 이메일을 자동 발송하여 시간을 절약하는 것은 물론, 이 모든 것이 완벽한 타이밍에 이루어지도록 EventX 시스템을 통해 관리할 수 있습니다.

참석자-명단-관리

그럼 구체적으로 참석자 명단을 어떻게 효율적으로 관리하는지 알아볼까요?




 참석자 명단을 효율적으로 관리하는 6가지 팁 

 

실제 행사가 진행되는 당일에 참석자들을 맞이하기까지, 긴장의 끈을 놓지 않고 모든 사전 준비 절차를 차질 없이 준비해야 합니다. 참석자 명단을 효율적으로 관리하여 행사 D-day까지 모든 프로세스를 완벽하게 진행하세요.

EventX가 이를 위한 6가지 팁을 공유합니다!



 

01. 참가자의 행사 등록 상태 확인하기

 

오프라인 행사의 경우, 행사 참가 신청 페이지에서 등록한 후 행사 당일에 실물 티켓을 가지고 참여하면 되는데요. 이 과정에서도 행사 참가 등록을 한 참가자가 체크인했는지의 여부를 확인하는 절차가 필요합니다. 이때도 역시 EventX를 사용하는 주최 기관이라면, 참석자가 체크인 앱을 통해 QR 코드체크인하면 바로 시스템에 연동되어 확인이 가능하므로 편리하죠. 

qr-코드-체크인

온라인 행사의 경우에는 행사 참가 신청 페이지에서 등록을 완료한 후, 추후 온라인 행사에 등록해야 할 수도 있습니다. 그렇기에 참가자가 모든 등록 절차를 완료했는지 혹은 참가 등록은 했지만, 온라인 행사에는 등록하지 않았는지와 같은 상태 확인이 중요합니다!



 

02. 행사 초대장 발송하기

 

행사 참가 등록자는 행사 당일에 직접 찾아와 참가 등록을 할 수도 있지만, 행사 주최 측에서 사전 초대장을 발송하기도 합니다. 이 경우, EventX와 같은 일부 행사 전문 플랫폼에서는 행사 참가자 리스트에 있는 모든 이메일 주소로 초대장이 일괄 발송되도록 자동화 기능을 제공합니다.

이메일-초대장

이 기능을 사용하면 행정 업무에 불필요하게 소모되는 시간을 절약할 수 있어 효율적인 참석자 관리가 가능합니다. 또한, 초대장을 수신하는 대상에 맞게 이메일 템플릿 커스터마이징 기능이 있는 행사 관리 솔루션을 사용하면 더 많은 참여자를 모집하는 데 도움이 될 것입니다!

손쉽게 초대장을 만들어 발송하는 방법을 더 알고 싶다면 지금 바로 EventX의 무료 컨설팅을 받아보세요!

 

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03. 행사 초대장의 RSVP 상태 확인하기

 

RSVP는 초대장을 받은 사람이 참석 여부를 회답하는 것을 말합니다. 행사 초대장을 발송한 이후에는 수신인이 답장을 했는지, 했다면 참석 여부에 대한 응답은 무엇인지 확인하는 작업이 필요합니다. 

행사-초대장

초대장이 자동으로 발송되고 커스터마이징 가능한 것과 더불어, 참석 여부에 대한 응답이 한눈에 보기 쉽게 정리된다면 행사 주최자 입장에서는 더욱 편리할 것입니다. 행사 초대에 참석한다고 응답했다면, 행사 종료 후에 감사 인사와 함께 다른 행사 혹은 컨퍼런스에 다시 초대를 할 수도 있습니다. 만약 이번 행사에 참석하지 않는다고 답한 사람에게는 추후 다른 행사 정보 알림을 발송해 초대할 수도 있습니다.



 

04. 행사 참가 등록 페이지에서 입력한 정보를 일목요연하게!

 

행사 참가 등록 페이지에는 참석자의 이름과 전화번호 등의 개인 정보뿐만 아니라, 다양한 입력 필드를 추가할 수 있습니다. 즉, 행사 호스트가 원하는 질문을 추가하여 참석자들의 응답을 요청할 수 있는데요. 이렇게 수집한 정보를 한눈에 보기 쉽게 정리하여 실제 행사에 적극 활용하는 것이 필요합니다.

행사-참가-신청

이때, 수집된 모든 정보를 일일이 수작업으로 입력하는 방식으로 관리해야 한다면 많은 시간이 낭비되죠. 행사 전문 원스톱 솔루션이 필요한 이유입니다. 이벤트엑스와 같이 모든 정보를 취합해 일목요연하게 정리하는 ‘자동화 기능’을 제공하는 솔루션을 활용할 것을 권장합니다.



 

05. 리마인드 이메일 및 감사 이메일 자동 전송하기

 

오늘날, 행사뿐만 아니라 다양한 분야의 마케팅에서 이메일을 통한 CRM(고객관계관리)을 적극 활용하고 있습니다. 특히, 행사의 경우에는 참가 등록 기간과 행사 당일 사이의 텀이 긴 경우 ‘리마인드 이메일’이 더욱 중요한데요. 행사 시작 일주일 또는 하루 전, 참가 등록자들에게 행사에 대한 리마인드 이메일이 자동 발송이 된다면 참석 등록자가 행사를 잊지 않고 참석하는 데 도움이 됩니다.

리마인드-이메일

행사가 종료된 이후에는 실제 참석했던 사람들에게만 ‘감사 이메일’을 자동 전송할 수 있습니다. 이러한 식으로 참석자들과 좋은 관계를 유지하기 위한 노력을 통해 해당 참석자는 추후 동일한 호스트의 행사에 참석할 확률이 높아집니다! 

마지막으로, ‘행사 설문조사’를 전송하여 추후 행사 주최에 도움이 될 만한 정보를 수집하는 것 또한 좋은 아이디어입니다. 단, 중요한 것은 이 모든 프로세스가 자동화되어야 효율적인 관리라고 할 수 있으며, 이러한 기능을 제공하는 솔루션을 이용할 것을 추천합니다.



 

06. 참석자 행동 분석으로 사후 관리하기

 

행사-이후-분석

 

행사를 성황리에 마쳤다면, 여기서 끝이 아닙니다! 참석자가 행사장의 어느 부스에 방문했는지, 그리고 얼마나 머물렀는지 등과 같은 다양한 행동 분석 리포트를 다운로드하여 관리할 수 있다면 미래의 행사 기획에 활용하는 데 도움이 될 것입니다.

이벤트엑스를 사용하면 다음과 같은 행사 관련 데이터를 얻을 수 있습니다.

  • 부스 방문객 통계 데이터
  • 행사 준비에서부터 행사 이후까지, 필요한 모든 데이터 수집 및 제공
  • 파일 다운로드 수, 영상 시청 수, 방문 기간과 같은 상세 보고서
  • 행사 참석 보고서 작성 및 행사 전환율 분석




기획부터 실행까지, 

EventX로 성공적인 행사를 주최하세요.

 

 

 

이제 행사 전문 솔루션을 통해 효율적으로 행사 준비하는 방법에 대해 충분한 정보를 얻으셨을 것입니다. 본 포스트에서는 행사의 ‘사전 준비’ 단계에서 참석자 명단을 효율적으로 관리할 수 있는 팁을 중점적으로 다루었습니다. 하지만 행사를 주최함에 있어 사전 준비 ㅡ 행사 당일 운영 ㅡ 사후 관리의 모든 프로세스는 유기적으로 연결되어 있습니다.

따라서 각 단계의 정보를 연동하여 시스템에서 효율적으로 관리 및 활용하기 위해서는 행사 관리 솔루션 사용이 필수적입니다. EventX를 통해 기획부터 실행까지, 어떻게 성공적인 행사 주최가 가능한지 더 알아보세요.

 

 

 

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본 페이지에서는 행사 등록 소프트웨어를 통해 전 프로세스를 간소화하고, 행사 효율 및 수익을 극대화하는 방법을 알아보겠습니다!