【活動報名表製作教學】使用這些工具 30 分鐘做出活動報名表

舉辦活動時，設計報名表是無可避免的一環。

好的報名表不只可以在活動前就給參加者留下良好印象，也可以省下許多後續的麻煩。像是透過報名表單統計各場次參加人數、葷素便當的數量等，有些報名表單甚至可以連結到後台統計各種數據，可以很方便的輔助活動規劃，或是後續分析活動成效。

不好的報名表單則可能因為介面或問題設計不佳、格式容易跑掉等，造成原本有意願報名的人填到一半就因為麻煩放棄，不只影響活動成效，也不方便後續整理。

該怎麼設計出讓填表人方便，主辦方也可以快速整理資訊的報名表單？

【報名表】格式建議

報名表的內容因使用時機有所不同，不過共同的是完整的報名表有幾個不可或缺的部分，以下將介紹建議包含的內容與建置範例：

• 照片

一張能夠清楚代表活動的照片，可以達到吸睛的效果。選擇照片時可以以標有活動名稱、包含活動代表色等標準，讓報名者更好的留意到活動，並增加辨識度。

活動照片範例｜圖片來源：EventX

• 活動名稱（或是報名表名稱）

活動名稱是整份報名表的主題，應該標示為整個活動頁面中最明顯的文字，可以用粗體與加大字體強調，並同時標記活動地點與時間；如果是線上活動，則標示報名者將如何收到活動連結。

活動名稱範例｜圖片來源：EventX

• 活動內容說明

提供不了解活動特性與內容的瀏覽者快速了解活動內容的介紹。內容可以包含活動歷史、舉辦緣由、舉辦目標、活動內容、以及目標客群等。

活動內容說明範例｜圖片來源：EventX

• 問題內容

報名表內的主要區塊，希望請報名者填寫的資訊。蒐集內容需考量活動中、以及活動後會使用到的資訊。

例如：需要在活動中製作名牌，因此蒐集姓名與公司名稱，或是因為活動後希望分析活動參加者比例，因此蒐集居住地、職稱等。

活動問題內容範例｜圖片來源：EventX

• 注意事項

一些希望參加者在報名或參加活動前就了解的事項，例如：本活動僅開放 21 歲以上參加、請參加者自備電腦、活動場地設有飲食低消等，或是如果在活動前有任何問題可以如何聯繫到主辦方，盡可能對齊與報名者的認知，減少資訊落差。

• 個人資料使用同意書

報名表單中蒐集的個人資訊，如：姓名、電話、住址等，是否會在後續被主辦方用以進行分析、行銷等應用，應擬定明確而具備法律效力的個人資料使用同意書，避免法律爭議。

• 感謝填寫

整份報名表單完成之後顯示的頁面，可以是簡短溫暖的文字，表達對填寫者留意到活動資訊並選擇報名的感謝。也可以讓報名者更期待正式活動的到來！

活動內容說明範例｜圖片來源：EventX

報名表 設計原則

要設計出一張好的報名表，可以特別留意以下七個關鍵要素：

報名表上的問題要問得精確

報名表的設計是為了輔助活動能夠更順利的進行。因此在設計表單前，要先思考活動需要哪些資訊，例如報名者的基本資訊、聯繫方式、食物要求等。

確認後，將這些問題一項不漏的設計在表單上，避免之後需要補問，反而造成主辦方與報名者的麻煩。然而並不是代表問題越多越好，因為問題太多會降低填表人的填寫意願，因此如何「問得精確」就變成設計表單時的首要目標。

告訴填表人報名表中的資訊使用目的

在資料安全意識的崛起下，大眾普遍更在意個人隱私，也因此如果問題涉及隱私卻沒有告知填表人為什麼需要對方提供這些資訊時，將會降低填表人的填表意願。

常見需要留意的隱私問題包括：婚姻狀況、收入、個人疾病史等。此類問題如果真的有蒐集必要，可以在問題下方加註問題目的，以降低報名者的疑慮。

不強制填表人回答報名表中所有問題

表單問題太多時，不是每個人都有耐心完整回答。如果有些「不知道也沒關係，但知道了更好」的題目，那麼把這些問題設成「選答 (optional)」吧！

在表單設計上，也可以巧妙的以「勾選」功能取代「簡答題」，讓填表人能夠簡單勾選不用打字，除了能夠提升填表意願，也可以更快速的蒐集到需要的進階資訊。

報名表中要有適當的填答指引

針對部分光看問題描述無法直觀了解的題目，可以適時在問題下方增加說明、指示、或是範例，降低填表人一時不知道該給什麼答案而隨便填寫的狀況。

類似的問題像是「飲食習慣」，可以加註：「請列出任何特別的飲食習慣，如：五辛素、無麩質、海鮮過敏等。」透過進一步解釋避免填表者誤解問題而造成無效回答的空間。

確定報名表可以在不同裝置上使用

你無法確認填表者是在什麼樣的裝置上填寫這份表單 —— 是電腦、手機、還是平板？

確保提供的報名表單不會因為裝置不同造成格式跑掉，或是因尺寸與裝置不合需要左右拉動才能完整看到表單問題，這些都會造成填答意願下降。

讓報名表介面看起來有趣

如果希望填表比例增加，或是在報名階段就向參加者展示活動風格、傳達活動理念，可以多花心思設計表單，像是加入相關插圖設計，或是富有活動特色的小語句等，可以讓整份表單更具吸引力，甚至讓報名者對即將到來的活動更加期待。

報名表的問題排序要有邏輯

問題的排序要有邏輯，把同類型或是有相關性的問題放在一起。

像是把「個人資料」相關的問題如姓名、住址、聯絡方式放在最開頭，把「活動須知」與「個人資料使用同意書」等聲明放在最後等，增加填答流程的順暢體驗。

也可以留意把相對重要的「必答 (required)」題排在前面，不一定要回答的「選答 (optional)」」題放到後面。

報名表設計 13 大要素

報名表的內容和活動內容相關，不同活動需要搭配不同的問題來達到輔助活動的需求。

為了避免漏掉問題，可以在設計表單時參考以下幾個方向，檢視報名表單是否已經涵蓋所有需要的資訊。以下提供 13 點作為參考：

• 開頭放上報名表目的說明

放上該活動簡介，讓填表者知道自己填寫的表單是為了哪一場活動。

• 填表者資訊

蒐集包含：姓名、電話、email、甚至地址等基本資訊，知道填寫這份報名表單的對方是誰，是什麼樣的人、如果有任何問題該如何聯絡。

• 透過什麼管道得知此活動

像是臉書、email、電視廣告、親友介紹等。

尤其在商業活動中，可以知道各個報名者分別是透過什麼方式了解到活動資訊，衡量哪一種廣告投資產生了最大的效用，作為調整行銷策略或是後續舉辦活動時的參考。

• 任何飲食上的限制

如果活動有提供餐點，必須問清楚報名者是否有任何飲食限制，特別是過敏等可能引發醫療後果的狀況，以避開提供特定食物給特定報名者。

• 行動或住宿上的特殊需求

例如使用輪椅、助行器等需要無障礙空間，或是有導盲犬的報名者，需要在活動場地或是住宿安排上留意這些特殊需求。

• 社群媒體使用狀況

各類社群媒體如 facebook、twitter、instagram 等，是現代人追蹤資訊的主要媒介。

如果活動有自己經營的社群媒體，或是需要透過社群媒體與報名者互動、甚至了解報名者概況等，則可以在報名表單中蒐集報名者的社群媒體帳號。

根據活動類型微調表單設計，才能更貼合需求與提供更好的填寫體驗｜圖片來源：Unsplash

• 對於活動的期待

例如為什麼報名、最期待哪一個部分、有沒有什麼想要詢問的問題，幫助主辦單位在活動前了解報名者的參加動機，並提供更符合期待與需求的活動。有必要時也可以勸退不適合參加活動的人，避免可預期的活動滿意度下降。

• 緊急聯絡人資訊

避免活動中發生突發狀況時需要，尤其是針對遠距而來的參加者，以備不時之需。

• 付款方式

如果活動費用需要預先支付，可以將匯款帳號、線上支付連結等提供給報名者，並設計請對方回覆匯款帳號或是付款證明的欄位。

• 報名場次

如果活動有多個場次，需要明確描述並請填表者註明，有利統計各場次參加人數，方便主辦方安排大小適中的場地。

• 獲取聯絡資訊使用權利

詢問填表者是否可以透過對方提供的聯絡資訊，如：電子郵件、簡訊等方式聯繫對方。

在使用聯繫方式時，尋求對方的同意在法律效力或是對方心理上都非常重要，也可以為後續詢問活動回饋，或是進行行銷推廣等操作保留空間。

• 其他想說的話

提供填表者一個自由發揮的欄位，補足報名表本身的不足，填表者任何想補充的資訊都可以寫在這邊。

• 結尾放上注意事項以及讓填表者勾選「同意」或是「不同意」

例如報名後不退費、需要如實回報自身健康狀況、或是活動有其他特殊需求與注意事項等，可以在報名表中寫清楚，以免之後出現爭議。

活動報名表 範本

範例一：付費研討會報名表

填寫欄位：

• 姓名
• 聯絡方式
• 付款金額
• 付款方式

除了讓參與研討會的與會者能夠填寫個人資訊之外，還可以讓其直接通過表格付款。可省略報名後須再進行額外步驟支付費用、核對明細等繁瑣步驟。

範例二：線上會議時間安排

填寫欄位：

• 公司單位
• 姓名
• 可安排之會議時段
• E-Mail

針對有會議需求的客戶或單位，可從表格的會議預約日曆中，選擇一個可安排之會議時段來提出會議需求，節省彼此來回溝通之程序與時間。

範例三：線上工作坊報名

填寫欄位：

• 對課程主題的了解程度
• 想要學習的主題

對於要求報名者在活動中，透過與其他參加者合作達到學習效果的狀況，可以事先透過報名表單了解對活動主題的了解程度，以及有興趣的課程主題，方便進行活動分組。

範例四：客戶滿意度調查

填寫欄位：

• 整體滿意度
• 是否會再次使用服務
• 其他建議

在想要蒐集客戶回饋與滿意程度時，可以設計提供客戶評分的量表，甚至搭配「淨推薦指數 (NPS)」，以客戶是否會推薦商品或服務給其他人作為滿意度衡量標準。

如果希望得到感性或更細節的回饋，也可以留下簡答題空間提供填答者自由發揮的空間。

範例五：洽詢用報名表

填寫欄位：

• 企業負責人姓名
• 企業名稱
• 聯繫電話
• email
• 住址

在尋求特定目的（如公司註冊或合作機會）的狀況，可以先蒐集公司基本資訊與聯絡方式，在後續進行更多與公司背景相關的資料後，再選擇進一步聯繫與溝通。

上述報名表參考資料：

▎Jotform｜Registration Forms

四大線上報名表設計工具 教學和比較

EventX

EventX 是一間提供智能會議 / 展覽會管理平台的公司，透過此平台可節省管理展覽資訊的時間和開支，並提供協助企業客戶舉辦活動和展覽的服務。

優點

• 功能齊全
• 頁面設計專業，呈現於 EvenX 網站上
• 清晰後台數據統計
• 可連結線上會議室

缺點

• 功能較複雜、操作不直觀
• 免費版僅能建立網路活動

費用

• 分為免費版（每個活動最多 2 小時)、專業版（依人數不同，分為每個月費用 / 每場活動參與人數：$69 / 100 人、$169 / 300 人、$249 / 500 人、$419 / 1000 人）、虛擬活動和展覽。

簡易使用教學

Beclass

一款建立線上報名表的網路免費服務，如果有簡易的報名表使用需求，可以選擇 BeClass 達到快速建置的目的。

優點

• 完全免費
• 功能齊全
• 可以串流金流、線上收費
• 有數據統計功能
• 報名者報名後可以修改回覆內容或刪除報名

缺點

• 介面較傳統，操作比較不直觀
• 提供給填表者的報名表單中會顯示外部廣告

費用

完全免費

簡易使用教學

1. 註冊活動承辦人帳號後，登入進到後台，選擇「新增報名表」。新增成功後，有四個部分需要填寫。

4. 活動基本資訊填寫完成後，點擊完成，進到下一步驟。

5. 新增希望填表者填寫的欄位，有提供常用欄位。

Google 表單

Google 推出的表單設計服務，只要有 Google 帳號就可以使用，表單資料蒐集後可以串連至 Google 雲端試算表，非常方便整理。

優點

• 操作直觀
• 具備多數表單設計所需功能，含：單選、多選、簡答、詳答等
• 可連動 Google 雲端其他應用程式，如 Google 文件、Google 表單等，方便後續整理
• 多數人以 Gmail 作為主要電子郵件，方便蒐集聯繫方式

缺點

• 資訊安全疑慮
• 無法限制回覆數量

費用

• 15GB 內為 Google 提供的免費雲端空間，需要更多容量則有每月 $65 / 100 GB 的基本版、每月 $90 / 200 GB 的標準版、與每月 $330 / 2TB 進階版的付費方案。

簡易使用教學

1. 進到自己的 Google 帳戶，新增表單。
2. 進入報名表建立頁面，填寫活動名稱與說明，右側也可以新增圖片。

Survey Cake

包括所有 Google 表單中可以使用的基礎功能，還有「項目排序」、「星級評分」等進階功能，介面設計非常可愛的問卷設計網站。

優點

• 操作直觀
• 介面整齊有設計感
• 有許多進階功能如：可限制回覆數量，達一定數量時表單會自動關閉

缺點

• 暫無

費用

• 標準版免費，專業版每月 $630（年繳 $7560）。另有企業版，以及即將推出的團隊版。

簡易使用教學

1. 登入後進到個人頁面，點選「新增問卷」，可以新增空白問卷，或使用 Surveycake 提供的範本。

四大報名表工具比較