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5 個製作活動線上報名表的小技巧

Leos 五月 25, 2022

你或許會覺得報名表只是個蒐集參與者名冊的工具而已,但實際上,報名表的重要程度遠遠超出你所想像。

報名表就像是一扇大門,人們可以從大門外看到門內有些什麼,想要參加門內的活動時,也可以從這扇門中進入。

報名表不僅僅只是個蒐集參與者名單的媒介,它還有以下許多的功用:

What is Your Online Registration Form for?

  • 報名表是參與者和活動的第一個互動媒介,在報名表上所展現的品牌形象和活動資訊的詳細度,會大大影響參與者對活動的第一印象。
  • 可以蒐集參與者的相關資訊,你可以根據這些資訊,設計更適合參與者的活動或讓管理參與者更加輕鬆。
  • 如果你所舉辦的活動是收費活動,你可以在報名表中合併金流服務,讓付款和金流管理更為便捷。


現在,我們了解報名表對活動是多麼重要了,以下我們再提供 5 個製作報名表時需要注意的項目,讓你能夠對製作一份完整的活動報名表更有頭緒。

1. 設計吸引人的橫幅 (Banner)

在行銷的實務上,有一個 8 秒法則,意思是指:當人們進入報名表頁面時,第一個映入眼簾的頁面橫幅,如果沒有在 8 秒內引起你的興趣,那大約會有 50 % 的人會離開這個頁面。

這就是為什麼你應該設計一個具有吸引力的橫幅。你可以使用過去的活動照片、或是依據活動的主視覺或主軸,在橫幅上設計吸引人的圖片,以留住大家的目光。

2. 提供詳細的活動資訊

當你成功把人留在你的報名頁面後,接下來最重要的,就是盡可能的讓他們知道這個頁面的用途。

因此你需要在橫幅的下方提及你所舉辦的活動詳細資訊:包括活動名稱、日期、時間、主辦 / 協辦單位、費用以及活動介紹等。

3. 蒐集合適的參與者資料

經過以上的步驟,如果報名頁面的訪問者還沒離開的話,十之八九就是想參與這個活動的潛在參與者了。而為了了解更多這些潛在參與者的資訊,你可以建立表單來蒐集個人資料,以建立參與者名冊和更能夠投其所好設計活動。

你可以在報名表單中提出大量的問題,獲取你想要得到的每一筆資料。但是這往往會澆熄填寫報名表時的熱情,所以你必須只在表單上詢問合適的問題,在能夠獲取必須資料的同時,又不會讓填寫者覺得厭煩。

以下提供公司尾牙活動的報名表範本,你可以參考這個報名表中,包含哪些問題項目:

問題項目

提供的選項

填答形式

姓名

 

簡短文字 ( 必填 ) 

電話

 

簡短文字 ( 必填 ) 

所屬部門

例如:行銷部門、管理部門、會計部門、人資部門、財務分析部門

單選 ( 必填 ) 

電子郵件

 

簡短文字 ( 必填 ) 

是否有飲食禁忌 ( 食物過敏、素食等 )

 

簡短文字

是否參與敬酒活動或社交活動

敬酒活動、社交活動

多選( 必填 ) 

4. 制定收費機制

如果你的活動需要收費,你必需制定相關的收費機制:例如不同種類的門票價格、最小和最大的購買數量、門票的銷售期限等等。當確定了收費的制度後,接下來最重要的,就是該如何向報名者收取款項。



如果這個時候你使用的是具有票務服務的報名系統 ( 例如 EventX ),活動報名者就可以直接在報名頁面進行付款,並在付款成功後收到由系統發送的電子郵件通知,可以大大減少活動主辦方的行政和金流管理的成本。

反之,如果你使用的報名系統沒有包含金流服務的話,那你會需要大量的人事成本來管理所有的金流。

5. 向報名者表達謝意

在所有的活動中,最重要的部分就是參與者。因此,當參與者報名成功後,別忘了對他們的報名表示謝意。

如果你使用的是提供完整報名整合流程的報名系統的話 ( 例如 EvnetX ) ,你將可以在報名表設計的頁面中找到感謝函的模板和設計工具。

另外要特別注意的是,感謝函上應該要包含活動日期和時間的提醒。

總結

活動的報名表是與活動成敗息息相關的重要關鍵,在看完以上提供的小技巧後,相信你對如何製作自己的活動報名表,已經有一定程度的了解了。如果你還是對如何制定報名表、或是想要使用擁有完整報名表功能的活動管理系統的話,不妨來 EvnetX 與我們聯絡吧!

快來用 EventX 做報名表吧!

EventX 是款活動軟體平台,只要註冊帳號即可使用免費版的平台辦活動,裡面為主辦方內建好了報名表模板,也提供客製化選項,一起來看看怎麼用 EventX 做線上活動報名表吧!

如果像是國際高峰會、商業科技論壇或比賽轉播這種大規模的活動,可以參考這份模板做報名表,也可以掃描以下 QR 條碼。

活動主頁應該要包含活動的確切時間、日期以及主辦方資料,建議可以在報名表裡嵌入影片連結,並附上品牌過去的活動精采回顧等,讓觀眾更了解你的品牌歷史。

你可以從左側的項目中,選擇你的報名表內容、更改表單空格的順序。

也可以在強制選填的項目標註記號。

建立好後,可以按下 Preview 預覽你的報名表。

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