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辦個線上活動都沒人來?想不到魔鬼藏在報名表裡!

Leos 五月 9, 2022

對一個活動來說,擁有如預期般的出席人數,是不可或缺的。因此大部分的活動籌備團隊,都會在活動正式舉辦前,先以報名表或其他方式,收集活動當天可能出席的名單。

但根據統計,在大部分的線上活動中,大約只有 45% 的報名者會真的出席活動。因此身為線上活動的籌備者,就不能將活動的「報名流程」單純視為收集參與者名單的工具而已。

活動報名階段──從報名頁面到活動正式舉辦中的每一個過程,都是你需要重視的部分,才能將報名者的出席率提高(現在有許多好用活動管理系統:例如 EventX 就能幫你管理線上報名流程)。

以下介紹五個在活動報名階段,可以提高活動出席率的方法。

1.使用專業的活動管理系統

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在填寫活動報名表的過程中,當需要填寫的欄位、頁面的數量越多時,填寫者的耐心、注意力和最後按下送出按鈕的意願都會隨之降低。因此在設計活動的報名流程時,需要一個效率高、吸引人,並且保有良好填寫體驗的流程。

延伸閱讀:學起來!5個設計線上活動報名表的超實用小技巧

除了報名表本身之外,活動還會使用許多媒介來做行銷,例如 Email 或社群媒體平台行銷等。

而該如何將這些行銷手法的受眾引導至活動的報名頁面,也是一個重要的流程。你可以在行銷頁面上設計一個讓消費者下意識點進去的「行動呼籲」(CTA, Call-To-Action)按鈕,快速引導人們至活動的報名處。

吸睛的行銷手法也是提高活動參與率的一個重要元素,你可以設計話題性強烈的「活動主視覺」或「高互動性的網頁」,讓人們產生好奇心,更願意去了解你的活動,近一步提高活動參與意願。如果你是用普遍可見的表單蒐集報名資料(例如:Google 表單)的話,你很難達成這些目標。

因此,投資在能夠完成你所有行銷構想的全方位活動管理系統上,是有其必要性的。它可以在每次的活動規劃中,都帶來很大的助益。

延伸閱讀:這三家線上活動管理平台誰最好用?

2.在活動主頁上公布活動資訊
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人們在考慮要不要參加一項活動時,往往會希望能夠先了解這個活動的內容,以及能夠帶給他什麼價值、值不值得花費時間來參與?

因此在活動主頁上,除了報名資訊外,提供活動相關的資訊也是很重要的一部分。

我們不建議你公布所有的活動細節,全盤托出可能會讓大家失去好奇心。但你可以提供一些活動的議程資訊、講者與來賓名單、過去參與者的經驗分享等等內容,讓人們更加了解你的活動,進而提高大家的參與意願。

你還可以為活動建立一個常見問答專區,透過回答一些常見的問題(例如:這個活動可以給參與者帶來什麼好處?)讓人們可以快速的找到自己問題的答案,為活動頁面的使用體驗加分。同時,也可以設計一些吸引人的 CTA 按鈕,引導人們更快速的報名活動。

3.與社群媒體和 Email 行銷結合

nordwood themes on unsplash

在這個電子商務興起的時代,利用線上的平台進行宣傳,是個能快速達到行銷效果的好方法。但每種線上平台適合的行銷手法不盡相同,以下簡單介紹 Email 和社群媒體,兩種不同的電子平台適合的行銷模式:

Email:

大部分的人都有每天查看 Email 信箱的習慣,因此,透過 Email 進行行銷至今仍被許多活動團隊認為是最有效的行銷策略之一。在非公開的 Email 中,你可以透過活動禮品、特別優惠、活動倒數、以及為個人打造的信件內容等,激發錯失恐懼(FOMO, Fear Of Missing Out),提高收件者對活動的興趣以及參與意願。

社群媒體:

使用社群媒體也是現代人生活的一部分,活動的籌備團隊可以透過不同的社群媒體平台來吸引潛在顧客的注意。例如你可以在 Facebook 上建立粉絲專頁、活動頁面和品牌標籤等,並透過舉辦社群活動 (如 #hashtag 標籤、分享和在留言區標記朋友等手法)或投放社群媒體廣告,利用社群媒體的力量,增加活動的曝光度

4.將來賓、講者和團隊夥伴加入行銷策略中

活動的講者和重要來賓也是活動行銷中不能錯過的,這些具有影響力的領袖們通常都有大量的粉絲,並且很樂意參與這些名人到場的活動

你可以在活動頁面上介紹這些貴客的背景資訊以及與活動的關聯性;或請這些意見領袖直接向粉絲們分享活動資訊。你也可以為這些粉絲提供專屬優惠,可以有效的提高活動的參與人數。

也別忘了你的團隊成員們!他們也是活動宣傳中很有影響力的一群人,因為沒有其他人會比他們更了解這個活動了。

除了在社群媒體上分享活動資訊外,你還可以請團隊成員們在自己的 Email 簽名檔中,加上引導到活動頁面的連結,如此可以在平常的 Email 通訊中,同時吸引到收件者的注意。如果對方對活動有疑問時,也可以讓你的團隊成員直接與他進行互動。

5.制定活動的宣傳策略

你可能早在活動正式舉行前的好幾個月,就將活動的資訊向大眾公告。因此在活動正式舉行前的這一大段時間中,你會需要保持活動資訊在受眾之間的熱度。你可以透過不斷的更新活動資訊或進度,來吸引大家的關注。

但要特別注意的是,如果你的宣傳太過頻繁,很有可能會讓受眾們產生資訊疲乏,進而造成反效果。我們建議在社群媒體平台上,每天更新 1 則貼文這樣的頻率就非常足夠;另外在 Email 行銷中,除非收件者訂閱活動的每日更新,否則每週 2 次的 Email 寄送頻率,是大部分人對活動資訊疲乏的上限。

但是,隨著活動日期的接近,你可以向你的受眾們傳遞一種緊迫感,像是活動倒數、限時閱讀的內容、或是最後報名期限等;同時你也可以透過比之前更頻繁的提醒,激發接收者的 FOMO ,讓那些還在猶疑不決的潛在參與者們,能夠下定決心報名活動。

最後,再提供一個小技巧:有些活動管理系統的報名介面,可以直接連結到報名者的個人行事曆,透過報名者的個人行程安排來提醒出席活動,也是個提高活動最終出席率的好方法。

結語

從設計報名頁面到活動正式開始的這一段時間,都是影響活動最終參與人數的重要階段,因此我們可以透過上述所介紹的方法,來增加活動的出席率。

不過能增加出席率的方法當然不只這些,你也可以找到屬於自己的方法來達到目標,畢竟對舉辦活動而言,能達到目標的方法就是好方法,對吧!

如果你對活動的規劃還有任何想法,歡迎在 EventX 上聯絡我們。

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