本土新冠肺炎疫情與日俱增，對於整體活動產業來說無疑是個很大的打擊，活動主辦單位對於活動是否該繼續舉辦，更必須做出很艱難的決定。
「停辦活動」大概是我們最常聽到的處理方式，不過究竟是要將活動取消還是延期呢？
將活動延期而非取消
近幾年有越來越多活動主辦單位選擇將活動延期，而非直接取消。，如此一來，當活動無法如期舉行時，主辦方還能利用這段緩衝時間將活動籌備的更完善。
將活動延期也是減少損失最好的方法之一，因為可以有更多時間來檢視活動，力求達到最佳成效。
此外，你也可選擇改辦一場線上活動，並且充分利用這個機會讓你的公司跟上科技的潮流。
如果你已經下定決心要將活動延期，以下 8 個步驟可以幫助你順利完成任務。
步驟1：聯繫你合作的活動管理公司並且制定備案
一旦做出要延期的決定，首先要通知的就是與你合作的活動管理公司，他們應該事前就要替你準備好活動備案，早一點通知的話對於彼此都比較好安排。
雙方應該詳細討論改期時間、合約內容、付款條件等細節，以維護雙方權益。
你可以從這三種方式開始：
- 安排新的活動日期和時間：仔細檢查合約是否同意你改期或是取消服務。
- 儘快做出決定並通知對方：由於合約的限制，通常合作廠商只允許在活動日期前的一段時間內改期，所以要提前通知對方。
- 查看你的保險：如果你的活動在保險範圍內，它可能可以為你支付一些因活動延期或取消產生的額外費用。
步驟2：通知活動演講者及合作夥伴
你的演講者或是合作夥伴可能都是特別排出時間來參加你的活動，及早通知他們活動改期有助於他們重新規劃自己的行程。
你可能需要：
- 個別通知活動的合作夥伴、贊助商和演講者。
- 討論最適合所有人的日期和時間。
- 如果新的活動日期他們無法參加，可以請他們協助找合適的人來替代。
步驟3：將改期公告公開發布並私下通知
如果活動有販售門票，你必需通知所有購票者活動改期。這件事非常重要，因為這不僅會影響到公司的聲譽，也攸關品牌對購票者的承諾。
發布活動延期公告時也不能馬虎，內容需包含：
- 活動延期的原因
- 新的活動日期、時間和地點
- 如果無法參加，需提供退款連結
- 聯繫客服的方式
在 EventX 活動平台進行退款作業就相當簡單。活動主辦單位可以在 EMS 平台上即時查看門票收入，簡單點選系統就可以完成所有退款流程，所有款項都會在幾分鐘內退回原本的支付工具。因此，它可以幫活動策劃者節省更多的時間。
在發布公告後，你可以寫一封電子郵件通知參與者。以下範例提供參考。
親愛的（參與者姓名）：
我們很遺憾地通知您，由於最近新冠病毒的爆發以及因應當地政府的防疫政策，我們不得不通知您活動必須要延期。（活動名稱）將會延至（新的活動日期與時間）舉辦，地點位於（新的活動地點）。
雖然活動改期令人失望，但我們鼓勵您遵循世界衛生組織和當地公共衛生官員的指示，我們希望您平安無事，並且期待在之後的活動中見到您。
祝福
安好
（聯繫方式）
完成以上內容的撰寫後，就可以開始透過當時銷售的管道發布出去，包含：
- 電子郵件：這是可以聯繫到每個人的最主要管道，只要在系統上點擊幾下就可以完成。
- 票務平台：所有已確認的客人都會整合到我們的 EventX 系統中，你可以輕易的獲取資料。
- 社群媒體：你可以善用 LinkedIn、Facebook、Twitter 或 Instagram 的頁面來通知活動的更新訊息。私訊功能還可以讓你私下回覆他們的評論，以避免任何公開的客訴。
- 簡訊：有任何即時的更新，都可以透過簡訊即時通知。
步驟4：在線上報名表更新相關訊息
在通知演講者、參與者及相關人員後，你需要在活動的線上報名表更新相關的訊息，以避免混淆。如此一來，還沒報名的人也可報名參加更新日期後的活動。
在EventX的平台上，你可以將報名者分類，以便管理及追蹤，如此一來就不會將他們混淆。你也可以針對新報名者設置「候補功能」或是「審核機制」，等審核通過後就可以透過平台通知他們。
步驟5：列出常見問題（FAQ）
將活動延期可能會引起不滿，為了好好的應付這些生氣的粉絲們，你可以消除他們的疑慮，並且透過承諾來安撫他們。
以下列出幾個你可能會遇到的問題：
-
- 我要如何才能獲得全額退款？
- 為什麼活動延期了？
- 活動延期後，我的住宿將如何安排？
- 我想了解更多訊息，可以聯繫誰？
- 我可以在哪裡看到最新的活動訊息或通知？
- 你們會如何通知我活動最新的安排？
- 活動會改成線上舉辦嗎？
步驟6：照顧每位與會者的感受
除了通知活動延期外，你還需要跟與會者保持聯繫，以防他們不參加了。但如果你只是一直跟他們打招呼，不免顯得有點尷尬。
下面我們提供一些讓他們更有參與感的策略給你：
- 邀請他們加入聊天群組或是社群媒體社團，讓他們可以在線上討論。你也可以在這邊解決那些常見問題。
- 提供線上活動的選項，何不把你的活動改到線上呢？
- 繼續你的活動促銷方案，並註明新的活動日期。
- 在社群媒體上發表跟活動主題相關的內容。
步驟7：化危機為轉機
活動延期讓你有更多的緩衝時間為活動做更好的準備。
你可以持續發想吸引與會者的方法，包含送贈品或是提供下一次活動的折扣。你也可以提供貴賓禮給那些受到改期影響的人。
最後，溫暖的問候那些一直陪著你的客人也是感謝他們很好的方式。
步驟8：聯繫我們，協助您做任何更改
放心，EventX會一直陪在你身邊。如果你遇到任何問題，可以隨時聯繫我們。請記住
我們了解您想辦線下活動的渴望，但是在目前這種情況下，保持社交距離並且待在家裡避免病毒傳播是非常重要的。
其實，不止線下活動可以讓人們聚在一起，線上活動一樣可以辦到。我們一起努力讓這個世界變得更美好。
想了解如何舉辦線上活動，可以隨時聯繫我們。
請記住
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