本土疫情升溫,延期活動不能馬虎,這 8 步驟不可少!

Vivian Wu 四月 26, 2022

本土新冠肺炎疫情與日俱增,對於整體活動產業來說無疑是個很大的打擊,活動主辦單位對於活動是否該繼續舉辦,更必須做出很艱難的決定。

「停辦活動」大概是我們最常聽到的處理方式,不過究竟是要將活動取消還是延期呢?

將活動延期而非取消

近幾年有越來越多活動主辦單位選擇將活動延期,而非直接取消。,如此一來,當活動無法如期舉行時,主辦方還能利用這段緩衝時間將活動籌備的更完善。

將活動延期也是減少損失最好的方法之一,因為可以有更多時間來檢視活動,力求達到最佳成效。

此外,你也可選擇改辦一場線上活動,並且充分利用這個機會讓你的公司跟上科技的潮流。

Virtual Stage Video Streaming

如果你已經下定決心要將活動延期,以下 8 個步驟可以幫助你順利完成任務。

步驟1:聯繫你合作的活動管理公司並且制定備案

一旦做出要延期的決定,首先要通知的就是與你合作的活動管理公司,他們應該事前就要替你準備好活動備案,早一點通知的話對於彼此都比較好安排。

雙方應該詳細討論改期時間、合約內容、付款條件等細節,以維護雙方權益。

你可以從這三種方式開始:

  • 安排新的活動日期和時間:仔細檢查合約是否同意你改期或是取消服務。
  • 儘快做出決定並通知對方:由於合約的限制,通常合作廠商只允許在活動日期前的一段時間內改期,所以要提前通知對方。
  • 查看你的保險:如果你的活動在保險範圍內,它可能可以為你支付一些因活動延期或取消產生的額外費用。

步驟2:通知活動演講者及合作夥伴

你的演講者或是合作夥伴可能都是特別排出時間來參加你的活動,及早通知他們活動改期有助於他們重新規劃自己的行程。

你可能需要:

  • 個別通知活動的合作夥伴、贊助商和演講者。
  • 討論最適合所有人的日期和時間。
  • 如果新的活動日期他們無法參加,可以請他們協助找合適的人來替代。

步驟3:將改期公告公開發布並私下通知

如果活動有販售門票,你必需通知所有購票者活動改期。這件事非常重要,因為這不僅會影響到公司的聲譽,也攸關品牌對購票者的承諾。

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發布活動延期公告時也不能馬虎,內容需包含:

  • 活動延期的原因
  • 新的活動日期、時間和地點
  • 如果無法參加,需提供退款連結
  • 聯繫客服的方式

在 EventX 活動平台進行退款作業就相當簡單。活動主辦單位可以在 EMS 平台上即時查看門票收入,簡單點選系統就可以完成所有退款流程,所有款項都會在幾分鐘內退回原本的支付工具。因此,它可以幫活動策劃者節省更多的時間。

點此免費諮詢

在發布公告後,你可以寫一封電子郵件通知參與者。以下範例提供參考。

親愛的(參與者姓名):

我們很遺憾地通知您,由於最近新冠病毒的爆發以及因應當地政府的防疫政策,我們不得不通知您活動必須要延期。(活動名稱)將會延至(新的活動日期與時間)舉辦,地點位於(新的活動地點)。

雖然活動改期令人失望,但我們鼓勵您遵循世界衛生組織和當地公共衛生官員的指示,我們希望您平安無事,並且期待在之後的活動中見到您。

祝福

安好

(簽名)
(聯繫方式)
 

完成以上內容的撰寫後,就可以開始透過當時銷售的管道發布出去,包含:

  • 電子郵件:這是可以聯繫到每個人的最主要管道,只要在系統上點擊幾下就可以完成。
  • 票務平台:所有已確認的客人都會整合到我們的 EventX 系統中,你可以輕易的獲取資料。
  • 社群媒體:你可以善用 LinkedIn、Facebook、Twitter 或 Instagram 的頁面來通知活動的更新訊息。私訊功能還可以讓你私下回覆他們的評論,以避免任何公開的客訴。
  • 簡訊:有任何即時的更新,都可以透過簡訊即時通知。

步驟4:在線上報名表更新相關訊息

在通知演講者、參與者及相關人員後,你需要在活動的線上報名表更新相關的訊息,以避免混淆。如此一來,還沒報名的人也可報名參加更新日期後的活動。

在EventX的平台上,你可以將報名者分類,以便管理及追蹤,如此一來就不會將他們混淆。你也可以針對新報名者設置「候補功能」或是「審核機制」,等審核通過後就可以透過平台通知他們。

步驟5:列出常見問題(FAQ)

將活動延期可能會引起不滿,為了好好的應付這些生氣的粉絲們,你可以消除他們的疑慮,並且透過承諾來安撫他們。

以下列出幾個你可能會遇到的問題:


    1. 我要如何才能獲得全額退款?
    2. 為什麼活動延期了?
    3. 活動延期後,我的住宿將如何安排?
    4. 我想了解更多訊息,可以聯繫誰?
    5. 我可以在哪裡看到最新的活動訊息或通知?
    6. 你們會如何通知我活動最新的安排?
    7. 活動會改成線上舉辦嗎?
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步驟6:照顧每位與會者的感受

除了通知活動延期外,你還需要跟與會者保持聯繫,以防他們不參加了。但如果你只是一直跟他們打招呼,不免顯得有點尷尬。

下面我們提供一些讓他們更有參與感的策略給你:

  • 邀請他們加入聊天群組或是社群媒體社團,讓他們可以在線上討論。你也可以在這邊解決那些常見問題。
  • 提供線上活動的選項,何不把你的活動改到線上呢?
  • 繼續你的活動促銷方案,並註明新的活動日期。
  • 在社群媒體上發表跟活動主題相關的內容。
 
 

步驟7:化危機為轉機

活動延期讓你有更多的緩衝時間為活動做更好的準備。

你可以持續發想吸引與會者的方法,包含送贈品或是提供下一次活動的折扣。你也可以提供貴賓禮給那些受到改期影響的人。

最後,溫暖的問候那些一直陪著你的客人也是感謝他們很好的方式。

步驟8:聯繫我們,協助您做任何更改

放心,EventX會一直陪在你身邊。如果你遇到任何問題,可以隨時聯繫我們。請記住

我們了解您想辦線下活動的渴望,但是在目前這種情況下,保持社交距離並且待在家裡避免病毒傳播是非常重要的。

其實,不止線下活動可以讓人們聚在一起,線上活動一樣可以辦到。我們一起努力讓這個世界變得更美好。

想了解如何舉辦線上活動,可以隨時聯繫我們。

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