행사 등록부터 참석자 관리까지 한 번에!ㅣEventX 이벤트엑스

Seona Kim 1월 13, 2023
행사-등록

행사 주최자라면 참석자들이 처음부터 끝까지 매끄러운 경험을 할 수 있도록 신경 써야 합니다. 여기에는 초간단 행사 등록 프로세스를 제공하는 것에서부터 시작해, 등록자들이 행사 당일 무사히 참석할 수 있도록 참석자를 관리하는 것도 포함됩니다.

본 페이지에서는 행사 등록 소프트웨어를 통해 전 프로세스를 간소화하고, 행사 효율 및 수익을 극대화하는 방법을 알아보겠습니다!




성공적인 이벤트의 비결,

‘행사 등록 소프트웨어’

 

이벤트 업계의 과거와 현재 행사 진행 방식을 비교해 보았을 때, 가장 큰 변화는 무엇일까요?

바로 기술의 발전과 더불어 이벤트를 주최하고 진행하는 방식도 함께 진화해 왔다는 것입니다. 참석자들이 행사에 대한 정보를 얻고, 참석을 등록하는 주요 방법은 온라인으로 대체되었습니다.

온라인-행사-등록

하지만 이 행사 등록 프로세스'가 성공적인 행사 주최를 위해 가장 중요한 단계 중 하나라는 사실은 불변의 진리입니다! 영리를 추구하는 기업 또는 비영리 목적의 기관, 심지어 채용시장, 문화 예술 분야 등 우리 사회 전반에 걸쳐 마케팅이 필요하듯, 행사도 많은 참가자를 확보하기 위해서는 효과적인 마케팅이 필수입니다.

참가자들에게 행사의 매력과 가치를 어필하고, 간편하게 등록할 수 있도록 하는 동시에, 모든 필요한 정보를 제공한다면 행사의 수익을 극대화할 수 있습니다. 

 

그렇다면 어떻게?! 이 모든 것을 효과적으로 수행하기 위해 행사 주최자에게 필요한 것은 ‘기술’, 즉, 행사 등록 소프트웨어입니다!




행사 등록 소프트웨어란?

 

앞서 언급한 바와 같이, 오늘날 행사 참석 희망자들은 온라인을 통해 등록 신청을 할 수 있습니다. 이는 곧 행사 주최자행사 등록을 위한 웹사이트를 만들고, 효과적으로 마케팅할 수 있는 전문지식과 기술이 필요하다는 뜻이죠.

예를 들면, 코딩 기술 또는 디자인 지식 같은 것들이 있습니다. 하지만 모든 행사 주최자가 이를 위한 충분한 시간과 리소스를 보유한 것은 아닙니다.

참가 신청서 양식 활용 가이드 (3)-1

이때, 행사 등록 소프트웨어를 사용하면 행사 주최자가 쉽고 빠르게 행사 등록을 위한 랜딩 페이지를 만들고, 참석자들의 등록 신청을 받고, 티켓을 판매하는 동시에 등록자 명단을 관리할 수 있습니다.

 

EventX와 같은 행사 전문 솔루션의 경우, 모바일 어플(애플리케이션)을 제공하여 참석자들이 편하게 등록 예약을 관리하고 본 행사 당일에는 체크인까지 빠르게 진행할 수 있도록 지원합니다.

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| 행사 등록 소프트웨어의 장점

 

행사 등록 소프트웨어를 사용하면 코딩 기술이나 디자인 전문 지식이 없더라도 행사 등록 페이지를 만들고, 이메일 및 티켓팅 페이지 구축 등을 통해 마케팅과 세일즈 활동을 수행하고, 성공적인 행사 주최를 위한 모든 참석자 정보 관리를 한 곳에서 할 수 있습니다! 

행사-등록

구체적으로 EventX의 온라인 행사 등록 프로그램을 사용하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

 

  • 이벤트 페이지(웹사이트) 구축 ㅡ 행사 등록에 관한 모든 것을 한곳에서 신청, 예약 및 관리할 수 있는 우리 행사만의 전용 페이지를 만들 수 있습니다.

 

  • 이벤트 정보가 포함된 랜딩 페이지 설정 ㅡ 랜딩 페이지에서 행사의 어젠다, 일별 프로그램 및 특별 세션, 발표자 정보 등 참석자들에게 필요한 모든 정보를 제공합니다.

 

 

  • 다양한 결제 수단 설정 ㅡ 신용카드, 은행 계좌이체 등 다양한 결제 옵션을 제공할 수 있습니다.

 

  • 행사 입장권 발행 ㅡ 참석자들의 편리한 행사 경험을 위해 모바일 e-티켓 및 QR 코드 등 행사 예약과 관련된 입장권 또는 각종 티켓을 발행할 수 있습니다.

 

  • 이메일 발송 ㅡ 행사 등록 신청 확인, 초대장 및 RSVP, 본 행사 전 리마인드 이메일, 그리고 마지막 행사 종료 후 감사 이메일까지 원활한 행사 경험과 마케팅을 위해 필요한 이메일을 자동으로 발송하도록 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 일일이 타이핑하는 시간과 수고로움은 줄이고, 실수를 방지하며, 효율적인 행사 준비를 도와줍니다.

행사-체크인

  • 앱을 통한 간편 체크인 ㅡ 행사 당일, 앱을 통해 게스트 체크인이 가능하여 원활한 행사 참여가 가능합니다! 참석자는 행사 등록 시 발급받은 QR 코드를 스캔하여 간편하게 체크인할 수 있어 대기할 필요 없이 원활한 행사 참여가 가능하며, 불필요한 행정 업무에 리소스를 소비할 필요 없어 행사 주최 측에 도움이 됩니다.

 

  • 행사 데이터 및 대상 고객 인사이트 확보 ㅡ 행사 참석률, 참석자 정보, 컨퍼런스의 인기 세션, 판매 수익 등 행사와 관련한 모든 데이터 및 인사이트를 확보할 수 있습니다. 이는 행사를 주기적으로 개최한다면 개선을 위해 꼭 필요한 과정으로 다음 행사를 더욱 성공적으로 개최하는 데 도움이 됩니다. 




행사 등록 프로그램으로

초간단 행사 등록하기

 

01. 최적의 행사 등록 소프트웨어 선택하기

 

어떠한 행사 등록 소프트웨어가 필요한지 알아보려면 먼저 행사 목표와 니즈를 구체화하는 것이 좋습니다. 타깃은 누구인지, 목표 참석 인원의 수는 어느 정도인지, 계획 중인 행사의 규모는 어느 정도인지와 이메일 마케팅 진행 여부 등 행사의 특성을 고려하세요.

규모가 크고, 다양한 프로그램이 진행될 예정이라면 참석자들에게 더욱 많은 정보가 필요합니다. 일별 프로그램은 어떻게 진행되는지, 발표자로 나서는 전문가는 누구인지, 네트워킹 프로그램은 유료인지 궁금할 것이기 때문이죠. 지난 행사의 사진을 갤러리에 전시하거나, 관련 동영상을 추가하는 것도 좋은 아이디어입니다.

 

결국, 페이지 방문자를 실제 등록자로 전환하려면 유용한 정보를 포함하는 행사 등록 페이지가 필요합니다!

다음의 팁을 참고해 최적의 행사 등록 솔루션을 선택하세요.

 


❙❚ Tips ❚❙


최적의 행사 등록 솔루션 선택을 위한 체크리스트


✔ 무료 행사 신청 양식 vs. 행사 전문 플랫폼

(행사 타깃 청중, 인원수, 스케일, 기업 이미지 등을 고려할 때) 등록만을 위한 구글 폼과 같은 단순한 텍스트 양식이 필요한지 올인원 행사 전문 플랫폼이 필요한지 생각해 보세요. 무료 양식을 선택하는 행사 주최 기관도 있지만, 이것이 모든 경우에 최적의 옵션이라고 할 수는 없습니다.

그 이유는 행사가 업계에서 큰 영향력을 끼치거나, 매년 개최되는 권위 있는 이벤트일 경우 더욱 체계적인 행사 정보 제공 및 참석자 정보 수집을 위해 반드시 행사 등록 페이지가 필요하기 때문입니다. 국내 최고 권위의「CSI KOREA 2022」행사 등록 페이지를 참고해 보세요.


✔ 커스터마이징 가능 여부 확인하기

랜딩-페이지

랜딩 페이지를 행사의 목적과 콘셉트에 맞게 커스터마이징할 수 있어야 합니다. 커스텀 기능이 없는 일괄적인 기성 양식은 마치 다른 사람의 옷을 빌려 입은 것과 같은 느낌을 줄 수 있습니다.


✔ 이메일 자동화 기능 제공 여부 확인하기

참가 등록자가 행사에 잊지 않고 참석하려면 초대장 발송 또는 기타 유용한 정보 등을 제공하기 위한 이메일 자동화 기능이 필요합니다.


✔ 티켓팅 페이지 지원 여부 확인하기

티켓팅행사 수익과 참석자 만족도를 극대화하는 방법의 하나입니다. 온라인 등록 페이지에서 편리하게 행사 티켓팅이 가능한 행사 등록 소프트웨어인지 알아보세요.


✔ 체크인 연동 여부 확인하기

행사-체크인

행사 등록 따로, 체크인 따로?

데이터 연동이 불가능해 별개의 프로세스를 진행해야 한다면 행사 주최자 입장에서는 번거롭게 두 번 일하는 꼴입니다.

행사 등록 페이지와 참석자 정보 시스템이 연동되어 체크인까지 지원하는지 꼭 확인하세요. 참고로, 행사 참석 인원 수가 많다면 앱을 통한 체크인 프로세스는 선택이 아닌 필수입니다!



02. 행사 등록 페이지 만들기

 

최적의 행사 등록 솔루션을 선택하고, 회원가입을 마쳤다면 이제 행사 등록 페이지를 만들고, 참가 등록 희망자들에게 유용한 정보를 포함합니다. 일정표, 발표자 라인업, 특별 게스트, 네트워킹 이벤트 등 매력 포인트를 적극적으로 마케팅하세요.

기업의 CI 컬러를 사용하고, 행사 관련 이미지를 삽입하여 참가자들이 행사에 대한 기대감을 느낄 수 있도록 해주세요!

 

연관 콘텐츠: EventX 온라인 행사 등록 솔루션으로 행사 등록 페이지 만드는 방법을 설명한 5분 튜토리얼을 시청해 보세요!



03. 행사 티켓팅 설정하기

 

행사의 목적에 따라 티켓팅 페이지를 통해 수익을 극대화할 수 있습니다. 다음은 몇 가지 예시입니다.

 

  • 정규 티켓 ㅡ 유료 행사인 경우 티켓을 온라인으로 사전 판매 
  • 특별 이벤트만 유료화 ㅡ VIP만 참석 가능한 특별 세션, 네트워킹 라운지 등
  • 비용 전략 ㅡ ‘얼리버드/정규기간 판매 가격/최종 할인권’ 또는 ‘온라인/오프라인 티켓’ 등 
  • 기념품 ㅡ 행사의 상품 및 서비스 판매 기회

 

그 밖에 여러 티켓이 있다면 옵션을 제공하여 참가자가 원하는 티켓을 선택하도록 할 수 있습니다.



04. 행사 초대장 보내기

 

행사 등록을 완료한 참가자들에게 초대장을 발송하는 것을 잊지 마세요. EventX와 같은 일부 행사 전문 플랫폼에서는 행사 참가자 리스트에 있는 모든 이메일 주소로 초대장이 일괄 발송되도록 자동화 기능을 제공합니다.

행사-초대장

이 기능을 사용하면 행정 업무에 불필요하게 소모되는 시간을 절약할 수 있어 효율적인 참석자 관리가 가능합니다. 이때, 초대장을 수신하는 대상에 맞게 이메일 템플릿 커스터마이징 기능을 사용해 보세요.



05. 행사 참석자 모집하기

 

행사의 목표를 다시 한번 점검하고, 어떠한 참여자를 모집하고자 하는지 타깃을 구체화하세요.

행사 참여자의 숫자뿐만 아니라 ‘퀄리티’에도 신경을 쓰려면 아무나 마구잡이로 모집하기보다는 타깃 청중을 전략적으로 행사에 초대하고, 잠재 고객의 전환율을 높이는 것이 중요합니다. EventX의 솔루션의 ‘참여자 모집 도구’를 활용해 국내외의 원하는 타깃 청중을 확보해 보세요.



06. 행사 참석자 관리하기


EventX의 행사 등록 프로그램을 사용할 경우, 자동으로 관리되는 행사 참석자 명단을 활용하여 참석 여부 및 등록 상태를 한눈에 확인할 수 있습니다.

자세한 내용은 참석자 명단을 효율적으로 관리하는 6가지 팁을 참고하세요.

 

 

 

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