시공간 제약이 없는 컨퍼런스 콜, 어떻게 하는것인가?ㅣEventX 이벤트엑스

Seona Kim 10월 21, 2022
컨퍼런스-콜

 

컨퍼런스 콜글로벌 시대의 비즈니스에 이제 선택이 아닌 필수가 되었습니다. 해외 거래처 또는 멀리 떨어진 동료들과 회의할 때도 디지털 미팅 방식을 사용하는 것이 일상이 되었는데요.

컨퍼런스 콜을 업무에 자주 사용하거나, 앞으로 사용하려고 한다면 본 포스트의 꿀팁을 확인해 보세요.

컨퍼런스 콜 진행 방법 A to Z를 공개합니다!




 컨퍼런스 콜이란? 

 

컨퍼런스 콜(Conference Call)동시에 여러 사람(주로 3인 이상)과 대화할 수 있는 전화 호출을 뜻합니다. 물론, 디지털 기술이 진보한 오늘날의 컨퍼런스 콜은 음성 통화보다는 영상 통화인 경우가 많습니다.

컨퍼런스-콜

컨퍼런스 콜은 미팅을 위한 물리적 이동에 많은 시간이 소요되는 제한적인 상황에서 원격회의를 통해 빠른 의사결정을 가능케 했다는 점에서 비즈니스에 혁신을 가져왔다고 볼 수 있는데요.

과거에도 자주 사용되던 방식이지만, 팬데믹 이후 비대면 회의에 대한 니즈가 급증함에 따라 컨퍼런스 콜은 이제 업무 현장에서 일상이 되었습니다. 게다가 다양한 분야의 기업이 타 국가로의 비즈니스 확장을 목표로 하는 글로벌 시대에 컨퍼런스 콜을 진행해보지 않은 실무자는 드물 것으로 생각됩니다.

 

기업 입장에서 ‘비용 절감’과 ‘효율성 향상’이라는 두 마리 토끼를 잡을 수 있는 컨퍼런스 콜, 어떻게 하는지 알아보겠습니다!



 

 

컨퍼런스 콜 준비하기

 

 

| 컨퍼런스 콜 플랫폼의 종류 알아두기

 

앞서 언급한 바와 같이, 컨퍼런스 콜은 주로 영상 통화 방식으로 진행됩니다. 서비스를 제공하는 플랫폼의 종류는 기업을 위한 유료 플랫폼에서부터 무료 버전까지 다양한데요.

개인 간의 짧은 통화에 무료 플랫폼을 사용하는 조직도 많지만, 컨퍼런스 콜을 정기적으로 자주 사용하거나 참여 인원이 많다면 여러 플랫폼 서비스를 비교해보고 팀에 가장 적합한 옵션을 택하는 것이 좋습니다. 줌 미팅, 구글 미트, MS팀즈, 스카이프 및 EventX 등 여러 플랫폼을 비교한 이 포스트를 참조해 최적의 플랫폼을 선택해 보세요!

 

컨퍼런스-콜-준비

| 컨퍼런스 콜 진행 시 필요한 장비 체크하기

 

컨퍼런스 콜의 성격에 따라 필요한 장비는 달라질 수 있습니다. 하지만 기본적으로 많은 장비가 필요하지 않습니다. 카메라, 마이크, 컴퓨터와 네트워크 환경, 그리고 화상 회의 플랫폼만 있다면 누구나 쉽게 컨퍼런스 콜을 진행할 수 있습니다




 

 컨퍼런스 콜 진행 방법 4단계 

 

 

Step 1. 컨퍼런스 콜 서비스 제공 회사 찾기

 

오늘날 카메라, 마이크, 컴퓨터와 네트워크 환경은 누구나 갖추고 있어 문제가 되지 않을 텐데요. 가장 중요한 요소컨퍼런스 콜 플랫폼을 선택하는 일이 남았습니다.

컨퍼런스-콜-플랫폼

이때 고려해야 할 몇 가지 주요 사항은 다음과 같습니다.

 

  • 사용 빈도조직이 컨퍼런스 콜을 얼마나 자주 사용하는지 횟수를 따져보세요.
  • 동시 참여 인원수 ㅡ 동시에 참여 가능한 인원수는 플랫폼마다 다르며, 일부는 적은 인원수로 제한하고 있으니 꼭 체크하세요.
  • 기능비즈니스 목적의 미팅이라면 음성을 통한 상호작용뿐만 아니라 각종 자료 화면 공유, 채팅, 투표, 네트워킹 라운지 다양한 기능을 지원하는지 반드시 확인하세요.
  • 콜의 성격 ㅡ 컨퍼런스 콜은 멀리 떨어진 거래처 또는 해외 담당자와의 협업에 자주 사용됩니다. 별도의 VPN 필요 없이 전 세계 국가에서 사용 가능한 플랫폼인지도 고려하세요.

 


Tip | 비즈니스 사용자를 위한 최적의 컨퍼런스 콜 플랫폼은?


원활한 협업을 위해서는 디지털 환경이 잘 갖추어져 있어야 합니다. 회의의 성격에 맞는 최적의 플랫폼이 컨퍼런스 콜의 퀄리티를 좌우할 수 있는 중요 요소라는 점을 간과해서는 안 되는 이유입니다.

예를 들어, 무료 플랫폼의 경우 이용 제한 시간이 존재하기 때문에 중간에 통화가 종료되면 새로운 컨퍼런스 룸을 발급받아 재배포해야 하는 번거로움이 존재합니다. 또한 저화질, 연결 끊김 등의 기술 성능과 관련한 문제도 발생할 수 있습니다.

이 포스트를 참고해 여러 컨퍼런스 콜 서비스 중 비즈니스 사용자의 선호도가 높은 4개 업체를 비교해 보세요.



Step 2. 참여자 초대하기

 

컨퍼런스 콜의 스케줄을 확정했다면, 이제 참여자들을 초대합니다.

행사 참여자 모집하기 (11)

초대장은 이메일을 통해 연락처를 개별적으로 추가하여 발송하는 것이 일반적인데요. EventX와 같은 일부 전문 가상 행사 플랫폼마음대로 편집이 가능한 행사 초대장 템플릿과 자동 발송 기능을 지원합니다.

단순히 날짜와 시간만 발송하는 알림 이메일보다 더 나은 옵션을 생각한다면 EventX다음의 내용을 포함하여 초대장을 만들고, 발송해 보세요.

 

  • 컨퍼런스 콜의 주제 및 안건
  • 진행 스케줄 (시간표 및 진행 순서)
  • 참여자 정보 (부서 및 참여자 명, 인원 수 등)
  • RSVP
  • 특별 프로그램(네트워킹 등) 티켓팅



Step 3. 컨퍼런스 콜 준비 및 계획 세우기



| 프로그램 구성하기

 

컨퍼런스 콜의 진행 순서와 시간별 프로그램을 구성합니다. 세부적인 프로그램을 구성하는 방법은 기업마다 다르지만, 큰 틀 내에서 보면 주요 안건세부 논의 세션 등의 두 가지 카테고리를 생각해 볼 수 있습니다.

즉, ‘발표자의 메인 스피치 + Q&A 세션’ 또는 ‘기업설명회 + 참석자 네트워킹 세션’ 등으로 나누어 구성할 수 있습니다.

다음 기업들의 컨퍼런스 콜 개최 사례를 참고해 아이디어를 얻어보세요.

 

  • 국제올림픽위원회(IOC) ㅡ 90여 개의 국가올림픽위원회(NOC), 종목별 국제연맹(IF) 등과 각각 컨퍼런스 콜을 개최하여 IOC 스포츠 전반에 대한 논의, Q&A 세션 진행

  •  현대오토에버  ㅡ 국내외 증권사 애널리스트 등을 대상으로 올해 2분기 경영실적 및 주요 관심 사항을 내용으로 하는 ‘기업설명회’를 컨퍼런스 콜로 개최

 

  •  LG유플러스 ㅡ 2020년 4분기 영업실적 컨퍼런스 콜 + Q&A 세션 진행




Tip | 이벤트엑스로 효과적인 컨퍼런스 콜 구성 및 진행하기


비즈니스 행사, 학교 수업 시간, 음악 또는 토크 콘서트의 공통점은 무엇일까요?

바로 프로그램을 나누어 구성했다는 점입니다!

즉, 하나의 프로그램 내에 너무 많은 이야기를 다 담으려고 하면 참여자들의 집중력은 흐트러지며, 무엇이 핵심 주제인지 모호해지는 경우가 많습니다. 컨퍼런스 콜도 마찬가지죠.


수십 또는 수백 명이 동시에 접속하여 그룹 회의를 진행하면 깊이 있는 논의가 어려울 수 있습니다. 메인 프로그램과 소규모 논의 프로그램을 나누어 진행해야 하는 이유입니다. 단순 영상 통화 서비스가 아닌, 비즈니스 전문 플랫폼 ‘이벤트엑스’를 사용하면 효과적인 컨퍼런스 콜을 구성하고, 진행할 수 있습니다.


01. ‘웨비나’로 메인 프로그램 진행하기 ㅡ CEO 인사말, 기업 경영실적 발표, 업계 트렌드 및 신사업 진행 현황 등 메인 스피치와 프레젠테이션을 진행해 보세요. 투표, 채팅 등을 통해 적극적인 참여가 가능합니다. 여기를 클릭해 EventX의 ‘웨비나'에 대해 자세히 알아보세요.


02. ‘네트워킹 라운지’로 Q&A 및 소규모 논의 프로그램 진행하기 ㅡ 부서별 미팅, 또는 특정 안건별로 나누어 질의응답 세션을 진행하면 관심 주제에 대해 더 깊이 있는 대화를 나눌 수 있습니다.


컨퍼런스-콜-계획

| 최적의 장소 확보하기

 

컨퍼런스 콜을 원활하게 진행하려면 실제 통화를 진행할 물리적인 공간도 확보해야 하는데요.

너무 시끄럽거나 주변의 잡음이 통화에 영향을 미치는 장소는 피하는 것이 좋습니다. 또한, 카페와 같은 공공장소도 추천하지 않습니다. 그 이유는 조용하다고 생각해 통화를 시작했더라도 언제든 다른 손님들이 들어와 시끄러워질 수 있으며, 기업의 주요 사안을 다룰 때 민감 정보 유출 등의 이슈도 있기 때문입니다.

편안한 분위기에서 통화의 내용에 집중할 수 있는 장소를 선택하세요.



| 장비 체크하기

 

통화 시작 전에는 컨퍼런스 콜에 필요한 장비가 잘 작동하는지 다시 한번 체크합니다. 시작 시간보다 조금 더 일찍 입장하여 카메라, 마이크 테스트를 진행해 볼 수 있습니다.

발표자는 프레젠테이션 슬라이드 및 기타 자료가 준비되었는지도 확인하고, 미리 창을 띄워 놓으면 발표 시 바로 화면을 공유할 수 있습니다.



Step 4. 통화 시작하기

 

어떠한 경우에는 통화 시작 시간 전에 미리 로그인이 불가능하거나, 콜 진행자의 승인 없이는 컨퍼런스 룸 입장이 제한될 수 있습니다.

컨퍼런스-콜-시작

하지만 컨퍼런스 콜을 예정된 스케줄대로 차질 없이 진행하려면 정시에 시작하는 것이 중요하므로, 미리 창을 띄워 제때 입장할 수 있도록 준비하세요. 주요 안건에 의견을 내야 할 사람이 발언 타이밍에 없거나, 중간에 입장하는 사람들이 많아지면 회의 내용에 집중할 수 없게 됩니다.

 


Tip | 컨퍼런스 콜을 원활하게 진행하려면?


  • 잡음 주의하기 ㅡ 컨퍼런스 콜이 진행되는 동안 불필요한 잡음을 최소화하도록 노력하세요. 예를 들어 펜을 딸깍거리거나, 종이를 넘기는 소리 등 잡음을 내지 않도록 주의합니다. 자판을 많이 두드려야 한다면 키스킨을 사용하고, 휴대폰은 잠시 무음으로 설정해둘 수 있습니다. 발언할 차례가 아니면 음소거 버튼을 사용하는 것도 방법입니다.

  • 에티켓 지키기 ㅡ 회의가 진행되는 도중 간단한 음료를 마실 수는 있지만, 음식물을 섭취하는 행위는 삼가도록 합니다. 기본 에티켓을 지키고, 다른 참여자가 통화에 집중하는 데 도움이 됩니다.

 

 

 

 

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