오프라인 행사 주최 완벽 가이드 2023 | EventX 이벤트엑스

오프라인 행사가 돌아왔습니다! 코로나 팬데믹으로 잠시 가상 공간으로 자리를 옮겨 한동안 온라인 이벤트가 활용되었는데요. 현재 다양한 컨퍼런스, 박람회 및 기업 이벤트가 진행 중이며, 2023년에는 더욱 활발하게 대면 행사가 주최될 전망이라고 합니다. 

오늘 EventX 블로그에서는 오프라인 행사의 장점과 기업들의 이벤트 활용 사례를 함께 알아보겠습니다.

마지막으로 실제 오프라인 행사를 주최하기 위한 가이드도 놓치지 마세요!

오프라인 행사의 매력

오프라인 행사의 가장 큰 매력은 바로 ‘직접 소통’이 가능하다는 것입니다. 많은 기업이 고객과의 접점을 늘리고, 새로운 고객 그룹을 창출하기 위해 오프라인 이벤트를 활용하고 있죠. 즉, 오프라인 이벤트를 활용하면 다음과 같은 장점이 있습니다. 

고객과 직접 만나 소통할 수 있는 이벤트를 통해 즐거운 경험을 선사하면 기존 고객과의 관계 강화에 도움이 됩니다. 고객이 기업의 제품 및 서비스, 히스토리를 더 잘 이해할 수 있고, 브랜드에 대한 강한 유대감을 형성할 수 있어 “충성고객 굳히기”가 가능하죠.

새로운 고객을 확보하는 것도 가능합니다! 기업 행사의 종류는 정말 다양한데요. 오프라인 행사를 통해 잠재 고객의 관심을 끌고, 이벤트에 참여시켜 좋은 경험을 선사하면 실제 고객으로 전환하는 것이 가능합니다.

그렇다면 기업들은 오프라인 행사를 어떻게 활용하고 있을까요? 실제 사례를 통해 행사 아이디어를 얻어보세요!

기업의 행사 아이디어

+오프라인 행사 사례+

| 제품 소개 이벤트

페이스북 ㅡ Facebook IQ Live (로드쇼 투어)

소셜 미디어 플랫폼으로 잘 알려진 페이스북(Facebook)은 미국 시카고에서 로드쇼*를 조직하여 에이전시 및 광고 산업 참가자들에게 자사 소비자 리서치 서비스인 “IQ” 프로그램과 이를 통해 제공하는 데이터 및 인사이트를 소개했습니다! 

*로드쇼(Road Show): 여러 곳을 다니면서 제품이나 서비스 등에 관해 설명하고 홍보하는 행사. '순회 홍보 행사'라고도 함.

페이스북은 우리나라는 물론, 전 세계에 많은 사용자를 확보하고 있습니다. 이는 곧, 페이스북과 인스타그램 플랫폼에서 사용자 데이터를 대량으로 수집한다는 것을 의미하죠. 데이터 분석으로부터 수집된 사용자 정보는 기업에 있어 보다 정확한 광고 타겟팅과 중요 소비자층으로 떠오른 밀레니얼 세대의 점유율 확보와 관련이 있습니다. 

따라서 페이스북이 자사 플랫폼 광고에 활용하는 데 도움이 될 수 있는 이러한 인사이트를 에이전시에 제공하여 비즈니스 파트너십을 강화할 수 있다는 점을 보여준 오프라인 행사 사례입니다!

| 체험형 이벤트

미네소타주 박람회 ㅡ

행사 속의 행사 ‘빙고 카드’로

게임화 요소 더하기

지난 2017년, 미국 미네소타주 박람회에서 주최 측은 참가자들에게 완료된 각 행동에 대해 표시를 할 수 있는 ‘빙고 카드’를 제공하고 다양한 활동에 참여하도록 장려했습니다.

행사 아이디어를 찾고 있다면, 빙고 카드와 같이 ‘이벤트 속의 이벤트’를 기획하는 게임화 전략을 오프라인 행사에 사용해 보세요. 예를 들어, 명함 교환하기, 네트워킹 세션 참여 등의 작은 미션들을 빙고 카드에 포함하여 여러 활동에 참여하도록 할 수 있습니다.

이는 자칫 지루할 수 있는 행사에 오락적인 요소를 통해 신선함을 더할 수 있고, 무엇보다 참석자들의 적극적인 참여를 촉진할 수 있다는 장점이 있답니다! 

| 교육형 이벤트

룰루레몬

ㅡ 클래스형 이벤트로 커뮤니티 강화하기

스포츠웨어 브랜드 룰루레몬(lululemon)은 작년 6월, ‘비 유 비 웰(Be You Be Well) 페스티벌’을 주최했습니다. ‘무브(Move)’, ‘그로우(Grow)’, ‘커넥트(Connect)’를 주제로 총 30여 개의 프로그램이 진행되었는데요. 각 운동 분야를 리딩하는 룰루레몬 앰배서더와 콘텐츠 크리에이터 등이 연사와 트레이너로 참여하여 브랜드와 참여자들의 유대를 강화한 교육형 행사라고 할 수 있습니다.

다음 프로그램 요약을 참고해 볼까요?

• 무브(Move): 요가, 런, 트레이닝, 크로스핏, 복싱, 댄스 등 다양한 종류의 운동 프로그램을 한자리에서 배워볼 수 있는 교육 프로그램
• 그로우(Grow): 룰루레몬이 직접 개발한 자기 성장 워크숍 프로그램
• 커넥트(Connect): DJ의 에너지 넘치는 음악과 함께 룰루레몬 앰배서더들, 건강한 삶을 추구하는 사람들과 소통할 수 있는 프로그램

룰루레몬은 본래 고객들이 직접 참여할 수 있는 클래스형 이벤트를 개최해 왔습니다. 하지만 코로나 팬데믹으로 일부 클래스를 잠시 온라인으로 진행하였다가 다시 큰 오프라인 행사로 개최한 것인데요. 

이처럼 오프라인 행사를 개최하여 고객 또는 참여자들에게 제품과 관련한 유익한 프로그램을 제공하면 즐거운 경험을 선사하는 동시에, 브랜드와의 유대감 형성에 도움이 됩니다. 팬덤을 강화하는 커뮤니티를 만들고, 고객 및 잠재고객이 지속적으로 브랜드에 관심을 갖게 할 오프라인 행사를 기획해 보세요.

➤ 함께 읽으면 도움이 되는 ‘행사를 활용한 B2B 마케팅 전략’ 확인하기

오프라인 행사 주최 가이드

01 | 행사 목표 구체화하기

가장 첫 단계는 어떠한 목적으로 이벤트를 주최하는지, 달성하고자 하는 목표는 무엇인지 구체화하는 것에서 시작하세요.

02 | 행사 유형 정하기

오프라인 행사의 종류는 다양합니다! 행사 목표를 구체화했다면 이벤트의 유형을 정하는 것이 수월할 텐데요. 다음을 참고하여 행사 유형을 선택해 보세요.

• 교육 행사: 제품 및 서비스 사용과 관련한 교육 프로그램을 제공하고, 고객 및 잠재고객을 참여시킬 수 있는 효과적인 이벤트

➤ 잠깐! EventX를 사용하면 교육 행사를 녹화하여 추후 온디맨드 콘텐츠 형식으로 제공하는 것도 가능합니다.

• 워크숍: 조직 구성원들의 활발한 상호작용과 유익한 참여를 이끌어낼 수 있는 기업 행사
• 컨퍼런스: 산업 동향과 최신 트렌드를 알아보고, 정보를 교류할 수 있는 큰 행사! 
  

➤ 잠깐! 전 세계 참여자와의 교감을 목표로 글로벌 컨퍼런스를 고려 중이라면? EventX와 같은 글로벌 플랫폼을 통해 온라인 옵션도 함께 제공할 수 있는 ‘하이브리드 컨퍼런스’를 주최하세요.

• 세미나: 새로운 정보에 목마른 사람을 위한 매력적인 경험 제공하기
• 박람회: 글로벌 산업 파트너를 만나고, 네트워킹 기회를 마련하여 비즈니스 기회 잡기
• 전시회: 제품 및 브랜드 스토리를 알리고, 고객과 팬층 강화하기

➤ 잠깐! 오프라인 및 가상 전시회를 동시 진행하여 MZ세대 고객들 시선 집중시킨 ‘구찌 가든 아키타이프: 절대적 전형’의 사례도 참고해 보세요.

• 제품 출시: 잠재 고객을 대상으로 한 신제품 시연하고, 리드 확보하기

➤ 잠깐! 제품 출시 행사 주최를 고려 중이라면? 오프라인 제품 전시회에서 QR 코드를 제공하여 온라인 카탈로그도 이용 가능하도록 하면, 참여자들이 언제든 “제품 다시 보기” 가능!

• 직업 박람회: 다양한 프로그램 및 부스 이벤트를 통해 기업에 유망한 인재와 연결하기
• 대학 소개 행사: 전 세계 우수 학생을 유치하기 위한 리크루팅 행사 기획하기

03 | 행사 참가 대상자 정하기

행사 목표와 선택한 행사의 유형에 맞는 가장 적합한 타깃 참가자는 누구인가요?

참가 대상자를 특정하고 나면 집중적으로 공략할 수 있습니다! 몇 개의 카테고리별로 나누어 참가 대상자 그룹을 특정해 보세요. 

예를 들면, 기업에서 주최하는 AI 컨퍼런스라고 한다면 각 분야 연구원 및 교수, 해외 전문가, 현직 개발자, 관심 있는 대학생 등 참가 대상자의 범위가 매우 넓기 때문에 이를 특정하는 작업이 필요할 수 있습니다.

행사 장소에 따라 ‘국내 참가자’로 타깃을 정할 수도 있고, 행사 목적이 ‘리드 확보’인 B2B 기업이라면 바이어 등 관련 기업의 담당자들을 주요 대상으로 정할 수도 있죠.

04 | 행사 참가자 모집하기

행사 참가자를 모집하는 방법에는 여러 가지가 있을 수 있는데요. 기존 고객 리스트를 미리 확보했거나, 특정 채널을 통해 모집을 시작할 수도 있습니다. 하지만 여기서 중요한 것은 목적이 있는 행사라면 불특정 다수를 마구잡이로 끌어모아 참석하도록 하는 것은 아무런 도움이 되지 않는다는 것입니다!

행사 목적에 맞는 핵심 참가자들을 모집하고, 리드를 확보하기 위해서는 전환 가능성이 높은 참가자들을 전략적으로 모집하여 행사에 초대할 수 있어야 하죠.

이때 필요한 것은? 바로 테크놀로지!

행사 전문 솔루션 EventX의 "리드 생성 엔진"을 사용하면 행사 참가자 모집이 쉬워집니다. 잠재 고객을 찾는 시간 낭비 없이 실제 고객 전환에만 집중할 수 있습니다! 해외 바이어 모집에 활용할 수도 있죠.

물론, 이러한 기능은 모든 행사 솔루션에서 제공하는 기능은 아니므로, 효과적인 행사 주최를 원한다면 반드시 체크하세요. 아시아 전역에 오피스가 있으며, 10년간 국제적으로 행사를 진행해 온 경험이 있는 이벤트엑스에서만 가능하다는 점을 꼭 기억하세요!

05 | 행사 참가 등록 소프트웨어 선택하기

그렇다면 어떤 행사 솔루션을 선택해야 성공적인 오프라인 행사를 주최할 수 있을까요? 행사의 성격 및 종류에 따라, 그리고 규모(국내 행사/글로벌 행사) 등에 따라 가장 적합한 소프트웨어를 선택하는 것이 중요합니다.

➤ 행사 참가 등록 소프트웨어 선택을 위한 팁을 확인해 보세요!

06 | 행사 참가자 관리하기

주최자는 행사 당일까지 행사 참가 신청을 완료한 참가자들을 관리해야 하는데요. 신청했더라도, 노쇼가 발생할 수 있기 때문입니다. 또한, 실제 행사에 필요한 장소 및 제공될 물품 등을 준비하기 위한 이유도 있죠.

EventX를 사용하면 대시보드에서 참가 신청자 현황을 한눈에 확인할 수 있습니다! 이를 통해 참가자들에게 리마인더 이메일을 발송(커스터마이징 및 자동 발송 등)하거나, 발표자 및 특별 게스트 프로필을 노출하는 등 일련의 마케팅의 활동을 수행하여 참석률을 높일 수 있죠. 

07 | 행사장 선정하기

이제 행사에 대한 윤곽이 뚜렷해졌을 것입니다!

참가 신청자 수를 토대로 물리적인 공간을 확보하는 일이 남았는데요. 행사장 선정 시, 효율적인 예산 집행 및 행사 운영을 원한다면 “하이브리드 행사” 옵션을 고려해 보세요.

하이브리드 행사란, 오프라인 + 온라인 두 가지 참여 옵션을 제공하는 온오프라인 행사입니다. 반드시 대면이 필요한 그룹 또는 참석자들은 오프라인으로, 직접 참석이 어렵거나 해외 참가자라면 온라인을 통해 똑같은 경험을 제공할 수 있죠. 이를 통해 주최자는 유연하고 효율적인 행사 주최가 가능합니다!

08 | 체크인 세팅하기

많은 사람이 참석하는 오프라인 행사장은 복잡합니다! 따라서 원활한 운영을 도와주는 테크놀로지의 도움이 필요하죠.

IT 강국 대한민국에서는 체크인도 최신 기술을 활용하여 빠르고, 스마트하게 진행합니다!

어떻게? 바로 EventX와 같은 행사 전문 솔루션을 활용하죠!

체크인 대기 줄이 도저히 줄어들지 않는 스트레스 받는 경험을 참가자들에게 제공하지 않도록 “행사 소프트웨어”를 활용하세요.

EventX를 사용하면 QR 코드를 스캔하는 것만으로 1초 만에 체크인이 가능합니다!

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