Event Plan for Association|協會活動規劃指南

Jemmy K 八月 30, 2023

Association Event 是什麼?

 

Association Event 指的是由各種協會團體舉行的聚會活動,主要目的是增進會員之間的聯繫與互動。Association Event 的活動形式相當多元,包括會員聯誼餐會、戶外郊遊、專題演講、知識競賽、年會等。

 

除了聯誼目的外,許多 Association Event 也會加融入專業知識分享、訓練課程、形象推廣、資源募集等目的。近年來,隨著科技發展,線上活動(Virtual Event)、虛實整合活動(Hybrid Event)也逐漸成為 Association Event 的新趨勢之一。

 

Event Plan for Association 的重要性

 

Event Plan for Association 的重要性源於 Association Event 帶來的許多好處對協會團體來說,舉辦 Association Event 能提升會員忠誠度,不僅吸引新會員加入,也增加會員留任率

 

Association Event 同時也是協會達成其他目標的好方法,像是透過演講分享專業知識、利用年度大會推廣協會形象、或舉辦籌款餐會以籌措營運資金等。

 

對協會會員來說,參加 Association Event 可以獲得與其他會員切磋交流的機會,既能開拓人際網絡,同時也汲取專業知識和技能

 

透過參與 Association Event,會員可以更深入了解協會的服務內容,也更看重協會的價值,提升對協會的向心力。Association Event 對會員與協會都能產生正面效益,是需要協會重視與投入心力經營的重要工作。

 

而一場好的 Association Event,更是缺不了完善的 Event Plan for Association,才能讓活動達到預期的理想效果。

 

如何規劃 Event Plan for Association?

 

圖/Unsplash

 

Event Plan for Association 可以透過 8 大步驟來規劃,涵蓋目標設定、時間規劃、場地選擇、活動內容設計、外部宣傳、執行細節等面向,讓 Event Planner 在規劃 Association Event 時更有效率。

 

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第一步:設定活動目標和類型

 

在規劃 Event Plan for Association 時,首要步驟是明確設定 Event 的目標。常見的活動目標包括:加強會員感情聯繫、傳遞協會訊息、提供專業知識訓練、籌措經費等,建議活動規劃小組能針對協會的整體目標及會員需求,討論出最適當的活動目標。

 

同時,也要考量 Target Audience 的背景與活動目標,決定活動的舉辦形式,例如:

  • 面對上班族會員,周末的研討會較適合。
  • 想吸引家庭為主的會員參加,則宜選在週間晚上舉辦餐敘。
  • 若目標是籌措經費,可以舉辦讓會員願意慷慨解囊的晚宴籌款會
  • 若活動目標是分享專業知識,則以研討會形式進行較為合適。

 

每種活動類型都有其對應的目標群眾及適合的內容,Event Planner 應以活動目標為大方向,在之後各步驟時時遵守該目標進行規劃。

 

第二步:制定時間表和預算

 

在設定好 Event 目標後,活動小組需要擬訂詳細的時間規劃,從起始構想、籌備到結束後的每個環節都列入時間表,訂定完善的時程安排,包括宣傳推廣的時間點、報名截止日期等細節。

 

同時,也要審慎規劃活動預算,羅列出舉辦該活動所預期的 Income、支出項目,這也是 Event Plan for Association 中相當關鍵的一環。盡可能將所有的的收入如報名費、贊助、以及各項支出如場地租金、餐點費用、講者鐘點費等詳細列出,以確保活動能順利進行而不超出預算。

 

不論是金錢預算、或是時間安排,都應該做好應急預備,以便應付突發狀況的發生。有了詳盡的時間表和充裕的預算支援,活動小組才能高效率完成後續籌備工作。

 

第三步:選擇時間、地點、場地

 

圖/Image by Freepik

 

為了確保 Association Event 的會員參與度,活動時間與場地的選擇至關重要。

 

規劃 Event Plan for Association 時,活動時間必須避開會員的日常工作時間、重要節日或其他大型活動日期,以避免日程上的衝突;而所選擇的場地應位於交通便捷的地方,且空間大小需能夠完整地容納所有預期的參加者。

 

在規劃活動場地時,需確保活動場地內配備有相應的設施,例如講演台、展覽區域等,若活動包含餐飲環節,場地的選擇也應考量是否有合適的廚房設施或與外部餐飲供應商的合作可能性,甚至專用的餐飲區等。

 

在場地確認後,應該立即與場地提供者簽訂 Contract,明確界定使用的時間、空間範圍以及所需的設施,以確保活動場地的可用性。

 

在這一階段,Event Planner 也可以向場地方索取詳盡的場地平面圖,以利於活動的流程安排和場地佈置規劃。

 

第四步:活動內容規劃

為確保活動達成目標,精心的內容規劃不可或缺。規劃 Event Plan for Association 時,應該從目標群眾的喜好和活動宗旨出發,策劃具有吸引力的 Schedule。

 

包括選取貼近主題的 Issue、邀請知名度高或專業的 Speaker 等,以增加活動的吸引力。另外,也可考慮結合趣味競賽和有獎問答等活動,增強與參與者的互動,提高會員的參與感和滿足感。

 

當活動內容確定後,應製作詳細的活動流程表,使工作人員能順利落實 Event Plan for Association。流程表中應清晰表示每一環節的時間和主持人,確保活動節奏和時間掌控得當。

 

為達成此目標,活動中的每一部分,如講者、娛樂表演人員和互動環節等,都應提前確認和安排,有了充足的時間安排,活動內容才能保有適當的彈性。

 

第五步:推廣活動

 

圖/Unsplash

 

為了確保目標群眾得知 Event 資訊並成功吸引他們,Event Plan for Association 應採取全面性的 Promotion,例如利用會員專屬的郵件系統、社群媒體帳號和協會官方網站等等,多方的 Marketing 策略可以確保活動訊息流通性的最大化。

 

而宣傳文案需要精心設計,確保活動的 Core Value、特點得以明確呈現,從而激起人們的興趣。為了提高視覺效果,可以設計引人入勝的圖文組合或製作專屬的宣傳影片。另外,在社區或其他會員常去的場所放置宣傳海報也是一個不錯的策略。

 

在完成宣傳管道規劃以及文宣設計後,便可開使活動報名方式規劃。活動報名方式可以考慮提供線上報名、手機 App 報名或直接電話報名等多元方式,以適應不同的參與者需求,透過這種系統性的推廣策略,不僅能確保活動的 Reputation,還能有效地提高活動報名率。

 

第六步:準備活動細節

為確保 Event Plan for Association 順暢執行,需針對每一細節做充分準備,如會場內的標示標語必須清楚,使參加者能方便找到自己的座位、休息區或其他活動區域。

 

名牌的設計應與活動主題一致;而小禮物或紀念品則需展現活動精神或品牌形象。另外,對於合作的 Supplier,特別需要提前進行多次確認,避免因誤解而產生的溝通問題。

 

場地佈置方面不僅要美觀,還要考慮流動性和方便性,避免活動進行時出現混亂;而活動工作人員要預先訓練,使他們熟悉各種流程和可能的突發狀況,如遇緊急狀況,如主講人突然缺席或設施故障,應有預先設定的 Plan B,確保活動不會中斷。

 

第七步:執行活動

 

圖/Image by Freepik

 

每一個完美的 Event Plan for Association,都需要一連串細心的策劃和實際執行。活動開始之前,必須確保所有的佈置和設備均已完成且能正常運作、工作人員需提前抵達,且進行最後的檢查,例如:講者的麥克風、投影儀的清晰度等。

 

隨著活動的開始,會場中應有專人隨時協助參加者的需求,無論是指引、回答問題或是處理突發狀況。且每一個環節都要確保時間正確,不應有太長的等待或空窗期,確保整體流程的順暢性。

 

除此之外,活動的記錄同樣重要,可以考慮拍攝現場影片或拍照,紀錄下活動的 Special Moment,在為會員留下美好回憶的同時也可以為未來的活動宣傳準備好相關影音素材。

 

活動結束後,清理與整理也是不能被忽略的環節,所有使用過的物品和設備都需要被正確地存放,場地也需恢復到原先的狀態。每位工作人員都應該負有責任感,確保任務完成,從而使整體活動從頭到尾都能達到最高標準,這些細節都反映了活動的專業度與完整性。

 

第八步:檢討活動成效

 

在 Event 結束後,可以設計調查問卷,請參加者評價活動內容、流程安排、活動選等各面向的滿意度,並給予相應的改善建議。透過回饋分析,找出 Event Plan for Association 的優劣勢與可改進之處,作為籌劃下一場活動的參考。

 

同時,也需要針對預定的活動目標,調查其達成情形,例如參加人數或課程測驗成績等量化資料的 Analysis,評估活動的具體效益。確實整理出詳細的活動檢討報告,將有助改善協會未來活動的規劃品質。

 

Event Plan for Association 的注意事項

 

圖/Unsplash

 

除此之外,Event Plan for Association 還有以下注意事項

 

  • 明確的活動目標與定位

活動的目標必須契合協會整體發展策略,不能只為舉辦而舉辦。目標訂定時要考量 Association 與會員的需求,讓活動具有正面價值和實質效益。例如提供會員新的專業知識、加強會員向心力等目標都較具意義。

 

  • 選擇適當的活動形式

不同類型的 Event 各有其優劣。舉辦單位需衡量會員背景、活動目的及預算,決定最適合的活動形式。例如以家庭為對象則可以選周末的戶外郊遊活動;若以中高階主管為對象,週間的討論會較為適合。

 

  • 選擇合適的時間地點

活動的時間與地點都將直接影響活動出席率,需謹慎評估。時間點應避開 Member 的特殊節日或習慣活動日;地點則需選擇交通便利的地點。為達成此目標,可先透過調查會員需求與意見後再決定。

 

  • 規劃適當的內容與流程

議程內容要緊扣 Topic,採取適合的形式與內容設計,如演講、座談、競賽等,以提高活動吸引力。流程安排則需要注意時間掌握及連貫性、講者與贊助商也要確認參與意願。

 

  • 邀請合適的講者與贊助

講者的選擇要考量其在該領域的知名度、專業聲望與演講能力。能邀請到業界知名人士擔任講者,更能為活動增加吸引力。講者邀請時,要提供活動相關主題及背景資訊,讓講者能準備適合的演講內容。

 

Sponsor 是活動重要收入來源之一,能與會員背景相關的廠商最適合成為活動夥伴。邀約潛在贊助廠商時,要清楚說明活動相關資料,如參加人數、曝光效益等,以說明贊助價值。

 

  • 工作人員訓練

可於 Event 前,召開工作人員教育訓練,詳細說明活動目的、預期效益、流程、緊急應變等,使工作人員熟悉活動細節,知道自己的職責所在。

 

訓練時,也要強調 Service Quality 的重要性,確保工作人員保持專業形象。另外,活動現場人力要足夠,各司其職,才能在活動現場快速反應處理突發狀況。

 

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