코로나 19의 확산과 더불어 우리의 비즈니스 환경이 매우 빠르게 변화하고 있습니다. 이제는 비대면 업무나 미팅은 자연스러운 현상이 되었고, 코로나 19의 종식을 기다리기 보다는 위드 코로나의 국면으로 전환하는 것이 대세가 된 것 같습니다.
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코로나 확산과 함께 전세계적인 서비스로 급속히 성장한 원격 회의 서비스는 비즈니스에서 뿐만 아니라 이제 우리 일상에서 없으면 불편한 서비스가 되었습니다. 이와 동시에 “웨비나”라는 개념이 새롭게 등장하였고, 일반적인 원격 회의 보다는 좀 더 전문적인 비즈니스 영역에서 널리 사용되고 있습니다.
그렇다면 '웨비나'가 무엇인지, 그리고 어떤 장점과 효과가 있기에 비대면 비즈니스 환경에서 중요한 도구가 되었는지 좀 더 자세히 살펴보도록 하겠습니다.
웨비나의 정의
웨비나(Webinar)란 웹(Web)과 세미나(Seminar)의 합성어로 ‘온라인 세미나’를 의미하는 용어입니다.
전통적인 의미의 세미나는 ‘어떤 대상에 대해 학술적인 토론, 연구를 갖기 위한 모임’으로 정의되기도 하고, 좀 더 넓은 의미로는 ‘강연회, 박람회’ 등으로도 활용되고 있습니다. 이러한 모임은 주로 오프라인으로 진행되며, 이 과정에서 공통 관심사를 가진 수많은 사람들이 함께 토론을 하고 자연스럽게 비즈니스와 관련된 이야기가 오고 가기도 합니다.
이런 이유로 세미나는 비즈니스와 아주 밀접한 관련이 있는 큰 행사로 정의할 수 있고, 비대면 환경에서도 이러한 정의는 바뀌지 않습니다.
그렇다면 웨비나, 즉 온라인 세미나는 전통적인 의미의 세미나를 온라인 환경에서 진행하는 것 일뿐 그 본질은 바뀌지 않았다고 할 수 있습니다. 하지만 ‘온라인’으로 진행되기 때문에 기존 ‘오프라인’의 한계를 뛰어넘는 몇 가지 장점이 더 있다고 할 수 있습니다.
장점1. 전 세계 사람들이 한자리에
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전통적인 세미나는 특정 시간에 같은 공간에 모인 사람들끼리만 소통할 수 있다는 한계가 있었던 반면에, 웨비나는 전 세계 어느 곳에서든 동일한 온라인 공간에 모여서 참석이 가능하다는 장점이 있습니다.
지리적으로 가깝지 않아도 공통 관심사가 있다면 어디서든 접근할 수 있고, 또한 주최자 역시 전세계 어느 곳에 있는 사람들에게 다가갈 수 있게 되었습니다.
장점2. 누구나 편리한 참여
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웨비나의 참여자는 집이나 카페 등과 같이 본인이 편안한 장소에서 편리하게 참석할 수 있게 되었습니다.
오프라인으로 행사장에 가야 하는 부담이 전혀 없기 때문에 시간과 비용을 절약함과 동시에 아주 편안한 방법으로 참석할 수 있게 되었고, 이로 인해 이전보다 더 많은 사람들이 한 자리에 모일 수 있게 되었습니다.
장점3. 다양한 커뮤니케이션 도구
또한 웨비나는 단순히 온라인 공간에 모이는 것 뿐만 아니라, 다양한 소프트웨어 솔루션을 활용하여 채팅, 투표, call-to-action, 프레젠테이션, 영상/이미지 공유 등 다양한 기능을 활용하여 보다 다채로운 커뮤니케이션이 가능합니다.
참여자간에 보다 다양한 커뮤니케이션을 통해 보다 효과적인 웨비나를 진행할 수 있게 되고, 그 효과도 전통적인 방법에 비해 높은 것으로 조사되고 있습니다.
장점4. 실시간 영상 녹화 기록
오프라인 세미나의 경우 주요 행사 또는 전체적인 세미나 진행 모습 등을 영상으로 남길 수는 있었으나, 각각의 개별 참여자간의 소통이나 소그룹 미팅 등을 모두 기록으로 남기는 것은 불가능했습니다.
하지만 웨비나의 경우 행사 진행 간 발생하는 모든 커뮤니케이션을 필요에 따라 녹화하고 기록으로 남길 수 있기 때문에 비즈니스 목적의 참여자에게는 더 없이 유용한 도구가 될 수 있습니다.
화상 회의 장비 준비하기
앞서 살펴본 획기적인 장점 덕분에 이미 수많은 비즈니스 영역에서 웨비나를 적극적으로 활용하는 사례가 증가하고 있습니다.
그렇다면 지금부터는 웨비나를 진행하는데 필요한 장비는 어떤 것들이 있는지 한번 알아보도록 하겠습니다.
기본적으로 화상 회의를 진행하는 장비와 유사하다고 볼 수 있습니다. 화면 촬영을 위한 카메라, 녹음을 위한 마이크, 그리고 방송 송출을 위한 컴퓨터가 필수적으로 필요합니다. 여기에 좀 더 원활한 진행을 위해서는 카메라에 사용할 삼각대와 마이크 거치대가 있으면 더 좋습니다.
준비1. 촬영용 카메라
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웨비나를 위한 카메라를 선택할 때에는 세미나의 주제나 발표자료, 네트워크 환경 등을 고려해 보는 것이 좋습니다. 예를 들어 웨비나의 주제가 고화질 영상과 관련이 있거나, 혹은 발표 자료 내에 고화질 동영상이 포함된 경우에는 거기에 맞춰 고화질의 카메라가 준비되는 것이 좋습니다.
그렇지 않으면 영상의 화질과 방송의 화질 간 차이가 크게 나서 전체 웨비나의 퀄리티가 떨어져 보일 수도 있기 때문입니다.
하지만 이때 주의해야 할 점은 고화질 카메라로 영상을 송출하는 경우 충분히 원활한 네트워크 환경이 뒷받침되어야 한다는 것입니다. 그렇지 않으면 오히려 영상이 끊기는 등 진행이 매끄럽지 못하게 될 수 있고, 심각한 경우에는 네트워크가 일시적으로 중단되는 불상사가 벌어질 수도 있습니다.
고화질 영상을 송출하는데 충분한 네트워크 환경이 준비되었다면, UHD 이상의 고화질을 지원하는 카메라를 준비하는 것이 좋습니다. 영상의 화질이 좋고 원활하게 스트리밍이 될 수 있다면 참여자들의 만족도를 보다 높일 수 있게 됩니다.
만약 UHD 수준의 고화질이 크게 중요하지 않다면 FHD 해상도를 지원하는 카메라 정도면 충분합니다. 일반적으로 우리가 보는 영상 화질 대부분이 FHD, 1080P 해상도에 60프레임 정도이기 때문입니다.
준비2. 마이크
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웨비나 진행에 있어 아주 중요한 장비 중 하나로 마이크도 사전에 잘 준비되어야 합니다. 아무래도 온라인으로 진행되는 세미나이다 보니 영상 보다는 음성으로 정확한 메시지를 전달 할 수 있어야 하기 때문에, 노이즈나 하울링없이 또렷한 음질을 제공할 수 있는 마이크를 준비해야 합니다.
과거에는 화자의 높이에 정확하게 맞출 수 있는 스탠드형 마이크를 많이 사용하였으나, 최근에는 어떤 각도에서든 균일한 품질의 목소리를 전달할 수 있는 핀마이크가 선호되고 있습니다. 요즘은 무선 핀마이크의 경우도 끊김없이 좋은 음질을 전송할 수 있기 때문에 보다 편리해졌다고 볼 수 있습니다.
준비3. 컴퓨터와 네트워크 환경
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카메라와 마이크 등 좋은 화상 회의 장비가 준비 되었다면, 이제 좋은 성능의 컴퓨터와 원활한 네트워크 환경을 준비해야 합니다. 준비된 영상과 음성을 컴퓨터로 입력하고 이것을 네트워크를 통해 전 세계 수많은 참여자와 실시간으로 소통할 수 있어야, 비로소 웨비나가 진행될 수 있기 때문입니다.
컴퓨터의 경우 최근 2년, 길게는 3년 이내에 출시된 제품을 권장합니다. 실제로 최근 출시되는 대부분의 소프트웨어들이 최근 2~3년 이내에 출시된 장비를 기준으로 최적화를 진행하기 때문에 이보다 오래된 컴퓨터의 경우 예기치 않은 끊김 현상이나 버벅거림이 발생할 수 있습니다.
국내 네트워크 환경의 경우 상당히 좋은 편에 속하므로 크게 걱정할 필요는 없으나, 가급적이면 무선랜으로 접속하기 보다는 유선 네트웍으로 안정적인 환경을 구축하는 것을 권장합니다.
준비4. 검증된 화상 회의 플랫폼
성공적인 웨비나를 위해 마지막으로 준비해야 하는 것은 바로 검증된 화상 회의 플랫폼을 잘 선택해서 활용하는 것입니다. 코로나 19 이후 수많은 웨비나 플랫폼이 출시되었지만, 이들 중에서 수많은 사용자들에게 검증된 신뢰할 수 있는 플랫폼을 선택하는 것은 쉽지 않은 일입니다.
나에게 잘 맞는 화상 회의 플랫폼을 선택하기 위해서는 몇 가지 기준을 사전에 정해두고, 이 기준에 잘 맞는 플랫폼을 찾는 것이 중요합니다. 아래는 일반적 잘 알려진 웨비나 플랫폼 선택 기준입니다.
- 웨비나 행사에 적합한 참석자를 찾아줄 수 있는가?
- 행사를 편리하게 관리할 수 있는가?
- 웨비나 종료 후 참여자를 대상으로 후속 커뮤니케이션을 진행할 수 있는가?
- 웨비나 진행 간 발생한 데이터를 분석할 수 있는가?
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위4가지 사항을 꼼꼼하게 따져보면, 최적의 화상 회의 플랫폼을 발견할 수 있을 것입니다. 참고로 최근에는 EventX 라는 웨비나 프로그램이 위 기준을 잘 충족시키는 것으로 알려져 빠르게 성장하고 있습니다.
EventX는 잠재 고객 유치 기능과 초대 이메일 자동 발송 기능, 이메일 맞춤 제작 기능을 제공하여 웨비나의 사전 준비 과정을 꼼꼼하게 지원함과 동시에, 행사 설명 페이지를 자동으로 제작하고 행사 진행 간 채팅, 투표, Q&A 진행 등의 다양한 도구를 사용할 수도 있습니다.
이외에도 웨비나 종료 후 참여자들에게 다음 행사 초대를 보낼 수도 있고, 행사 참여자들의 데이터를 분석한 리포트를 제공해 주기도 합니다.
마치며
이제 웨비나는 B2B 마케터가 꼽은 가장 효과적인 고객전환 도구라고 불릴만큼 비즈니스 환경에서 없어서는 안될 중요한 커뮤니케이션 도구로 자리잡고 있습니다. 누가 더 효과적으로 원활하게 웨비나 행사를 준비하고 진행하며, 데이터 분석에 기반한 후속 행사를 더 잘 설계할 수 있는지가 중요해지고 있습니다.
이런 관점에서 신뢰할 수 있는 검증된 웨비나 플랫폼을 잘 선택하여 활용하는 것이 매우 중요하다고 할 수 있습니다. 누구나 할 수 있는 뻔한 웨비나가 아니라, 목적에 충실하고 목표를 달성하는 효과적인 웨비나의 시작은 좋은 플랫폼과 함께해야 가능할 것입니다.
어떠한 장비가 필요한지 모두 알았다면, 다음으로는 웨비나를 기획하는 단계별 가이드에 대해서 알아봅시다!
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