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KPI (關鍵績效指標)是許多企業用來評估績效、發放薪酬的依據,而 OKR (目標與關鍵結果)這個管理制度則是被許多知名企業如Google、微軟等採用,並在2019年爆紅。
到底 ORK 跟 KPI 有什麼差異?OKR 能夠取代 KPI 嗎?
本文用深入淺出的方式比較兩者差異,並舉大量案例說明,文末並採訪到美國跨國企業的高階主管,來聊聊實際使用 OKR 的心得。
OKR 是公開透明的,員工可以知道公司其他人的 OKR,包含老闆的 OKR,如此一來可以互相知道彼此的工作重點,且 OKR 不合適時也可以隨時調整。
KPI 則是較為私密的,通常只有員工自己知道自己的 KPI,也無法查看別人的 KPI 是什麼,且 KPI 一旦訂定後,不隨意調整。
OKR 與績效考核雖然會有相關,但並不是全部,在做績效考核時,主管還會評估員工整體的表現。
例如,員工在 OKR 上只有 70% 的項目達成了,但是因為員工設的目標相當高,且在過程中也展現出他的貢獻,那麼在績效考核上還是可能拿到很高分的。
KPI 的達成率通常會直接和績效考核做掛鉤,並與個人的薪資及升遷相關。
如果KPI 的達成率低,那麼不管過程個人再努力,績效考核成績都不會好看。
OKR 最大的缺點在於內部溝通成本相當高,且可能造成組織的不效率。
舉例來說,主管針對素質沒有那麼高的員工,要花很多時間跟他溝通目標及做法,並且還要時時確認員工是否有偏離目標了。
對於員工來說,由於上面沒有給每個人一個明確的方向,比如說 A 負責什麼工作、B 負責什麼工作,可能同一件事不同的部門都在做,員工自己要花比較多時間橫向溝通,反而要花很多力氣去整合。
KPI 的缺點則在於員工的主動性不高,只是被動的接受目標,可能因覺得目標太遙遠就缺乏動力。
此外,如果員工一味的追求達標,也可能用錯方法跟手段,導致與公司原有的目標背離。
OKR 對員工的素質要求比較高,適合用在小型、新創企業中,人人都有拼勁,知道自己要做什麼。
如果員工素質不夠的話,用 OKR 反而會是一場災難。
KPI 則是適用在目標明確的大型及成熟企業,在這樣的企業中,要管理的員工人數眾多,素質可能也參差不齊,如果是由上而下給予明確的目標,管理上會比較容易。KPI 是 Key Performance Indicators 的縮寫,中文翻為關鍵績效指標。其特點是將目標量化,透過可衡量的關鍵指標,能夠有助於了解公司在一段時間中的經營成效。
KPI 的訂立會依照 SMART 原則,目的是確保指標具體、可衡量、可實現、與組織目標有關聯,並且有確切的期限。像是每月新註冊會員數、每季收入、投資報酬率(ROI)都可以作為團隊的 KPI。
管理階層可以依據是否達成 KPI 來判斷員工的工作成效,也能利用關鍵績效指標了解公司目前的營運狀況,並預測未來的表現。
除此之外,公司在薪酬管理上也經常仰賴 KPI 作為員工績效考核的標準,以 KPI 的達成率來決定其薪資或升遷。
舉例而言,當企業要衡量一場活動的成效時,所用的 KPI 可能包括:
OKR 是 Objective and Key Results 的縮寫,中文翻譯為目標與關鍵結果。
由名稱就能明白,OKR 的核心是讓員工了解「要做什麼」以及「要怎麼做」,像是導航一樣,引導員工自己訂定與公司大方向目標一致的個人目標,並且擬定達成目標的做法;管理階層也能由 OKR 檢視公司內部的經營狀況,擬定策略改善經營方針。
因此,採用 OKR 的團隊需要先有一個大方向的目標,接著讓員工擬定出個人目標及能夠顯示目標達成的幾個關鍵結果,幫助他們了解需要完成什麼才能達成目標。
例如,當想要提高活動參與率時,運用 OKR 的企業會:
當關鍵結果一一達成時,就顯示出團隊成員的成果有朝著目標前進。
執行的過程當中,團隊成員也能了解「要讓活動宣傳貼文觀看次數達到 15,000 次」的原因是為了「提高活動參與率」,可以確保最終成效與公司的目標願景相同,並非只是單單提高觀看次數而已。
OKR 和 KPI 本質上具有差異,是無法直接取代 KPI 的。OKR 所強調的部分是如何做,而非必須達到什麼,在組織中扮演的是給予團隊成員指引的角色。
KPI 有 SMART 原則的特性,規範團隊成員在一定時間內完成具挑戰性的事項,能夠激發或提升員工的工作效率,量化的指標也提供企業考核員工工作績效的依據,在薪資決定與調整上時常需要參考 KPI,所以說 KPI 仍有存在的必要。
KPI 和 OKR 各有優缺點,並沒有好壞之分。KPI 和 OKR 不同的特性也讓兩者適用的情境有異。
KPI 是以由上到下的方式進行,管理階層為各部門和個人訂定需要完成的目標,並以 KPI 量化個人或各部門的貢獻,作為考核的標準以及薪酬分配的依據。在人力資源管理上,時常會依照 KPI 來決定個人的薪資福利。
優點:具體明確、數據化的指標,可建立考核機制鼓勵員工達標,能作為薪酬管理工具
缺點:由上而下制定,缺乏彈性,可能無法取得共識,員工可能只盲目追求達標
OKR 則是由下到上的,透過集體討論了解要做些什麼才能達到目標,並不會作為獎勵或懲罰機制,而是強調在團隊中取得共識。擁有共同的目標後,在討論時也能激發團隊成員的創意,提出許多種能幫助目標達成的關鍵成果。
優點:知道為了什麼目標而努力,員工能主動思考如何達成目標,凝聚向心力
缺點:討論較為耗時,且沒有明確依據檢視團隊的工作績效
OKR 和 KPI 相輔相成,並非只能擇一採用,同時採用 KPI 和 OKR 更能增加效益。
當企業只採用 KPI 時,可能會遇到的問題是各部門的 KPI 互相衝突,或甚至與企業整體目標背離。
例如當企業的大目標是「提高客戶黏著度」時,給予行銷部門的 KPI 是網站停留時間提升 30%,而行銷部門為了達到 KPI 而將網站頁面設置的相當複雜,拉長報名流程,反而造成客戶滿意度降低而流失客戶,並沒有真的提高黏著度。
OKR 可以彌補 KPI 可能造成的問題,由於 OKR 是目標導向的,每個關鍵成效的設置都和目標緊密連結。
企業可以藉由 OKR 與全體員工溝通主要目標,確保所有人朝向同一個目標邁進,並且輔以 KPI 的數據化特性來評估和追蹤成效。
另外,在團隊討論 OKR 的過程當中,也能適當的調整 KPI 的目標設定。
同時採用 OKR 和 KPI 的決策過程可能是:
許多知名企業如 Google、Amazon、Dell、Facebook、Microsoft、LinkedIn 等都有採用 OKR。一般來說,OKR 適用於各種類型的企業,不過對員工的素質要求較高。以下幾種企業非常適合採用 OKR:
OKR 的概念十分理想化,但是實際使用起來,真的有這麼好嗎?
本文特別訪談到一位知名跨國企業的高階主管,來分享他多年來在公司實際使用 OKR 的心得(因保護受訪者隱私,文中不揭露他的姓名及任職企業)。
Q:你所任職的企業是已經使用 OKR 多年的跨國企業,可否談談你們公司是如何使用 OKR的?
A:我們一年會設定一次 OKR,由員工自己設定,再跟主管討論,並且每一季或不定期會去做檢視及調整。每個人的 OKR 都是公開的,我們甚至也能看到總經理的 OKR ,但是針對一些比較機密的項目或數字系統就會設定隱藏。
Q:OKR 跟你們的績效考核有相關嗎?
A:我們會結合 OKR 跟公司另一套個人評估系統去做績效考核,OKR 可以說與績效考核相關,但不是全部。
舉例來說,OKR 全部綠燈不代表績效非常好,可能代表目標設得不夠具挑戰性,所以主管還是會綜合評估員工在過程中的表現。
Q:你覺得 OKR 對主管來說,管理上有幫助嗎?
A:我覺得 OKR 對主管來說,好處是它可以讓好的員工有很大的發揮空間,員工可以自己來跟主管討論目標,過程甚至可以討價還價,給員工的空間很大。
但缺點是溝通成本很高,需要花時間跟每一個員工溝通他的目標跟作法,如果他不小心走太遠,還要設法把他拉回來,要花很多時間在管理上面。
Q:你覺得 OKR 對員工來說,優缺點是什麼?
A:我覺得對員工的好處是自主性比較強,有發揮的空間,且可以隨時看到其他人在幹嘛,OKR 不 OK 也可以隨時調整。
但 OKR 相對也在工作上帶來很多困擾。
舉例來說,因為並沒有 top down(由上而下)的明確指令,公司不會告訴每個人必須做什麼,造成常常發生同一件事不同的 team 都在做,反而需要花更多的力氣去整合,溝通成本很高。
此外,也有些人因為公司分工很細,工作的 scope(範疇)沒有那麼大, 導致他們在寫 OKR 時,為了求表現就把一件簡單的小事複雜化,這樣才能看起來很 fancy(花俏),造成過度包裝自己。
Q:你們公司員工整體對於 OKR 的看法是什麼?
A:老實說,我們對於 OKR 的第一反應都是:Come on 又來了,覺得有點擾民,只想交差了事。
我個人認為 OKR 並沒有理論上聽起來那麼完美,實際用的時候會碰到很多困難,例如笨的員工你要叫他怎麼設定 OKR?他一個都設不出來。
所以 OKR 跟員工本身的素質有很大關係,如果本身就是很聰明又自發性很強的員工,那麼不管用 OKR 或是 KPI 我相信他都可以做得很好。
Q:你認為 OKR 跟 KPI 最大差別在哪裡呢?
A:我認為兩者根本沒有必要去比,因為他們就是精神上不同而已,一個是 Top down(由上而下),一個是 buttom up(由下而上),但實際在使用的時候,兩者的界線根本是分不清的,並沒有說 KPI 就不好,OKR 就多厲害,完全不是。
Q:公司在使用 OKR 上,你覺得最大的困難點在哪裡 ?
A:最大的困難我覺得是公司文化,老實說我認為 OKR 不太適合東方的文化,比較適合西方文化。
OKR 非常要求員工單兵作戰能力強,且要能自己辨別事情優先順序,而東方的文化比較習慣 Top down(由上而下),你叫員工自己設定目標,很多人根本是沒有方向的。
所以重點還是員工的資質,如果硬要用 OKR 但員工資質跟不上,根本是用不起來的。
我遇過一個新創企業的老闆,他跟我分享說他公司使用 OKR 卻怎麼用都用不好,後來他轉了一個方向,把 OKR 當作是跟員工之間溝通的 facilitator(引導),確保員工的目標跟公司的目標是一致的。
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