活動企劃書範本:做出最實用的活動計畫

Jemmy K 二月 22, 2023

什麼是活動企劃書?

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活動企劃書指的是規劃活動的文件,它包含了活動目的、流程、宣傳、預算、效益等不同方面的細節。

在正式執行活動前,完整的活動計畫是必不可少的,因為舉辦一場活動需要做的事情瑣碎又複雜,包括活動發想、時間規劃、團隊合作、控制花費等等,而活動企劃書的功用就是統整這些事項,把各種任務完整、簡要的列出來。

雖然每場活動的規模大小、目的、形式都不一樣,可能是學校宿營、社團展演、公司會議、尾牙等等,但活動企劃書的主要內容和功能卻是一樣的。

了解撰寫方式和重點,就可以根據範本做出高品質的企劃書,讓各類活動都能舉辦成功。

活動企劃書的好處

  • 統整活動細節:列出代辦事項和時間,減少混亂,讓活動更明朗。

  • 增加效率、減輕壓力:在明確列出需要做的事情之後,活動的溝通和執行會更有效率,團隊間溝通更順暢,減少不確定性帶來的壓力。

  • 增加彈性:遇到問題時可以快速的調整企劃書內容。

  • 提高活動成功率:在實際舉辦活動前,把目標、流程、預算、可能的狀況都先分析過,制定出最適合的策略,增加活動成功的機率。

  • 未來活動的參考範例:在活動結束後,企劃書也可以當成下次活動的參考,讓活動越辦越好。

製作活動企劃書常見的盲點

在製作活動企劃書時,多數人會覺得要把計劃內容寫得非常詳細,這樣才是好的企劃書。

但並非如此,活動企劃書的目的是幫我們規劃、整理思路,而不是把活動搬到紙本上寫一遍,更何況你的主管或客戶、贊助商,根本沒時間看這麼瑣碎的企劃書。

所以,對一份出色的企劃書來說,邏輯清晰、規劃可行、內容簡單才是要追求的重點。

撰寫活動企劃書之前

舉辦活動是一件複雜的工作,在撰寫活動企劃書之前,有一些事前的準備任務需要完成。

一、確定活動形式

隨著科技進步,現在舉辦活動有更多的可能性,除了傳統的實體活動以外,更多了線上活動、混合式活動等選擇,各有不同的優缺點。

  • 線上活動:從 Google Trends 上可以明顯看出,在疫情影響下,線上活動是近幾年的趨勢。

線上活動不受空間限制,不管身處何地都可以參加活動,不用擔心場地、交通、人力、天氣問題,更可以大大降低活動成本。

  • 實體活動:近幾年受到疫情的影響,實體活動數量減少,然而隨著疫情慢慢穩定,實體活動逐漸回歸

實體活動雖然比線上活動更加複雜、需要準備的事項也更多,但它同時有許多優點,實體活動能夠讓參加者有更深刻的體驗,不僅促進參加者之間的連結、同時也讓企業與客戶的關係更緊密、提升品牌知名度。

參加者一方面可以選擇實體活動,獲得印象深刻的活動體驗,同時與活動現場的其他人進行更深入的交流;如果時間或交通無法配合實體活動,也可以選擇線上參與,不會因此錯過活動。

二、確定活動企劃書的提案對象

除了活動的形式不同,目的和對象也會不同。

在寫活動企劃之前,首先要確認這份企劃書的提案對象,也就是這份企劃書要給誰看?是提案給客戶、贊助商,還是給公司內部的工作團隊?活動企劃書的內容,可以根據不同的對象調整成合適的內容。

  • 向客戶提案:如果你今天是一間活動企劃公司,要提案給客戶,那在預算和效益評估的部分可能要更謹慎,這是客戶最能直觀感受到成果的地方。
  • 向贊助商提案:如果目標是爭取贊助商合作,那在完整的活動規劃外,企劃書也可以列出企業合作方式和費用,讓贊助商了解彼此合作的成效。
  • 向公司內部提案:如果今天這份企劃的主要對象是公司內部成員的話,在工作分配和時程規劃上可以寫得更完整,並確保活動目標和公司整體目標相同,獲取內部成員的信任。

區分企劃書不同的形式和對象,才能夠寫出符合需求又完善的活動企劃書。

三、市場調查

辦活動之前,市場調查是不可或缺的。

什麼樣的活動是現在流行的?目標客群會對什麼感興趣?什麼類型的活動已經辦太多次了?你的競爭者是誰?

好的市場調查可以分析競爭者和市場風向,幫助品牌確認自身定位。

唯有了解大環境,活動才能符合市場需求,提高成功機率。

四、利用 5W2H 進行發想

做好了事前準備,腦袋卻還是一片空白的話,可以試著回答以下幾個問題,利用 5W2H 的方法來幫助活動發想。

項目

問題

活動企劃書內容

Why

為什麼要辦這個活動?

確認活動的目的、理念、想要達成的成果

What

活動內容是什麼?

確認具體活動的內容、名稱

When

活動時間在什麼時候?

確認活動中有關時間的一切,包括舉辦時間、流程、進度

Who

誰會來參與活動?

確認活動的目標客群、主持、嘉賓、工作人員

Where

活動在哪裡舉辦?

確認活動的地點、場地需求

How

活動如何進行?

確認活動的進行方式、工作分配

How much

活動可運用的錢有多少?

確認預算總額和分配方式

活動企劃書的重要欄位

不管是什麼類型的活動,需要考慮的面向都很多。按照以下幾個重要欄位來撰寫,便可以完成一份完整清楚的活動企劃書。

活動目標

在寫活動企劃書時,第一個要確認的就是活動目標。

先思考幾個問題:

  • 為什麼要辦活動?
  • 什麼是你心目中成功的活動?
  • 你希望透過活動獲得什麼?
  • 活動結束後,參與者會獲得什麼?

這些問題可以幫助確定活動想達成的目標,也可能是增加品牌知名度、提高銷售額、加強品牌與顧客的連結等等。

活動目標是企劃書的指導原則,像是海上的燈塔,船隻必須朝燈塔前進才能安全上岸。辦活動也像開船,目標可以穩定基礎、確定方向,使活動順利到達終點。

另外,在撰寫企劃書時,要常常回過頭思考活動目標,抓住目標的大框架,才不會寫著寫著就離題了,或是太注重細節而忘記主要的原則。

活動參與者

舉辦活動一定要有人來參加,但誰最適合參加活動?如何吸引目標對象?目標受眾就是那些「企業希望能夠來參加活動的人」。

怎麼樣找到目標受眾呢?

  1. 了解自身的品牌定位和活動目的,先知己後知彼。
  2. 根據第一個步驟的結果來篩選目標對象,深入研究他們的性別、年齡、興趣、社會地位等等。了解參與者之後,活動才能精準的對應參與者的胃口,達成活動的目標。

企業不可能邀請所有人來參加活動,也不是所有人都對活動感興趣。確認目標受眾的重要性在於幫助制定行銷策略、節省預算、不浪費力氣在其他不相干的客戶上。

活動流程

這個欄位包含了活動舉行的時間,以及活動進行的流程表。

活動流程提供一個清楚的時間規劃,什麼時間要做什麼?它的優點在於,讓活動的工作人員和參加者都可以了解各時段的活動內容,做好準備,確保活動進行順利。

在安排活動流程時,除了時間和活動項目之外,也可以加入活動簡介、主持或嘉賓、備註事項等等,讓人可以馬上了解活動狀況。

 

活動時間

活動項目

內容簡介

主持人

備註

範例

10:00~10:20

開場

主辦方致詞

林小姐

 

範例

10:20~11:20

演講

講者:陳先生 

演講主題:做出最實用的活動企劃

林小姐

 

範例

11:20~12:00

交流時間

活動嘉賓、參與者自由進行交流

提供茶點

活動場地和設備

除了時間,地點也是必須的考量事項。

  • 實體活動:實體活動的地點最好提早確認,如果是大型活動,預計參加人數多的話,半年到一年前就要租借大型場地,中、小型活動也要提早1~2個月預約場地,才不會沒有合適的地點。

預約場地時,要記得綜合活動時間、人數、進行預算的考慮,找出合適又能節省預算的方案。

  • 線上活動:建議以單一平台來舉行線上活動,如果利用兩個以上的平台,容易造成參加者的不便和混亂。

在選擇線上平台時,記得確認平台操作的便利性和流暢性,直播音訊和畫質如何?需要註冊登入嗎?是否能問答、分組交流?能夠容納多少參加者?畢竟對線上活動而言,選擇好的平台就是成功的一半。

工作分配

無論是活動前、中、後,都需要工作團隊一同配合、負責各自的任務,才能使活動成功。

再進行工作分配時,可以分成七種角色

  • 活動領導:擔任整個團隊的領導者,發想活動內容,負責最終決策。
  • 活動行政:管理日常的行政工作,各部門之間的協調。
  • 行銷宣傳:發想行銷方式、宣傳活動,為活動帶來更多關注。
  • 財務管理:負責預算管理,財務、營收的相關問題。
  • 視覺策劃:為活動設計主視覺,例如海報、手冊、贈品等等。
  • 場地設備:負責活動需要的各種物品、場地、飲食等。
  • 技術人員:如果是大型的活動,或是線上、混合式活動,需要有熟知科技操作的人員,處理活動的設備和突發狀況。

做好工作分配,管控各項任務的進度和狀況,可以確保活動順利進行。

活動宣傳

在流量為王的時代,行銷宣傳是活動成敗的關鍵。

行銷的目的是吸引目標對象,讓他們知道這個活動,同時增加他們參加活動的意願。在說服目標對象之前,可以先分析活動的 UVP(獨特價值主張Unique Value Proposition)

UVP 獨特價值主張指的是活動能為參與者帶來的獨特價值

舉辦活動必須先了解目標客群的需求和痛點,站在參與者的角度提出問題。

例如:

  • 參與者感興趣的是什麼?
  • 活動可以帶給參與者什麼?
  • 這個活動有哪些無可取代的價值?
  • 品牌對參與者來說有什麼優勢?

分析 UVP 對活動行銷是一大利器,它能夠確保活動符合參與者的需求,當活動對參與者來說價值越高、越具競爭性,活動行銷也會更加容易。

在了解活動對參與者的價值之後,就可以開始進行宣傳工作,隨著各式各樣的媒體發展,行銷手法越來越多元,品牌需要考慮的情況也更加複雜。

以下是一些可以參考的行銷方法

  • 在社群媒體上宣傳活動
  • 架設專屬活動網站,在上面發布活動相關訊息
  • 找尋名人網紅幫忙宣傳
  • 在各類網站或 App 付費打廣告
  • 推出活動的促銷方案,例如:早鳥票、團體票等等
  • 舉辦抽獎、提供贈品
  • 寄 Email 給既有或潛在客戶
  • 發布新聞稿或聯絡媒體報導
  • 與贊助商合作進行活動推廣

贊助廠商

舉辦大型活動時,品牌很難一手包辦所有事情,也可能面臨預算不足的問題,因此,贊助商是非常重要的。

贊助商的加入可以減輕主辦方的負擔,它通常也是活動預算的重要來源。

「贊助」就是一種交換價值的關係,贊助商提供活動資金、場地、抽獎品等,而主辦方提供曝光宣傳的機會、或是其他贊助商需要的東西,一起創造雙贏的局面。

主辦方可以利用以下八種方法來獲得贊助商

  • 提供活動的細節:告訴贊助商活動的目的、目標受眾等,當贊助商了解雙方的目標或受眾一致時,獲得贊助的機率會大大提高。
  • 提供贊助商好處:既然贊助的目的是交換價值,那不妨站在贊助商的角度思考它需要什麼。例如:在活動的物品上加入贊助商的商標、在社群媒體上宣傳贊助品牌等。
  • 提供更多選擇性:贊助有很多種方式,主辦商可以提供許多方案給贊助商,不一定都是金錢、也可以是一些抽獎品,贊助商可從中選擇低風險的方案。
  • 與成熟的企業聯手:如果主辦方是新創的小公司,可能難以取得贊助商的信任,這時候可以選擇與其他更知名企業合作舉辦活動,可以提高贊助商的信任程度。
  • 對贊助商進行研究:透過研究潛在贊助商的理念、客戶、產品、商業活動等,可以確認誰是適合的潛在贊助商,提供有吸引力的贊助方案。
  • 利用數據說服贊助商:口出無憑,數據才是最好的證明。在爭取贊助的時候,可以提供對方活動效益的數據,利用數據來贏得贊助。
  • 在對的時間聯絡贊助商:尋求贊助也要看時機,根據專家表示,5、6、9 月是市場銷售額提高的月份,更容易獲得贊助;而 11、12 月則是機會較小的月份。
  • 找出正確的聯絡對象:各公司有自己負責活動贊助的部門,找出誰是負責人,聯絡對的人才不會讓計劃被打槍。

找到合適的贊助商後,記得保持溝通,維持良好的合作關係。如果這次活動合作愉快,下次舉辦活動時,它們也有很大的機率會再次贊助。

預算

辦活動當能不能只是空談,而在實際執行時,資金多少就很重要了,畢竟,有錢才好辦事

撰寫企劃書時,建議儘早列出預算,因為預算分配會決定接下來的活動細節,包括場地、飲食、設備、行銷方式等等,也對後續活動效益的計算非常重要。

在規劃預算時,可以從大的支出開始,譬如場地、設備的租借,行銷預算、或是嘉賓、講者的費用,最後再詳細列出其他小的支出。別忘了在活動進行的同時,按照實際情況更新預算表。

另外,規劃預算時記得預留 15~20 % 作為備用資金,防止突發狀況發生。

預期效益

比起活動目標,活動效益是更加具體的數據和指標。

設定活動 KPI (關鍵績效指標)可以確保活動進行順利,遇到問題時也可以及時發現和調整,並讓團隊負起各自的責任,朝同一個目標前進。

在設定預期效益或 KPI 時,可以利用 SMART 方法來制定目標:

Specific

明確的

制定活動企劃的第一步,就是確定活動所要達成的目標,這個目標必須是明確的、具體的。

例如:提高知名度、提高業績等。

Measurabl

可量化的

將數字加入活動目標中,量化目標可以更清楚的衡量活動效益。

例如:提高50%的業績。

Attainable

可達成的

設立「可達成」的目標,將目標訂得太高或太低都會影響團隊執行力,讓活動效益降低。

例如:提高20%的業績比50%更可行。

Relevant

相關的

考量各種相關因素,排除無關的事項,才能訂出合適的目標。

例如:提高20%的粉專追蹤數和業績的關聯性就比較低。

Time-bound

有時效性的

設定達成目標的期限,當明確的時間出來時,後續的流程制定和執行會更加有效率。

例如:在一年內提高20%的業績。

效益是衡量活動是否成功的關鍵。撰寫活動企劃書的第一步就是制定活動目標,而確認活動目標後,下一步就可以一並確認預期效益,這兩個部分是緊密相關的,代表了活動所要前往的方向。

活動備案

準備的再詳盡,總會有意外發生的時候,因此必須有活動備案,防止計劃趕不上變化。

據統計,有32%的人會因為一次糟糕的活動體驗而疏遠品牌,有此可知備案的重要性。

在安排備案時,可以將活動項目區分為固定因素和變動因素。

  • 固定因素是無論如何不會更動的部分,包含:活動目標、目標客群等。
  • 變動因素則是會隨條件變化的部分,包含:活動地點、流程等。

備案是針對變動因素進行規劃,戶外活動碰到下雨怎麼辦?某嘉賓沒有來誰可以替代?現場設備突發問題怎麼處理?為可能的問題提供 Plan B,才能確保活動萬無一失。

完善活動企劃書的技巧

資訊圖表化

如何讓你的活動企劃書脫穎而出?可以嘗試把複雜的資料簡化,做成資訊圖表(Infographic),讓企劃書更一目瞭然。

比起大段文字,圖表可以幫助閱讀者快速理解活動企劃的內容,對現代人的閱讀習慣而言非常重要。

資訊圖表有很多種類型,例如,在活動時間的欄位裡加入活動流程的甘特圖、在活動參與者的欄位裡利用圓餅圖來分析目標客群的組成,或是在利用折線圖的方式表現活動效益,這些都可以幫助活動企劃書更上一層樓。

善用活動軟體工具

辦活動要處理的事務包山包海,況且有時候事情一多,忙起來就容易忘東忘西,各種突發狀況更是讓舉辨活動變得麻煩又複雜。

這時候善用活動軟體工具就非常重要了!

利用線上平台來舉辦活動,可以整合參與者的資料、規劃活動的時間安排、整理活動的各項數據,如果是線上或混合式的活動,還可以利用平台進行直播、互動,不僅對參與者來說更加方便、對主辦方來說也節省時間和精力,讓辦活動變得更加簡單方便。

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