為了精簡流程、提高效率、並最大化活動的成效，許多活動策劃人選擇利用 Event Management System (EMS) 來進行活動的整體管理，幫助使用者將繁雜的活動事務整合在一個平台上，從而提高工作效率。
Event Management System 就像是一個多功能的活動助手，能夠將活動管理的繁雜工作變得簡單，讓活動策劃人員能更專注在提供優質的活動體驗上。無論 small business、enterprise，或是 NGO ，找到適合的活動管理系統，都能在進行活動管理時事半功倍，更有效地達成目標。
Best Event Management System 提供哪些功能？
Best Event Management System 應該包含以下四大項環節的功能：
- 規劃（Plan）：協助活動策劃人員從最初的概念設計階段開始，建立活動藍圖，包含場地選擇、活動規模、Timetable 和預算等各項要素。另外，還應該提供相關管理工具，如任務列表、分工表等，以便組織和追蹤活動的各項細節。
- 宣傳（Promote）：需要提供有效的活動宣傳工具，包括 email 行銷、social media 連結，以及 SEO 優化等功能。更完善的系統還應該能協助製作吸引人的活動網頁或票務平台，以提升報名率。
- 參與（Engage）：在活動進行時，需要確保參與者的滿意度和參與度。包括現場簽到系統、互動投票、 Q&A 、直播等元素。更進階的系統甚至可以透過 AI 來預測和回應參與者的需求，提供更加個人化的體驗。
- 追蹤（Follow-up）：活動結束後，能提供詳盡的數據報告，評估活動的效果。這可能包括參與者的人數、滿意度調查、社群媒體互動等數據。除此之外，還應該能提供後續的參與者管理工具，如 email follow-up ，或是提供 promotion 以吸引參與者參與未來的活動。
選擇 Event Management System 時，不僅應該根據其功能性來進行評估，同時也需要考慮 event 的種類和目的。
10 Best Event Management Systems
圖／Image by Freepik
1. Eventbrite
Eventbrite 是一個全球性的活動管理及自動票務平台，主要專注於支援各類 on-site 活動。其運營範圍涵蓋全球超過 180 個國家和地區，致力於提供用戶友善的平台以便管理和舉辦各種活動。
- 活動類型：Eventbrite 主要專注於實體活動的規劃與管理，包括：課程、工作坊、音樂節、展覽會、慈善活動等多種形式。
隨著科技的發展和社會的變化，Eventbrite 也開始支援虛擬活動，如線上研討會或遠距學習等，以滿足不同用戶的需求。
- 解決方案：為了提供用戶一站式的活動管理體驗，Eventbrite 進行了以下幾點服務。
2. 行銷宣傳：Eventbrite 能夠和多種社交媒體平台進行整合，讓活動主能夠更輕鬆地進行活動宣傳並擴大活動的影響力。另外，平台也提供了多種 coupon 和折扣碼的設定功能，以吸引更多的參與者。
3. 支付系統：Eventbrite 支持多種支付方式，包括信用卡、PayPal、Google Pay 等，方便購票者進行交易。針對活動策劃者，平台也提供了快速且安全的結算服務，使活動主能夠在活動結束後獲得所得。
2. CVent
CVent 是一個全方位的活動管理平台，能夠幫助活動策劃者和場地供應商有效地串接並簡化活動管理的整個過程。CVent 的服務範圍不僅限於實體活動，也涵蓋了虛擬活動及虛實整合的活動。
- 活動類型：CVent 可以應對各種活動類型的需求，包括商業會議、研討會、專業訓練、產品發表會、慈善晚宴等。
隨著虛擬活動和虛實混合活動的崛起，CVent 也提供了全方位的支持，確保活動策劃者在各種情境下都能順利進行活動的策劃和執行。
- 解決方案：CVent 提供了一系列全面的解決方案，包括但不限於以下幾點
2. 場地選擇：CVent 擁有龐大的場地資料庫，可以透過平台快速地找到適合的場地，並與場地供應商進行聯繫和協商。
3. 活動管理：CVent 提供了全面的活動管理工具，如活動規劃、票務管理、行銷推廣等，讓活動策劃者能夠輕鬆掌控活動的全程。
4. 行銷：CVent 的行銷工具讓活動策劃者能夠更有效地宣傳活動，提高活動的影響力並吸引更多的參加者。
3. Bizzabo
Bizzabo 是一個為活動管理者提供全方位服務的 Event Management System，讓您無論在規劃大型會議還是小型工作坊都能獲得一流的支持。
Bizzabo 提供人性化和具吸引力的使用體驗，並且已經為許多知名公司，如 Time、WSJ 等提供過服務。
- 活動類型：Bizzabo 可以支援各種不同類型的活動，從專業研討會、商業會議，到大型展覽或者音樂節等。此外，Bizzabo 還支援虛擬和混合型活動，讓您無論在任何情況下都能確保活動的成功舉辦。
- 解決方案：Bizzabo 提供全方位的解決方案以確保您的活動成功
2. 萬能的活動工具：從活動規劃、票務管理，到參與者註冊和行銷推廣，Bizzabo 提供您一切所需工具。
3. 強大的數據分析：Bizzabo 可以提供實時的活動數據和分析，讓您能夠在活動進行過程中做出最佳的決策。
4. Idloom
Idloom 是一種雲端的 Event Management System，具有豐富的功能能夠讓活動策劃者輕鬆處理從規劃到執行的所有階段任務。該平台協助使用者創建專業的活動網站、管理註冊與報名流程、整合支付與發票系統，以及執行活動簽到等程序。
活動類型：Idloom 提供了一個全面的解決方案，適用於各種活動類型，包括但不限於學術會議、商業研討會、藝術展覽、慈善活動，以及多元化的虛擬活動等。
它的高度彈性使得無論活動規模大小，或是活動的具體內容如何，Idloom 都能提供優質的管理服務。
- 解決方案：Idloom 提供了一系列的解決方案以滿足活動策劃者的需求
2. 簡化的註冊與報名流程：Idloom 提供一個便捷的註冊與報名系統，使得參與者能夠輕鬆報名參加活動。
3. 整合的支付與發票系統：Idloom 可以整合多種支付方式，並自動產生與發送發票，大大降低了活動策劃者的工作負擔。
4. 實時的活動簽到：Idloom 提供了實時簽到功能，使得活動策劃者能夠準確掌握參與者的出席情況。
5. GlueUp
GlueUp 是一個多功能的 Event Management System，旨在降低活動策劃者的技術門檻，並提供各種自動化的解決方案，服務對象涵蓋了協會、商家、代理商，以及政府和非政府機構等。
- 活動類型：GlueUp 的靈活性使其可以應對各種類型的活動，無論是規模龐大的國際會議、本地的商業研討會，或是各種社區活動，甚至是非政府組織的慈善活動。
- 解決方案：GlueUp 提供了一系列自動化的解決方案，包括但不限於
2. 票務管理：GlueUp 提供完善的票務系統，包含票價設定、銷售、以及售後服務等功能。
3. 行銷與社交媒體整合：GlueUp 可以和多種社交媒體平台進行整合，使得活動資訊能夠快速傳播，擴大活動影響力。
4. 數據分析：GlueUp 提供豐富的數據分析功能，活動策劃者可以根據數據來調整活動策略，提升活動效果。
6. EventX
EventX 開發出的 Event Management System 為亞洲企業、活動策劃人提供一站式的服務，並且因為長期深耕亞洲市場，能夠順暢服務來自中國、HK 及海內外各地區的企業，曾經服務過彭博商業周刊、匯豐銀行、阿里巴巴等知名客戶。
- 活動類型：EventX 服務的範圍涵蓋了實體、虛擬以及虛實混合活動，既能幫助客戶舉辦商展，提升參展廠商與來賓的體驗；也能夠在疫情期間，透過虛擬活動開發客源。
因為對實體、虛擬活動都累積了相當的經驗，又有充分的技術支持，所以 EventX 也開展了虛實混合活動的服務，在疫情結束後，持續為客戶帶來升級的活動規格。
- 解決方案：EventX 希望解決舉辦活動的痛點，因此提供了舉辦活動所需的各種工具。
2. 潛在客戶生成器：EventX 開發的系統可以幫助客戶找到合適的 Target Audience，用內建功能寄出 E-mail 邀請函，並生成潛在客戶名單。
3. 在地化平台與服務：EventX 提供了支援 5 種以上語言的平台，並且因為在亞洲各地設有團隊，所以能夠提供在地化的客服支援及支付方式。
7. vFairs
vFairs 是一款功能全面的活動管理系統，它除了支援傳統的實體活動管理外，特別強調其在虛擬體驗方面的能力。
透過尖端的3D虛擬場景和擴展實境的資源，vFairs為使用者提供了豐富且獨特的體驗。這款系統已經為包含 Microsoft、寶僑、雀巢、Amazon等眾多知名企業服務過。
- 活動類型：vFairs 的彈性極高，支援包括商業會議、研討會、展覽、招聘會、產品發布會等各種不同的活動類型。
由於其強大的虛擬體驗能力，特別適合在無法實體參與的 online 活動，或者需要節省旅費的全球活動。
- 解決方案：vFairs 提供以下幾個主要的解決方案：
2. 活動管理：vFairs 提供完整的活動管理工具，包括活動策劃、行銷、報名等功能。
3. 擴展實境資源：vFairs 利用擴展實境技術，讓參與者可以在真實和虛擬的界限中自由切換，為參與者帶來前所未有的體驗。
4. 數據分析：透過活動數據的收集和分析，vFairs 幫助企業更深入的了解活動效果和參與者行為。
8. EventMobi
EventMobi 是一個來自加拿大，擁有超過 13 年活動策劃經驗的平台，透過其活動管理系統，為活動策劃人提供了一系列簡單且有效的解決方案。
- 活動類型：EventMobi 服務的活動範圍廣泛，涵蓋了企業年會、學術研討會、產品推廣活動、音樂節和慈善活動等等。不論是實體活動、虛擬活動，或是兩者的混合型態，EventMobi 都能提供合適的管理方案。
- 解決方案：
2. 資訊整合：EventMobi 幫助使用者整合報名、參與、反饋等相關資料，方便活動策劃人了解活動狀況。
3. 自動化工具：EventMobi 提供一些自動化工具，如自動報名確認、活動提醒等，減輕活動策劃人的工作負擔。
4. 數據分析：透過分析參與者的數據，幫助活動策劃人了解活動效果，並做出必要的調整。
9. Stova
Stova 是一個由三家分別擁有專案管理、網路通訊等專業的公司共同創立的活動管理系統，因此，Stova 具有高度的靈活性和功能性，能夠有效地滿足各種活動管理需求。
- 活動類型：由於其具有廣泛的專案管理和網路通訊技術，Stova 適用於各種活動類型。從大型的商業會議、展覽、學術研討會，到小型的工作坊、私人聚會，甚至是網路直播活動等，都可以在此平台上輕鬆管理。
- 解決方案：Stova 有以下幾種協助活動管理的解決方案
2. 網路通訊：擁有強大的網路通訊技術，使得虛擬或混合形式的活動的溝通變得更加容易。
3. 客製化服務：由於 Stova 具有全面的資源和技術支援，所以它能夠根據活動策劃人的具體需求，提供客製化的活動管理解決方案。
10. Whova
Whova 是一個全球頂尖的 Event Management App，幫助活動組織者以及參與者獲得更好的活動體驗。
- 活動類型：Whova 主要應用於虛擬會議和商業展覽，包括但不限於科技會議、學術研討會、行業展覽、產品發表會、網路研討會等。其強大的功能設計，使得 Whova 成為中型和大型活動的理想選擇。
- 解決方案：Whova 提供豐富的活動管理解決方案，包括以下
2. 網路直播和視訊會議：Whova 提供穩定的網路直播和視訊會議功能，無論是視訊會議還是混合形式的活動，都能輕鬆舉辦。
3. 社群網路：Whova 透過活動專用的社群網路平台，讓參與者可以在活動期間或之後，繼續進行交流與互動。
總結
採用適合的 Event Management System (EMS) 可以大大提升活動管理的效率與體驗，在選擇任何 EMS 之前，策劃人應先審視目前的活動管理現狀。
深入了解可能遇到的困境與挑戰，以及希望達成的目標，仔細分析活動類型、活動規模、參與者需求，以及預算等關鍵因素。
透過自身明確的需求分析，才能在各種功能各異的 EMS 中選擇出最適合的一種，有效提升活動成功的可能性。
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