用 QR Code 簽到:方便、快速、零接觸,辦活動從高效率的簽到方式開始

Rosy Chen 三月 17, 2023

簽到是活動必備的流程,一場活動辦得好不好,簽到流程是否流暢是關鍵之一。

 

利用 QR Code 簽到,方便快速的簽到方式,讓你輕鬆解決報到人潮過多的問題,在活動一開始就讓與會者有良好的印象。

 

疫情下,QR Code 簽到也能減少接觸,不只提高活動的安全性,也可增加與會者參與活動的動機。


如何使用 QR Code 簽到?

QR Code 簽到主要有兩種方式:

 

  • 掃描活動方的 QR Code

活動開始前與會者掃描主辦方提供的 QR Code,連結至表單填寫基本資料後完成報到。 

這種簽到方式,與會者需要在現場填寫資料後才能入場。因此花費時間較多,可能不是那麼有效率。

 

  • 與會者專屬的 QR Code

主辦方事前就將與會者專屬的 QR Code 以電子郵件寄發給每個人,到現場時與會者直接出示 QR Code 給主辦方掃描,系統就會直接顯示簽到者資料。 

EventX Referral Program 中文 (1040 x 1040 像素)

 

使用 QR Code 簽到的好處?

越來越多活動採用 QR Code 簽到,而不是傳統的紙本簽到。

 

使用 QR Code 簽到有這些優點:

  • 零接觸,降低感染風險

QR Code 簽到能讓與會者以零接觸的方式完成簽到。與會者可以更放心地參加活動,有助於提升活動參與率

 

  • 加快簽到速度

與會者掃描 QR Code 即可通過,主辦方透過系統可以馬上獲得與會者資訊。不需要再另外花時間確認資訊,也就不會在入口處大排長龍。

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  • 提升與會者好感度

流暢的簽到流程能讓與會者留下非常好的印象。尤其是科技或商業、學術交流相關活動,使用 QR Code 簽到能夠顯示主辦團隊的數位能力

 

  • 彙整與會者相關資訊

讓與會者事先填寫報名資料,在報名完成後寄送 QR Code 到與會者的電子郵件, 簽到時主辦方就能馬上獲得參與人員的相關資訊

 

  • 現場製作名牌

有些 QR Code 簽到 APP 還能連動印表機,在與會者完成簽到後,能直接製作名牌。

 

  • 寄發簽到確認通知

與會者掃描 QR Code 完成簽到之後,系統可以同時寄送email 或簡訊,和與會者確認報到資訊,或是寄發活動注意事項。

Referral Program 中文 2 (1040 x 1040 像素)

 

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支援 QR Code 簽到的線上軟體與 APP

 

EventX

EventX APP( iOS Android  

提供 4 種活動報到方式: QR Code 簽到、人臉辨識、姓名查詢和現場報到。主辦方只需要使用手機,就能快速建立自動報到系統。

 

圖片來源:自行截圖

 

VIP 貴賓簽到後,系統也會發送通知給接待人員,讓主辦方更容易辨識出 VIP 貴賓並提供尊爵的服務。

 

此外,EventX 也提供活動名牌即時印製的功能,在與會者完成報到後,系統就會連動印表機,將與會者名牌印出。

 

 

  • 是否需要註冊使用:是
  • 是否提供免費版本:是
  • 支援語言:英語、繁體中文、簡體中文、日文、韓文
  • 使用方式:
  1. EventX 聯繫後登入帳號,可看到將要舉辦的活動,開始設定活動細節。EventX APP 會為使用者製作專屬的 QR Code。
  2. 主辦方可在 EventX APP 中設計客製化名牌
  3. 報到時主辦方利用  EventX APP 掃描與會者的 QR Code 即可完成簽到。
  4. 透過 WI-FI 路由器可以和 Brother 印表機連動,立即印製與會者的名牌。

 

 

 

Eventbrite 

Eventbrite Organizer APP iOS Android

Eventbrite 提供給主辦方使用的 APP。主辦方可以直接使用手機販售活動票券,並且隨時管理票券銷售的情況。

 

在與會者簽到時,活動主辦方只需要使用 Eventbrite Organizer APP 掃描與會者票券中的 QR Code 就能完成簽到。

 

圖片來源:自行截圖

 

  • 是否需要註冊使用:是
  • 是否提供免費版本:是
  • 支援語言:英語、法語、德語
  • 使用方式:
  1. 主辦方於 Eventbrite 註冊帳號後建立活動。
  2. 與會者報名後,會在電子郵件信箱中收到專屬 QR Code。
  3. 主辦方透過 Eventbrite Organizer APP 掃描與會者 QR Code 完成簽到。

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OnArrival

OnArrival ( iOS Android  )

OnArrival 是由 Cvent 所開發的 APP,除了提供 QR Code 簽到的功能外,在 OnArrival 中,主辦方可以隨時查看參加者的報到狀態,也可以取得活動數據,包括參與人數、參加者到達時間等等,讓主辦方更能掌握活動成效。

 

圖片來源:App Store

 

  • 是否需要註冊使用:是
  • 是否提供免費版本:否
  • 支援語言:英語
  • 使用方式:
  1. 主辦方在 Cvent 中製作與會者專屬的 QR Code,事先寄送到與會者的電子郵件中。
  2. 主辦方使用 OnArrival APP 掃描 QR Code 完成簽到。
  3. 與會者簽到時,主辦方可直接查看與會者的相關訊息。

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Splash

Splash Host APP( iOS Android  )

操作頁面簡單,適合個人或小型活動使用。在 Splash 網站中設定活動後,可以選擇發送 QR Code 至報名成功者的電子郵件中。

 

圖片來源:自行截圖

 

主辦方透過 Splash Host APP ,可以直接掃描與會者 QR Code 完成簽到,並查看報到狀況。

 

圖片來源:自行截圖

 

  • 是否需要註冊使用:是
  • 是否提供免費版本:是
  • 支援語言:英語
  • 使用方式:
  1. 主辦方透過 Splash 網站設定活動細節,QR Code 會在報名後隨確認信寄出。
  2. 活動當天簽到時,主辦方使用 Splash Host APP 掃描 QR Code 完成簽到。


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Zkipster

Zkipster APP( iOSAndroid  )

Zkipster 提供多種模板,包括創建活動頁面、製作與會者名牌,以及寄送的電子郵件內容,都可以簡單快速的運用 Zkipster 提供的模板來製作。

 

主辦方可以選擇將與會者專屬的 QR Code 在報名成功時附在確認信中寄發,或是將 QR Code 放在與會者的名牌上,在活動當天就能以 Zkipster APP 進行掃描。

 

圖片來源:自行截圖

 

Zkipster APP 也可以連動至印表機,在簽到同時將與會者名牌印出。

 

圖片來源:自行截圖

 

  • 是否需要註冊使用:是
  • 是否提供免費版本:是
  • 支援語言:英語
  • 使用方式:
  1. 主辦方運用 Zkipster 模板,將 QR Code 置放於電子郵件中,事先寄送給與會者,或是放入與會者的名牌中。
  2. 活動當日由主辦方使用 Zkipster APP 掃描 QR Code。

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Guest Manager

Guest Manager Check In APP( iOS

主辦方能夠以多種方式將與會者名單匯入 Guest Manager 中,包括 Excel 表單匯入、電子票券售出後匯入等等。

 

Guest Manager 提供的模板中,主辦方可以自行設計,將與會者專屬 QR Code 附在電子郵件中,於活動開始前寄發。 

 

主辦方透過 Guest Manager Check In APP, 可以掃描 QR Code,並且取得活動報到相關數據。

 

圖片來源:自行截圖

 

  • 是否需要註冊使用:是
  • 是否提供免費版本:僅初次使用免費(參加者最多50名)
  • 支援語言:英語
  • 使用方式:
  1. 主辦方將與會者名單匯入 Guest Manager 中,系統自動產出 QR Code 寄發到與會者電子郵件。
  2. 主辦方以 Guest Manager Check In APP 掃描 QR Code。

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Google Sheet

Google Sheet 能將資訊快速整合,不需要安裝任何 APP,只需要使用手機掃描 QR Code 就能完成簽到。

 

除此之外,Google Sheet 結合擴充程式也能做出 QR Code 簽到系統,主辦方不需註冊或下載 APP,就能在活動中採用 QR Code 簽到的方式!

 

圖片來源:自行截圖

 

  • 是否需要註冊使用:否
  • 是否提供免費版本:是
  • 支援語言:多種語言
  • 使用方式 1:
  1. 主辦方在現場提供一個 QR Code 給與會者現場掃描。
  2. 與會者登入 Google 帳號,填寫表單中的個人資料進行簽到。
  3. Google sheet 自動將與會者填寫的簽到表單整理成 Excel 檔,方便主辦方進行資料蒐集與數據統計。
  • 使用方式 2:
  1. Google Sheet 做出 QR Code 簽到系統
  2. 利用 Yet Another Mail Merge 擴充程式,事先發送電子郵件給與會者,並且查看信件寄送後的狀態。
  3. 與會者出示電子郵件中的 QR Code ,主辦方利用掃描 QR Code 的軟體掃描即可完成報到。與會者資訊自動填入 Google Sheet 當中。

 

圖片來源:自行截圖

 

除了辦活動 還有哪些場合適合使用 QR Code 簽到?

QR Code 簽到可以應用在許多場合中,像是:

  • 公司上下班打卡

公司可在入口處擺放平板供員工掃描,或是給員工專屬的 QR Code,用掃描 QR Code 的方式打卡。

員工專屬的 QR Code 也可以取代員工識別證,免去製作識別證的工本費,減少公司的開銷。

 

  • 課堂點名

QR Code 簽到的方式點名,能讓老師快速掌握出缺席人數,大班課程不需要再一一點名。

 

  • 預約報到 

不管是餐廳、美容美髮業,或是旅館都能使用 QR Code 簽到,讓事先預約的客人在抵達時掃描 QR Code 完成報到。

預約客人不需要再排隊,或是額外花時間和櫃檯人員核對資訊,可以有更良好的消費體驗

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  • 健身房會員入場

目前健身房會員多半使用會員卡入場,使用會員專屬 QR Code 簽到,入場只需要掃描手機就能通過,高效率入場方式讓健身房感覺更高級!

 

  • 實體抽獎活動

公司尾牙或是展場要舉辦抽獎活動時,可以讓現場人員使用 QR Code 簽到 APP 進行登錄。

主辦方除了可以馬上蒐集到參與者的資訊,還可以讓系統同時寄發登記確認信,接著直接抽出幸運得主!

 

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