一份好的會議議程,讓會議進行得順利又有效率【會議議程範例下載】

Rosy Chen 二月 9, 2023
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不論是實體會議,或是線上會議,都會使用到會議議程。

缺乏會議議程的會議,讓人感覺既冗長又無聊,因為不知道這場會議到底在討論什麼,還有為什麼要參加這個會議。

或是原本訂定的會議主題和討論的內容相去甚遠,沒有針對目的進行討論,讓人覺得整場會議都在浪費時間。

一份好的會議議程,能讓與會者都在同個軌道上,朝同個方向前進。

 

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為什麼開會時需要會議議程?

  • 會議議程是什麼?

會議議程就是開會的行程表,議程中通常會寫出當次開會的時間、討論的主題、每個主題的負責人,以及各主題的預計討論時間。

  • 什麼情況下會需要會議議程?

大小會議都可以使用會議議程,差別在於議程擬定會需要花費的時間。

大學生的小組討論只需要數分鐘就能擬定會議議程,而百人的大型會議則可能需要花上幾個小時。

線上會議也能夠使用會議議程。會議主持人可以在發送會議邀請時就提供會議議程,讓與會者了解開會的目的。

 

圖:Google Meet 螢幕分享畫面

 

在會議過程中,也可以把會議議程透過「螢幕分享」功能,讓與會者隨時跟進會議進度,如果會議當中斷線,也能夠知道會議進行到哪個階段。

 

  • 開會時使用會議議程有什麼好處?

事先擬定好會議議程,可以讓與會者快速了解開會的目的和流程。在擁有相同的討論目標下,也能避免討論偏題。此外,如果與會者在會議開始前就知道會議將會如何進行,就能針對討論主題預做準備

會議議程不僅使會議進行的更有效率,也使討論的內容更具有深度。

*延伸閱讀:如何舉辦成功的線上會議?不可不知的 5 大基本要素

 

如何撰寫會議議程?

會議議程主要包含三大部分:

  • 提供資訊:跟與會者分享團隊、公司的最新動態。

會議議程可以作為團隊分享訊息的管道。與會者若能在會議前就得知最新資訊,對議題的討論也會有幫助。

  • 實作項目:在會議中或是會議後應完成的事項。

在議程列出實作項目可以讓開會的目的更顯而易見。若再針對各事項指派負責人,也可以讓與會者了解應完成事項有哪些。

  • 討論事項:在會議中要做決定或是討論的議題。

會議議程中涵蓋討論事項,可以讓與會者在開會前有時間熟悉議題內容。如果對議題內容不是很了解,那麼在開會討論時也很難對議題發表看法。

 

 

更具體來說,會議議程需要提供的項目有:

  • 討論議題

會議議程中的討論議題也就是所謂「標題」。

因為與會者最先看到的就是標題,所以說清楚簡潔的寫出議題的標題是關鍵。

  • 該議題討論的目標

在撰寫會議議程時,這部分是最重要的地方。

因為在思考該討論想得到的結果時,也同時在思考以下的問題:議題重要性高低、討論所需時間、誰負責主導議題的討論,以及該議題討論進行的形式。

  • 議題重要性、優先順序

會議的進行並不都會如同我們的預期。

事先對各議題排定重要性高低,可以讓我們把更多的時間放在討論重要性較高的議題上;較不重要的議題,可以選擇在會議之後簡單討論,或是放到下次的會議議程中。

  • 議題討論所需時間

各議題討論時間的設定是一個粗略的估計,如果已經知道該議題討論希望得出什麼樣的結果,以及該議題討論進行的形式,那麼在時間估計上也會更加容易。

不是很會抓時間的話,建議可以將各議題都預留一些討論時間。畢竟留有充分的討論時間會比草草了事還要來得好。

  • 誰負責領導該議題討論

要注意議題討論的負責人並不一定都是主管。

若該專案有個特定的負責人,那麼選擇他作為該議題討論的負責人,顯然最為合適。

  • 該議題討論進行的形式
  1. 輪流發言:像是圓桌會議一樣,與會者輪流報告。
    【例】本週工作匯報:各組輪流報告工作進度。
  2. 回饋:讓與會者根據已完成的事項提出看法。
    【例】專案結案分析與討論:與會者會發表對過去專案進行的看法。
  3. 資訊分享:由議題負責人與所有與會者分享資訊。
    【例】公益活動自願者募集:負責人 Mindy 會和大家講解公益活動的時間、地點,並詢問是否有人有意願參與。
  4. 重要性評估與討論:讓與會者透過討論排定各事項的優先順序。
    【例】新專案規劃:在負責人講解完後,若有許多待辦事項需要處理,可在進行方式中。額外說明需要和與會者共同商定優先順序。
  5. 開放式討論:與會者針對該議題可以自由提供想法。
    【例】是否要採買新電腦:在投票表決前,可以請與會者自由發表對於購買電腦的看法。

 

表:會議議程參考示意

 

關於會議議程的七大建議

  • 確立當次會議目的

召開會議前,要確保會議有個明確的目的,討論的內容才能圍繞在會議目的上,也讓所有與會者了解召開會議的原因。

會議目的可以依據 SMART 原則來訂定,以確保會議目的是明確的、可衡量的、可達成的、相關的,以及有時限的。

  • 事先徵詢與會者的想法

在會議開始前徵詢與會者的想法,了解與會者想討論的議題,或是了解他們在工作上遇到的問題,可以有效提升與會者的參與程度。

因為若是在會議中所討論的,都是與會者所關心的議題,也就不會有台上的人在報告,台下滑手機睡覺的情況。

  • 列出想要討論的議題

會議標題需要是清楚的,準備會議議程時,利用問句或是任務名稱當作各項議題的標題,可以讓與會者快速了解會議的輪廓,並確保不會造成誤解。

【例】想了解員工對於購買電腦的需求,會議標題可訂為「是否要採買電腦?」

試想若將標題訂為「購買電腦需求」,可能不是那麼直觀、容易理解。

  • 設定各議題討論的目標

討論各個議題的目標主要有三種:分享資訊徵詢意見下決定

會議議程中,為各個議題訂定目標,可以讓與會者知道在這個議題中會需要他們做些什麼。

各議題負責人也能依據事前制定好的議題目標,了解議題是否討論完畢,以加速會議流程的進行。

【例】

  • 分享資訊:新專案規劃


  • 徵詢意見:專案結案分析與討論


  • 下決定:是否要採買新的電腦


  • 決定每一項議題所需要的時間

在準備會議議程時,事先規劃好各議題的討論時間,可以預先針對重要性高低排定優先順序,將更多時間放在討論重要性程度較高的議題上。

如果議題的目的是「徵詢意見」,預先排定議題所需的時間也可以更有效的控制與會者發言、討論的時間。

這可以避免單一議題討論過久,拉長會議時間。

  • 決定每一項議題由誰負責主持

各議題的負責人,可以選擇負責相關事項的人員。界定出明確的權責,可以讓各議題的負責人預先了解自己負責的內容。

各議題的討論時間,也可以透過負責人來控管,提升會議效率。

  • 在會議末端預留總結的時間

在會議結束前做一次總結,與會者可以更清楚這次開會的內容,並且知道下一步該如何進行。

總結時間也可以了解會議流程的進行是否有改善的空間,讓每次的開會都更有效率。

 

會議議程模板參考

專案會議議程

這是最為常見的會議議程模板,大部分的會議都可以採用。

 

回顧性會議議程

這個會議議程模板,適用在與會者需要各自分享、一起回顧已經完成的事項時。

運用有共同編輯功能工具,會更加事半功倍。

 

行政會議議程

例行會議中可以採用這種議程模板。

因為例行會議可能每天都需要召開一次,所以重點在於將開會架構、會議流程清楚簡短的列出來。

 

 

 

會議議程模板下載

 

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