什麼是虛擬展覽?要如何策畫一場完美的虛擬展覽?

Rosy Chen 一月 21, 2022

什麼是虛擬展覽呢?

虛擬展覽是最能夠展現品牌理念的一種行銷方式, 能夠幫助企業和世界各地的參展者們進行交流。

在下文中,筆者將帶你了解更多關於虛擬展覽的小知識,告訴你辦理虛擬展覽能獲得的優勢有那些,並教你如何辦理一場成功的虛擬展覽!

虛擬展覽是什麼?

甚麼是虛擬展覽呢?顧名思議,便是將實體展覽轉為線上展覽舉辦。

和實體展覽的目的一樣,舉辦虛擬展覽的目的,也是為了讓品牌增加曝光率,提供平台讓廠商能夠介紹新的產品

在展覽中,主辦方能夠突顯出品牌的理念和特色,並與參展者進行交流,使雙方對彼此用有更多認識,有助於建立品牌社群、促進公關效應。

不過,虛擬展覽仍有一些和傳統展覽不同的地方。在現今社群媒體、網路盛行的情況下,由於虛擬展覽是一個大規模的線上活動,虛擬展覽能夠替品牌更好地連結來自各地的潛在客群,消除地域的限制,讓世界各地的人們都能參加展會。

以下,就讓筆者告訴你舉辦虛擬展覽替企業帶來的 5 項優勢!

辦虛擬展覽有哪些優勢?product demo

一、提高產品曝光度,擴大潛在客群

虛擬展覽,讓企業端能和客戶端擁有更多交流的機會。主辦方能藉由虛擬展覽,對參與者們展示產品,提高產品的曝光度。

由於虛擬展覽不受到地域限制,來自世界各地的人都能在線上參加展覽,因此能擴大產品的潛在客群。

此外,主辦方也可以在展覽中展示產品,並向客戶介紹產品的優點、如何操作產品,使他們認識要如何使用你的產品,藉此讓客戶對產品擁有更多了解,也引發他們對產品的購買欲望。

在虛擬展覽中,參與者們能夠對產品擁有更多認識,並對不同的產品進行比較,詢問各家品牌的特點與優勢,從而思考自己需要購買的是那項產品因此,虛擬展覽能夠替企業和參與者達成雙贏,讓雙方皆從中獲益

二、提升公司形象,促進企業和客戶的交流

藉由參與虛擬展覽,客戶與經銷商能夠直接與主辦方進行交流,並認識主辦方想推銷的產品。

因此,如果能夠讓客戶、經銷商擁有良好的活動體驗,便可以提升公司的形象。在虛擬展覽中,主辦方需要擁有充分地事前準備、需要注意活動細節,才能避免意外狀況發生

此外,主辦方也需要和潛在客群進行互動,建立雙方的交流。以下,筆者便針對活動事前準備、充分地雙方交流進行說明,讓你能藉由舉辦虛擬展覽提升公司形象!

  1. 充分的事前準備
    活動參與者在虛擬展覽中的體驗,會直接影響他們對主辦方的評價。因此,在活動前,主辦方需要再三確認是否有準備好專業的活動設備,例如適當的線上活動平台、良好的網路連線品質、清楚的麥克風等。你需要確保每一個活動環節都很順利,以此讓參與者們對品牌產生信任感,才能開發更多潛在客戶名單。否則,一場失敗的活動反而會導致反效果,讓客戶和經銷商質疑你的專業知識。
  2. 充分的雙方交流
    在一場能提升公司形象的虛擬活動中,不可獲缺的要點就是和參與者們進行互動。策畫活動時,主辦方需要思考如何提高參與者們對這種活動的投入程度,以此設想活動環節。當主辦方能和參與者們擁有更多交流時,參與者會對品牌擁有更深的印象,擁有良好的活動體驗。此外,在活動後別忘了進行會後跟進行動,持續和參與者們進行來往,如此一來便可以延續活動的效益。

三、替品牌找出潛在客群,提高產品銷售量

一場完美的虛擬展覽,能夠幫助企業提高產品銷售量!由於虛擬活動不受到地理空間的限制,因此能夠幫助主辦方拓展業務、在國際上發光發熱。

在活動期間,主辦方可以針對不同客群策畫不同的活動,讓他們分別在特定的主題日參加展覽。這樣一來,你便可以針對不同客群進行分析,了解他們各自的喜好,並針對不同客戶提出相應的促銷方案、行銷方式,進一步找出下一批潛在客群,提高產品的銷售量!

四、經由活動數據分析,對產品進行改善

相較於實體展覽,在虛擬展覽中,主辦方能輕鬆地獲得更詳細、全面的參與者數據,並藉此對他們進行分析,調查潛在客群的喜好、年齡等。

除此之外,也可以收集他們的連絡資訊,請他們進行問卷回饋,便可協助企業對下一次的活動內容進行改善,幫助你了解消費者的產品需求,使企業能夠調整自家的產品,讓品牌擁有清楚的市場定位。

五、持續從虛擬展覽中獲益,擴大品牌影響力

由於在虛擬展覽中,主辦方可以更簡單地進行活動紀錄、剪輯活動的精采片段,或依據參與者們的活動報告進行會後分析,再制定相應的行銷策略,對參與者們推播產品資訊。

在線上活動結束後,主辦方仍然可以經由社群媒體發布活動的回顧影像,藉由無遠弗屆的網路,持續地接觸潛在客群、
擴大品牌影響力。

不過,究竟要如何順利舉辦一場好的虛擬展覽呢?藉由下述的 7 個關鍵步驟,相信你可以順利舉辦出一場完美的虛擬展覽!

舉辦虛擬展覽的關鍵7步驟

在策畫、舉辦虛擬展覽時,主辦方有許多細節需要注意。

舉例而言,在舉辦虛擬展覽之前,主辦方需要擁有清楚的活動目的,對你的活動藍圖擁有清晰的認識。例如:你是想在活動中進行產品發布,對潛在客群介紹公司的新產品嗎?或者是要讓潛在客群對產品擁有更多了解,向他們介紹品牌的產品定位,和他們說明品牌中不同的產品支線呢?

主辦方需要根據不同的活動目的,進一步策畫活動內容。除了品牌內部的員工外,你還需要向臨時活動工作人員、線上技術支援人員說明你的活動目標,如此一來,大家才能同心協力,順利舉辦一場好的活動。以下,就讓筆者告訴你舉辦虛擬展覽會的關鍵7步驟!

步驟1. 盡可能地提早規劃展覽

planning

首先,主辦方需要盡可能地提早規劃展覽!如此一來,便能對活動內容擁有更多的討論時間,對活動內容進行更細緻的設計。

此外,當預計的活動內容出現意外時,例如:無法請到心目中第一順位的講者,主辦方便可以有額外的時間進行活動修正。預先規劃活動,也能讓主辦方擁有更多時間思考如何節省活動開支,去除不必要的花費。

盡早確立活動目標、活動時程、人員安排,才不會讓你辦理活動時匆匆忙忙,手忙腳亂。主辦方需要在籌備期間對整體展覽進行規劃,充分的事前準備,能讓之後的活動流程更為順利。好的開始便是成功的一半。

步驟2. 明列清楚展覽預算

在活動開始前,主辦方需要清楚自己有多少活動預算,並且列出清楚的預算明細表。才不會在活動結束後,發現收支不平衡。

虛擬展覽會通常擁有下述的活動成本項:線上平台使用費、人事成本(包含活動工作人員、講者費用)、社群行銷廣告費。

你需要將預算明列清楚,越細越好,才能知道那些項目是可以節省的費用,以及明白你至少需要多少預算來辦這場活動。

延伸閱讀:4 步驟教你如何為你的線上活動制定預算

步驟3. 選擇適合的線上平台

市面上有許多好用的線上平台可供選擇,例如 ARTOGOEventXiStaging各家平台擁有不同的特點。因此,主辦方需要依照活動性質、活動目標,選擇適當的平台。主辦方能夠依據下述4種功能,對可能使用的線上平台進行評估:

  1. 是否提供活動諮詢顧問:如果主辦方是辦理虛擬活動的新手,筆者建議你找尋有提供活動諮詢顧問的線上平台,藉此能協助你進行活動策畫,提醒主辦方需要注意的活動細節,讓你能順利舉辦活動。
  2. 整合活動註冊頁面及售票系統:擁有整合功能的線上平台,能讓參與者在閱讀活動頁面後立刻進行活動註冊、購票等後續步驟,因此能夠讓參與者擁有更順暢的購票經驗。擁有詳細資訊、一目了然的活動頁面,會使參與者們對主辦方擁有更好的印象。
  3. 是否提供交流功能:辦理活動的目的之一,便是為了讓主辦方能與潛在客群產生互動,使雙方都對彼此擁有更多了解。因此,是否提供交流功能,例如:線上討論室、一對一/一對多視訊服務等,是評估線上平台是否合適的關鍵要素。
  4. 是否提供參與者會後分析:線上活動的優點之一,便是它能持續發揮影響力,讓主辦方持續獲得活動成效。針對參與者的會後數據分析,能讓主辦方根據不同客群,提出不同的促銷活動,也能讓主辦方更明白潛在客群的喜好。此外,使用能提供參與者整合數據分析的線上平台,也能讓主辦方根據分析內容,對下一場活動進行調整,使你的活動能夠越辦越好!

EventX 擁有良好的活動介面,並提供活動諮詢顧問,讓企業能夠輕鬆地辦理活動,並提供整合服務,能夠讓參與者們在活動頁面中進行活動註冊、售票等動作,亦提供交流功能、數據分析服務,因此是創建虛擬展覽活動的首選。除此之外,也可用 EventX 創建不同的虛擬活動,例如:虛擬貿易展、線上會議、線上求職展,商貿配對活動解決方案、線上活動註冊平台等等。 EventX 能滿足主辦方的各式需求!

步驟4. 在活動開始前引起目標受眾的興趣

registration

在活動開始前引起目標受眾的興趣,是策展者的首要任務。你可以藉由下述3個方式引起參與者的好奇心:

  1. 寄送活動通知:主辦方可以經由簡訊、電子郵件,通知那些過往曾經參加活動,並留下聯絡資訊的客戶們最新的活動消息,從而鼓勵他們再次參與活動。此外,在活動籌備期,主辦方便可進行活動內容問卷調查,如此一來,除了能對潛在客群進行分析,進一步了解他們喜好的活動外,亦可得到他們的連絡方式,便可在活動即將開始前,寄送活動訊息到他們的電子信箱,邀請他們參加活動。
  2. 替活動進行倒數計時:在活動即將開始前,主辦方可以替活動進行倒數計時,提醒參與者們活動即將開始。在倒數計時的期間,主辦方也可以提供一些抽獎活動,讓活動擁有更多話題性、曝光度,增加活動的參與人數。
  3. 剪輯活動預告:主辦方能經由活動預告,讓參與者對活動擁有更多期待,並引發參與者對活動的討論,激起他們對於活動的好奇心,讓人們更想參與你的活動。

步驟5.建立一個吸睛的虛擬展覽大廳

當你的觀眾進入虛擬展覽展廳時,如果映入眼簾的是個動態的、擬真的虛擬大廳,會讓他們覺得十分驚喜,認為主辦方十分專業。在活動籌備期間,主辦方可以瀏覽許多不同的主題大廳設計,也可對目標受眾進行問卷調查,詢問他們對於展廳的喜好,以此評估你的虛擬大廳主題。

此外,如果你想要擁有更多宣傳曝光機會,也可以為虛擬大廳設計橫幅/特色影片背景。使用客製化的的個人來滿足你的需求,而如果你想要擁有更多贊助商,也可以提供他們於虛擬大廳中展示品牌商標的機會,讓他們提高贊助的意願。

步驟6. 仔細設計虛擬展覽攤位

在虛擬展覽中,主辦方需要仔細規劃空間,進行攤位分類。這樣一來,能讓相同類型的品牌、參展商分布在同一展覽空間,讓參與者能更輕易地找到他們想逛的攤位。

此外,主辦方也需要考慮展覽的電子佈告欄、放置電子目錄、品牌形象影片的位置,設想這些展示品要放在那裡才能吸引參與者的目光。並思考要如何讓參展者更想接觸自己品牌的展為,讓你的虛擬展覽更加有成效。

藉由仔細規劃展覽空間,思考如何讓展覽整體更加有井然有序,才能使得參展著獲得良好的參觀體驗。

EventX 能夠幫助主辦方設計虛擬展覽,參與者能經由 EventX 內建的清單功能,直接進入想逛的參觀者虛擬攤位,輕鬆獲得良好的活動體驗。

步驟7. 藉由虛擬展覽攤位和潛在客群互動

別忘了在虛擬展覽中,設計你的品牌虛擬攤位!

虛擬攤位能讓客戶瀏覽你的產品資訊、參加相關的商品發布演講,使他們能直接和品牌端溝通。在虛擬攤位中,品牌能和參展者進行互動,進一步擴大潛在客群,創造更多商機。藉由雙方的互動,使企業能夠更了解潛在客群,並進一步對產品進行改善

因此,主辦方需要使用恰當的線上活動軟體平台,幫助你和客戶進行交流,讓你們能在私人或公共交誼廳中進行互動,或使主辦方能夠直接傳訊息給客戶、進行線上直播,回答他們對於產品的問題。這樣一來,企業就能依據客戶的回饋,改善品牌的展覽體驗,也可以增加潛在客群、產品銷售量。

想幫助品牌曝光?快來辦一場虛擬展覽吧!

虛擬展覽是當前的行銷趨勢,透過辦理虛擬展覽,企業能夠提升品牌形象、推廣品牌,替主辦方與潛在客戶、行銷商建立交流,同時幫助品牌了解競爭對手。

最重要的是,虛擬展覽沒有地理限制,能夠讓來自四面八方的參與者在家輕鬆參與展覽,不需要花額外的時間、金錢在交通和住宿上,使企業擴大潛在客群,增加品牌的曝光率


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