Business Annual Dinner Planning Guide｜公司年度晚宴策劃指南

Annual Dinner 是什麼？

Annual Dinner 是許多公司每年都會舉辦的盛大活動，用於展示成就、感謝夥伴一年間的 Contribution，並提供一個輕鬆愉快的環境促進交流與互動，以凝聚團隊成員情感。

策劃成功的 Annual Dinner 需要仔細的規劃和策劃，包括確定預算、選定日期和場地、設計活動流程、策劃餐飲菜單、安排娛樂節目，與安排後勤支援等。

為什麼要舉辦 Annual Dinner？

Annual Dinner 是企業每年舉辦的一場重要活動，通常在年底或年初舉行，旨在表揚員工的貢獻、增強團隊凝聚力、展示公司形象，並傳達公司的 Vision and Mission。

這樣的活動為員工提供了難得的機會，能輕鬆愉快的氛圍中彼此交流、分享和慶祝。不只如此，Annual Dinner 還有相當多層面的意義：

• 感謝員工：這是 Annual Dinner 的主要目的之一，這是公司向員工平日的表現展示尊重與感謝的機會，通過頒發獎項、贈送禮品、提供紀念品等方式，公開表揚他們對公司的貢獻與重要性，並鼓勵他們持續努力。

• 增強團隊凝聚力：Annual Dinner 也有助於建立更強大的團隊氛圍。藉由設計互動遊戲、表演、抽獎等活動，員工能夠以輕鬆的方式互動交流，加深彼此之間的了解和信任，提升整體團隊的凝聚力與合作默契。

• 展示公司形象：這是一個營造公司獨特文化和品牌形象的好機會，通過設計獨特的主題、風格和佈置，呈現公司的 Value、使命和願景，向內外界展示其專業、創新和獨特之處。

• 展現願景和目標：部分公司也會在 Annual Dinner 的場合展現願景和目標，管理階層會通過演講、文宣、報告等方式，分享公司的成就、計劃和發展方向，讓員工更深入地了解公司的整體 Strategy 和未來展望，進一步激勵員工為實現公司的目標而共同努力。 

總而言之，Annual Dinner 是一個集感謝員工、凝聚感情、傳達價值於一體的重要企業活動。透過這個活動，企業能夠建立更加緊密的團隊聯繫，提升企業形象，並傳達重要的使命和目標，為參與者創造了美好的回憶和珍貴的經歷。

如何規劃 Annual Dinner？

圖／ Image by Freepik

Annual Dinner 並不僅僅只是一場盛大的晚餐，更有上述眾多目標與意義。也因此在規劃活動時，有許多相關細節需留意，才能確保活動的順利執行。

步驟一：定義活動目標與參與者

第一步是要明確定義活動目標，並設定相對應的 Target Audience。我們需要明確了解活動的主要目的，是為了感謝員工的辛勤工作？還是要慶祝公司的成就和里程碑？又或者是為了促進團隊合作和溝通？明確的活動目標有助於引導後續的規劃和執行。

同時，確定 Target Audience 也至關重要，需要明確界定範圍，以最大化達成前面列出目標。Target Audience 可能包括內部員工、管理層、合作夥伴、Client 等。初步估算參與人數也有助於選擇合適的場地、安排餐飲，以及確保活動的預算和規模合理。

步驟二：確定預算

確立了活動目標與參與者後，便可以開始估算活動費用。預算受到許多因素影響，包括：

• 資金來源：確定活動的資金來源，包括公司 Budget、贊助商、員工捐款等，明確的資金來源有助於確定可用資金範圍。

• 活動規模：根據預期參與人數、活動場地大小以及活動的時間長短，估計活動的規模，以確定相應的預算。

• 活動需求：確定活動所需的必要項目，如場地 Renting Fees、餐飲成本、佈置和裝飾、Technical 設備等。同時，辨識非必要項目，以在預算內保持靈活性。

• 活動效益：考慮活動的預期效益，如提升員工士氣、推廣公司形象、增加客戶互動等。將預算投入與預期的效益進行比較，以確保預算的合理性。

綜合考慮這些因素，制定一個合理且符合公司財務能力並 Reasonable 的預算。要保持靈活，考慮預算中的彈性，以應對可能的變動和需求調整。明確的預算制定有助於確保活動的經濟效益，使活動達到預期目標並取得成功。

步驟三：選擇日期與場地

圖／ Image by Freepik

根據活動的主題和目標，安排在適當的時間舉辦，可以更凸顯目標的重要性。如年底進行年度回顧、或年初展望新一年。以下幾點是選擇日期與場地時需注意的要素：

• 交通便利： 考慮參與者的交通是否便利，選擇靠近主要交通樞紐，或性到達的場地，確保參與者能順利抵達與離開。

• 場地條件： 研究潛在場地的容納人數、設施、氛圍和租金等細節，確保場地符合預期的活動規模和風格。評估場地是否能滿足活動的需求，例如舞台、音響設備等。

• 時間配合度： 若選擇平日舉辦活動，考慮選在下午或晚上，方便員工在下班後參加。如果選擇週末或特殊節日，要提前確認場地的預約狀況，確保可用性。

• 符合預算： 確保所選場地費用與活動預算相符。務必納入場地租金、設施使用費等相關成本，以確保不超出預算範圍。

綜合考量這些因素並進行評估，將有助於選擇與活動目標相符的合適環境，讓 Participant 在舒適的氛圍中共享這個特別的時刻。

步驟四：設計活動流程

精心設計活動流程是確保 Annual Dinner 順利進行，並讓參與者滿意的關鍵。在設計活動流程時可以考慮以下因素，打造流暢且讓大家能盡情享受的體驗：

• 時間安排：根據活動 Budget 和場地，確定活動的時間範圍，包括開始和結束時間，以及每個環節的持續時間。也要注意預留一些 Buffer Time，以應對可能的延遲或突發情況。

• 參加者性質：考慮參加者的身份和關係，決定活動的正式度和親密度。例如針對 Guest、員工舉辦的特別環節，確保想要 Focus 的群體能夠獲得相應關注。

• Special Event： 除了基本的餐飲環節外，根據活動的主題和目的，安排其他豐富多彩的環節。這可能包括致詞、頒獎儀式、抽獎活動、Performance、互動遊戲等，以增添活動的趣味性和互動性。

• 活動交替安排： 可以考慮在流程中引入不同的變化，如正式儀式與輕鬆互動的交替進行，以維持輕鬆愉快的氛圍。

• 轉場流程： 確保活動之間的轉場自然流暢，避免時間過長或過短，使參與者能夠輕易跟上目前活動進度與主題，並在整個活動過程中保持興趣和活力。

流暢的活動 Agenda 是好的活動體驗必不可少的細節，也能在確保參與者專注力的同時達成更好的活動成效，成為一個難忘且有意義的 Annual Dinner。

步驟五：選擇餐食和飲料

圖／ Image by Freepik

選擇適當的餐食和飲料供應是確保活動參與者滿意的關鍵之一。在選擇時，需充分考慮以下因素，以確保餐食與活動氛圍相符：

• 參加人數：根據預估的參加人數確保有足夠的食物和飲料供應，確保所有賓客都能享受到足夠的餐飲。

• 喜好和飲食限制：考慮參與者的不同喜好和飲食限制，如葷食、素食、忌口等。可以事先調查是否有多數賓客希望避開的食物，並提供多樣性的選擇，確保每個參與者都能享受美味。

• Budget： 根據活動預算，選擇合理的餐飲供應方案。若 Budget 充足，可以考慮提供精緻餐點，或考慮自助餐、Food Delivery 等方式。

• 供應商選擇：根據活動場地，選擇合適的餐飲供應商，可與場地內的餐廳合作，或選擇外部的餐飲服務商，確保食物品質和服務滿意度。

• Event Theme： 若有特定的活動主題，可以考慮將餐食和飲料與主題相關聯，增添活動的趣味性和互動性。

精心選擇食物和飲料可以影響賓客參加活動的心情，並進一步正向影響整體活動 Experience，因此可以在餐點的飲食上多花點心力規劃、準備！

步驟六：策劃娛樂活動

圖／ Image by Freepik

在策劃娛樂活動時，需要深入了解參與者的喜好，以確保營造出令人愉悅的活動氛圍和難忘的 Memory。根據不同的活動目的，可以考慮以下不同類型的活動內容：

• 頒獎環節： 設計抽獎、頒獎、感言、致謝等活動，用以肯定參與員工的貢獻，並鼓勵他們的參與。這些活動可以為參與者帶來成就感和認同感。

• 互動環節： 安排唱歌、跳舞、Game 等娛樂活動，可以促進員工間的互動，增加活動的參與感，並打造熱鬧歡快的氛圍。

• 留下回憶： 考慮以拍照、錄影、分享、留言等活動，幫助參與者留下美好時刻。這些活動可以創造出深刻的情感聯繫，並讓每位參與者留下難忘的回憶。

根據活動目的和參與者的特點，選擇合適的娛樂活動，既可以提供愉悅的娛樂，又可以讓參與者在歡笑中共享美好時光，使 Annual Dinner 變得更加精彩和難忘。

步驟七：後勤和其他安排

在活動正式啟動前，後勤工作的妥善安排至關重要，以確保活動的順利進行並應對可能的挑戰。以下是會需要注意的幾個關鍵：

• 接待和簽到：指派專人負責接待參與者，提供必要的 Information 並確保簽到過程順暢。隨時回答參與者的問題，讓每位參與者感受到熱情的接待。

• 測試設備： 提前測試並確保所有 Technical 設備，如音響、Lighting、Projector 等，能夠正常運作。這有助於避免故障對活動造成影響。

• 場地和座位安排： 確保場地佈置符合活動需要，安排足夠的 Seat，同時考慮特殊需求，如殘疾人士的通道和座位。

• Communication： 確保各任務負責人之間的 Communicate Channel 暢通，以應對可能的突發狀況，在需要時快速做出反應。

• 應變計畫： 預先考慮可能的風險和挑戰，制定相應的應對措施，以確保在出現問題時能夠快速處理。

通過這些後勤安排，您可以確保活動的流程順暢，參與者能夠享受愉快的活動體驗，同時有效應對可能的問題，確保整個 Annual Dinner 順利進行。

規劃 Annual Dinner 要注意什麼？

圖／ Image by Freepik

提前計畫與準備

在策劃 Annual Dinner 時，有幾個重要的注意事項需要特別關注，以確保活動的成功和參與者的滿意度：

• 提前策劃與準備：提前計劃並進行充分的準備是至關重要的。確定活動日期、目標、預算，並儘早開始準備工作，以確保所有細節得以妥善安排。

• 場地預定： 若選擇在熱門日期舉辦，如年末尾牙，務必提前預訂場地，確保有足夠的空間可供使用。選擇適合的場地，考慮交通、設施、容量等因素。

• 餐食供應商： 選擇可靠的餐飲 Supplier 和其他相關 Service Provider，確保食物品質、設備運作等問題都得到妥善解決。

• Agenda： 精心設計活動流程，確保各環節順暢流動，參與者能夠有愉快的活動體驗。

• 參與者需求： 考慮參與者的需求與偏好，選擇合適的餐飲、娛樂和活動內容，確保參與者滿意度。

• Communication： 保持與所有相關人員和供應商的及時溝通，確保每個人都了解他們的責任和角色，並能夠協調合作。

• 考慮可能的風險：考慮活動當天可能會產生的問題和挑戰，並制定應對策略，以確保能夠應對突發狀況。

提前策劃和留意細節是成功策劃 Annual Dinner 的關鍵。同時也要保持靈活性，確保各個環節交織下能提供參與者有一個難忘的活動 Experience。

徵求意見與建議

由於 Annual Dinner 可能涉及的人員眾多，從活動策劃團隊的內部成員、活動參與員工，到外部 Guest，每個人都可能有獨特的期待和偏好。透過有效的溝通與回饋機制，可以收集並整合多元的意見，做出更符合大家需求的規劃。

在規劃階段，可以安排場合讓內部夥伴共同討論活動目標、流程、娛樂節目等，確保每個人都有發言權並能參與決策過程。

同時透過問卷調查等方式，了解參與員工的 Opinion，徵求參與員工對於活動內容、飲食、娛樂等方面的意見，確保活動符合大多數人的期望。

若有外部 Guest 參加，可透過溝通瞭解他們的期待和需求，以確保活動能夠對他們產生什麼樣的正面影響，如希望在活動中了解什麼樣的公司資訊等，並預先做好相對應準備。

在過程中，也要保持持續的 Communication，向各方人員詢問是否有遇到什麼問題，才能夠及早解決，避免在後期進行大幅調整。同時保持一定調整空間，根據收到的狀況與意見反饋，進行適當的調整與改進。

準備 Plan B

Annual Dinner 這樣重要且大型的活動，有可能有許多不確定變數出現，像是人員缺席、設備故障、天氣變化等不確定性因素。因此如果有空間，最好在 Event 個環節都預留一點時間與資源，準備 Plan B，以應對隨時可能發生的變化。

例如活動如果有主要演講者，便要準備 Plan B 應對演講者如果無法如約出席的狀況，準備相應的替代方案、講者的備選名單。技術部分，也要和場地方確認關鍵設備如音響、投影機、燈光等都有備案，同時確保有技術人員在場，能夠快速解決可能出現的技術問題。

如果是戶外 Annual Dinner Event，更要留意場地是否有雨天備案，準備遮雨棚或室內場地，避免因天候等因素臨時無法使用場地。

Annual Dinner Q&A

以下是一些在 Plan Annual Dinner 時會遇到的常見問題：

• 需要提前多久開始籌備 Annual Dinner？

最好提前幾個月就開始籌備，特別是如果你希望找到一個理想的場地、妥善安排節目，都需要提早 Reserve 相對應的資源並發想內容。

• 如何確定適合的年終晚餐日期和時間？

最好通過員工調查來確定最佳日期和時間，或是依據常理避開平日上班時間與週末，以確保大多數人都能參加。

• 如何確保飲食選項適應各種飲食限制和偏好？

在發送邀請函時，請提前詢問員工的飲食禁忌和 Preference，並告知餐廳或餐飲供應商，以確保提供合適的食物選擇。

• 如何確保年終晚餐的 Theme 和氛圍成功呈現？

主題應該符合公司 Culture 和員工喜好，在這個基準上再思考如何透過裝飾、音樂、節目等元素，營造出適合主題的氛圍。

• 如何籌備節目和娛樂活動？

根據受眾的喜好，考慮音樂表演、講演、互動遊戲等節目，可以邀請外部表演者，或開放員工報名表演，確保節目安排有趣且能夠引起參與者的興趣。

• 如何處理員工可能提出的問題或需求？

設立一個專門的溝通渠道，確保員工可以隨時提出問題或提出需求，並及時作出回應。

• 如何確定是否有達到預期效果？

清楚設立活動目標，並在活動結束後，進行反思和回顧，並收集員工的反饋，以確定成功之處以及有待改進之處，以便將來的規劃中獲得更好的效果。