행사를 주최하고자 하는 조직이라면 PCO 업체를 통해 행사 대행 업무를 위임하는 경우가 많은데요. 많은 사람이 전문적인 PCO 업체 고르는 방법에 대한 제대로 된 정보 없이 업체를 선택하곤 합니다. 하지만 성공적인 행사 주최를 원한다면 반드시 명확한 기준을 토대로 전문적인 업체를 선별할 수 있어야 하죠.
행사 주최자들이 PCO 업체 선정 시 고려해야 할 체크리스트와 행사 관리 솔루션이 궁금하다면 지금부터 따라와 주세요!
PCO(Professional Convention Organizer)는 국제회의 전문용역 업체를 뜻합니다. 행사 주최 측으로부터 각종 회의 및 전시회 등을 위임받아 운영·관리를 위한 기획 및 진행, 홍보업무를 수행하고 관리하는 업체 또는 개인을 지칭하죠.
PCO 업체는 국제 행사의 기획에서부터 진행까지 전 과정을 아우르는 도움을 제공하는데요. 일반적으로 컨벤션 등 행사 유치 활동에서부터 시작하여 유치 확정 이후 실제 행사 준비, 개최 시 현장 진행 관리, 행사 완료 후 사후 평가까지 단계별로 체계적으로 진행하게 됩니다.
따라서 전 과정에 걸쳐 매끄럽고 완벽하게 행사를 진행하고자 하는 행사 주최자라면, 각 단계의 전문가들을 통해 더 효율적인 행사 진행이 가능한 PCO 업체를 선정하는 것이 중요하죠. 그렇다면 수많은 선택지 중에 어떤 PCO 업체를 어떤 기준으로 선정할 수 있을까요? 실패 없는 PCO 업체 선정을 위한 다음 체크리스트를 꼭 확인해 보세요!
다시 한번 강조하자면 PCO는 국제회의 전문용역 업체로, 행사의 시작부터 종료, 그리고 사후 평가까지 전 과정을 대행하는 막중한 역할을 담당합니다. 따라서 국내뿐 아니라 해외 이벤트 진행 경험은 선택이 아닌 필수사항입니다.
이러한 노하우와 최적의 솔루션을 바탕으로 행사의 전 과정을 단계별로 지원할 수 있는지를 중점적으로 고려해야 합니다!
행사 개최 시 필요한 모든 외부 기관 및 업체들과 공동 협력 관계를 유지하여 원활한 행사가 진행될 수 있도록 하는 것이 PCO의 역할 중 하나입니다. 이를 위해서는 관광공사 등의 공공기관이나 관광/항공/숙박 등 관련 산업체뿐 아니라, 해외기관 등 모든 관련 단체와의 업무 조율이 필요하죠.
이벤트를 성공적으로 관리할 수 있는 자격과 전문 지식을 갖춘 PCO 업체를 찾는다면 국제 경험이 있는지 반드시 확인하세요!
국제회의인 만큼 외국어는 행사의 모든 단계에서 지원되어야 합니다. 참가자들이 언어 장벽 없이 매끄러운 행사를 경험할 수 있도록 하려면 PCO 업체 선정 시, 외국어 지원 가능 여부를 필수로 체크하세요!
행사를 오프라인에서만 진행하던 시대는 지났습니다. 온라인 옵션을 제공하는 것은 더 많은 참가자의 편의를 배려하기 위해 필수로 떠오르고 있는데요. 온라인과 오프라인 둘 중 어느 한쪽만 진행이 가능한 업체는 희망 PCO 리스트에서 삭제해도 좋습니다.
행사 주최자가 최우선으로 고려해야 할 PCO 업체는 온라인 및 오프라인 행사를 모두 지원하는 하이브리드 전문 업체입니다!
행사 주최자들이 PCO 업체에 행사의 기획 및 운영관리를 위임하는 주된 이유는 전문성을 바탕으로 효율적으로, 그리고 효과적으로 행사를 주최하기 위함입니다.
PCO 업체는 기획부터 행사 진행과 마무리에 이르는 전 과정을 전산화하여 관리하는 총괄 운영 시스템을 통하여 업무 효율성을 극대화하는데요. 일반적으로 ‘온라인 행사 관리 솔루션’을 활용하는 경우가 많습니다.
따라서 PCO 업체 선택 시, 어떤 행사 관리 솔루션을 사용하는 업체인가를 반드시 확인해야 합니다. 이 부분을 꼼꼼하게 확인하지 못할 경우, 다음과 같은 여러 문제가 발생할 수 있습니다.
위의 체크리스트를 일일이 확인하기 번거롭다면? 행사/이벤트 전문 원스톱 솔루션 업체 EventX를 활용하세요!
“신생 업체 말고,
업력이 오래되고 행사 노하우를 보유한 전문 업체를 찾고 있어요”
국제행사와 같은 큰 행사를 주최하려면 오랜 경험을 통해 축적된 전문성이 필요하다는 것은 행사 주최자라면 이미 알고 계시리라 생각되는데요. 그렇다면 행사를 정말 잘 아는 ‘행사 통(通)’과의 파트너십을 통해 성공적인 행사를 주최할 수 있습니다.
EventX는 행사 기획자가 설립한 행사 솔루션 전문 기업으로, 10년 이상의 행사 경험을 보유하고 있습니다! 특히 한국뿐만 아니라, 홍콩, 대만, 중국, 일본 등지에서 다양한 기관과의 국제 행사 경험도 다수 보유했죠. 국내외를 넘나들며 모든 행사를 완벽하게 지원해 드린다는 사실이 타사와 차별화되는 강점입니다!
“한국어는 되는데, 외국어는 지원이 안 된다구요?
우리 행사 참가자 중에 외국인이 상당수인데… 그럼 어떡하죠?”
규모가 큰 국제 행사일수록 다국어 지원은 필수입니다. 타깃 청중의 상당수가 해외 참가자일 경우 언어 문제로 행사 경험에 불편함이 생기면 안 되겠죠? PCO 업체 선정 시, 다국어 지원이 가능한지 또는 다국어 지원이 가능한 행사 관리 솔루션을 사용하는 업체인지 확인해야 하는 이유입니다.
EventX는 글로벌 기업입니다. 한국어, 영어, 중국어, 일본어, 베트남, 스페인어 등 다국어 지원 솔루션을 제공하며, 고객 지원도 해당 언어로 가능하죠. 실제로 글로벌 행사를 주최하는 국내외 다양한 고객들이 EventX를 선택하는 이유이기도 합니다!
“어떤 건 되는데, 어떤 것은 지원이 안 된다구요?
저희는 하이브리드 행사로 주최할 예정인데요…”
EventX는 올인원 행사 솔루션으로 모든 종류의 행사를 지원합니다. 오프라인 행사, 온라인 행사, 그리고 하이브리드 행사까지 매끄럽고 완벽하게 지원하죠.
“행사의 처음부터 끝까지, 그 이후까지도 다 지원해 준다구요?
심지어 해외 참가자 모집도요?”
EventX는 성공적인 행사 주최가 필요한 행사 주최자들이 사용합니다. 기본적인 행사 관리만 지원하는 솔루션이 아니기 때문인데요.
더 효과적으로 타깃 청중을 끌어모으고, 행사의 전 과정을 효과적으로 트래킹 및 관리하고, 행사장에서의 상호작용 및 리드 캡처, 사후 분석까지 원스톱으로 지원하죠.
행사의 모든 단계에서 완벽에 가까운 진행을 원한다면, EventX 원스톱 행사 관리 소프트웨어의 기능을 어떻게 활용할 수 있는지 확인하세요!
지금, G2에서 EventX를 통해 행사를 주최한 실제 고객들의 리뷰를 확인해 보세요. ★★★★★ “10점 만점에 10점. 완벽한 제품!” EventX는 모든 행사를 완벽하게 조직하는 데 많은 도움이 됩니다. 특히 EventX를 사용하는 동안 참석자 생성 프로그램이 완벽하게 진행된 덕분에 외국 고객들로부터 긍정적인 피드백과 제안을 많이 받을 수 있었습니다! 저의 경우 행사 기획에 필요한 적절한 방법을 찾아야 하는 문제를 해결해 나가고 있는데, EventX 제품이 도움이 되었습니다. 여러 가지가 있지만, 특히 EventX를 통해 얻은 혜택 중 하나는 참석자 생성 프로그램에서 고객의 가용성을 크게 향상했다는 것입니다! ★★★★★ “훌륭한 행사 프로그램 조직에 도움 주신 EventX에 진심으로 감사드립니다!” EventX를 통해 프로그램을 조직하여 고객의 긍정적인 반응을 이끌어 낼 수 있었고, 많은 도움이 되었습니다. EventX 솔루션은 청중 간의 상호 작용을 촉진하고, 향후 행사에 대한 참여를 유도하고, 다른 지역의 청중들을 연결했으며, 참석자들이 언제 어떻게 연결할지 선택할 수 있도록 했습니다. ★★★★★ “더 이상 검색하지 마세요. EventX를 선택하고 그냥 가세요!!!!” EventX가 게임화, 이메일 추적 양식, 행사 도중 및 이후에 Q&A 구성 등과 같은 다양한 새로운 업데이트 기능을 제공한 덕분에 무역 박람회를 성공적으로 개최할 수 있었습니다! EventX 제품은 최신 기술이 적용되어 도움이 됩니다. 이전에는 장비와 기능이 부족한 탓에 전체 대면 무역 박람회를 다루는 것이 어려웠지만, 이제 EventX 제품에 등록 양식 추적, 게임화, 이메일 테스트 알림 등과 같은 새로운 기능이 출시됨에 따라 행사를 원활하게 진행하는 것이 쉬워졌습니다! *상기 리뷰는 EventX의 G2 페이지에 작성된 실제 리뷰를 바탕으로 편집되었습니다. |
PCO 업체와 행사 주최자 모두에게 유용한 솔루션을 제공하는 EventX를 만나보세요.
본문에 소개해 드린 ‘PCO 업체를 선택할 때 고려해야 할 팁’이 성공적인 행사를 주최하는 데 도움이 되셨길 바랍니다!
PCO 업체를 찾고 있다면 본 포스팅의 체크리스트를 확인하여 모든 항목을 만족하는 업체인지 확인해 보세요. 행사 관리 솔루션은 어떤 제품을 사용하는 업체인지 알아두는 것이 좋습니다. 하지만 가장 좋은 방법은? EventX는 국내외 다양한 PCO 업체와 파트너십을 맺고 있어 EventX 솔루션을 활용하여 PCO 업체와 함께 국제 행사 협업이 가능합니다!
행사 주최자라면 PCO 업체뿐 아니라, 행사 주최자에게도 유용한 솔루션을 제공하는 EventX에 대해 더 자세히 알아보세요. EventX의 솔루션을 활용하려는 경우, EventX 측으로 문의하여 컨설턴트와 전문적인 상담을 진행해 보세요!
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