Virtual Event Planner | 虛擬活動策展人的成功心法

Jemmy K 七月 6, 2023

在全球疫情帶來的變革下,許多事物都從實體轉移到了虛擬的環境。

 

尤其在活動舉辦方面,人們已習慣了 Virtual Event 的便利和效率,並且看到了其擴大參與範圍、節省成本等多方面優勢。因此即使疫情過後,Virtual Event 依舊持續吸引活動策劃者投入

 

這也代表活動產業需要更多 Virtual Event Planner 的參與,本文將詳細解析 Virtual Event Planner 的工作,並解說 Virtual Event Planner 的成功心法!

 

Virtual Event Planning 是什麼?

 

Virtual Event Planning 提供了一種靈活、可擴展、可客製化的活動規劃方式,使人們能夠在虛擬環境中參與各種活動。

 

無論是商業會議、展覽、學術研討會還是娛樂活動,所有類型的活動都可以在虛擬平台上呈現,並帶給參與者豐富的活動體驗

 

除了疫情的影響外,還有許多原因共同推動了 Virtual Event 的興起,包括:

 

  • 全球化:Virtual Event 突破了時空的隔閡,使世界各地的參與者不再受地區限制,在線上共享一場活動。

 

  • 網路技術進步:相關支援技術的發展成熟,使得 Virtual Event 的活動體驗日益豐富,可以媲美、甚至超越實體活動的效果。

 

  • 線上社交:線上社交的普及使現代人越來越習慣在網路上與人交流,而這種習慣也轉移到活動參與方式上。

 

  • 永續性:比起實體活動,Virtual Event 減少了交通、飲食、場地等多方面的碳排放,對環境的影響也降低許多,有助於提升整體的 Sustainability。

 

Pros and Cons of Virtual Events

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圖片來源:Freepik

Pros

  • 財務與時間效益:實體活動通常需要場地與相關後勤支援,這些都會帶來額外的費用,而 Virtual Event 則可以大大減少這些成本支出。

    另外,Virtual Event 也解決了參與者在時間上的限制,可以是 Anytime、Anywhere,不再需要長途跋涉或因時差調整自己的日程。

 

  • 擴大參與規模與多元性:Virtual Event 不受地點限制,可以吸引更廣泛的參與者投入,為參與者的背景與經驗提供更多可能,進一步提升多元化與全球化。

 

  • 豐富互動性功能:Virtual Event Platform 提供了各種可以提高參與者互動性的工具,如: Video Chat、Chat Room、Q&A 等等,使參與者的參與度提高,也使得活動體驗更加深入和有意義。

 

Cons

  • 較高的技術要求:Virtual Event 的舉辦依靠各種技術與平台,需要參與者具備一定的技術能力和設備。同時 Event Planner 也要熟悉這些技術,並有能力應對可能的技術問題。

 

  • 專注力問題:Virtual Event 可能面臨參與者專注力較低的問題,因為虛擬環境相較於實體活動更容易受到外界因素的干擾。因此 Virtual Event Planner 需要設計更吸引人的活動內容,用以保持參與者的注意力。

 

  • 網路連接問題:穩定的網路連線是虛擬活動成功的 Key Point,然而在某些地區和環境,取得穩定的網路連線時可能會遇到困難,直接影響參與者的活動體驗和互動效果。

 

Virtual Event Planner 的角色是什麼?

Virtual Event Planner 扮演了各種重要的角色,並負有多項核心職責:

 

  • 與客戶溝通協調:Event Planner 需要與客戶緊密合作,理解客戶的需求和期望,確保 Virtual Event 能夠符合他們的目標和規範。

 

  • 應用虛擬活動平台:Event Planner 需要熟悉和應用各種 Virtual Event Platform,並具備一定的技術知識與能力,解決可能發生的突發狀況。

 

  • 策劃活動內容:Event Planner 需要負責整個活動的策劃過程,包括設定活動的目標、規劃活動的流程、選擇適合的互動方式等。

 

  • 監測活動進行:活動進行期間,Event Planner 需要實時監控活動的進行情況,並適時調整活動的方向或流程、收集各項數據(例如:參與度、客戶意見等)、記錄突發狀況,作為改善未來活動的參考。

 

  • 評估活動成效:活動結束後,Event Planner 需要評估活動的效果、收集資訊,並根據相關資訊調整未來活動的規劃。

 

Virtual Event Planner 必備的技能與知識

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圖片來源:Freepik

 

Virtual Event Planner 需要具備以下特定的技能與知識,是舉辦 Virtual Event 的成功要素:

 

  • 專案管理確定活動的時間表、分配資源、協調不同的任務,以確保活動的順利進行。

 

  • 創意策劃:Virtual Event Planner 需要具有創新思維和良好的策劃能力,並不斷尋找新的活動形式,提供參與者豐富和獨特的體驗。

*延伸閱讀:EventX 教你虛擬活動怎麼玩

 

  • 數據分析:為了評估活動的效果, Virtual Event Planner 需要具備數據分析的能力,包括從活動中收集數據,以及用數據來評估活動的成效,指導未來的活動規劃。

 

  • 網路相關技術:由於 Virtual Event 主要在線上進行,所以需要熟悉各種網路技術和 Event Platform。包括如何使用和操作 Event Platform ,以及如何解決可能的技術問題。

 

  • 多元行業知識:Virtual Event Planner 需要對不同行業的需求和趨勢有深入的了解,才能更好地理解客戶的需求,並為客戶提供最適合的活動策劃。

 

如何成為一名優秀的 Virtual Event Planner?

要成為一名優秀的 Event Planner 除了需具備上述的基礎技能與知識外,以下途徑也可提供進一步精進的方向,也是不可或缺的成功心法:

 

  • 持續學習和培養相關技術:積極學習相關技能,如專案管理、數據分析和網路技術等,能增進自身專業能力。除了基礎技術,更要學習如何運用最新的 Virtual Event Platform。

 

  • 參加相關培訓課程和 Workshop:相關培訓課程與 Workshop 可以讓您更了解最新的 Event Planning Strategy 和工具,並提供實踐機會,增進專業技能。

 

  • 與其他專業人士交流:透過與其他 Virtual Event Planner 或行業專家的交流,可以學習他們的專業見解和成功案例,進而增強專業的策劃能力。

 

  • 隨時關注科技和產業趨勢:Virtual Event 正在迅速發展,持續關注最新的科技趨勢和行業變化,能幫助在 Event Planning 的過程中保持創造性、前瞻性、與競爭力

 

Virtual Event Planner 如何規劃流程?

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圖片來源:Freepik

 

Virtual Event Planner 可以 Follow 以下流程,更高效規劃活動:

 

1. 定義 Virtual Event 的目標

在規劃任何 Virtual Event 的流程中,第一步必然是對活動目標有清晰、明確的定義

 

這個目標要能作為整個活動策劃、組織和執行的指導方針,並影響所有後續決策,包括選擇平台、規劃活動流程和選擇工具等。

 

而目標的制定可以相當多樣化,例如:增加品牌知名度、推動產品銷銷售、進行學術交流或是提供教育訓練。

 

為了達成活動目標,Virtual Event Planner 需要根據活動的特性和目標制定相關的 KPI。舉例而言,如果活動目標是增加品牌知名度,則可能包括參與人數、觀看時間、以及分享次數等。

 

透過績效策略的制定與追蹤,能夠幫助 Virtual Event Planner 更有效地監測活動的進行並評估活動成效

 

2. 選擇 Virtual Event Platform

Virtual Event Planner 需要將活動的特性、目標、以及客戶與參與者的需求納入考量。另外,也必須考慮以下四點重要因素:

 

  • 功能齊全Event Platform 必須具備能支援活動順利進行的所有必要功能,如即時互動、視訊會議或者資訊分享等等。

 

  • 安全性高:Event Platform 需要能夠保護參與者的隱私,並防止未經授權的訪問。

 

  • 互動性強:一個具有高度互動性的 Event Platform 能夠增強參與者的參與感、提升活動整體效果。

 

  • 使用者友好:Event Platform 的使用者介面設計應該要 User-Friendly 並支援多平台,讓參與者能快速熟悉並使用。

 

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3. 規劃最佳的活動流程與 Schedule 

規劃時需要考慮活動的性質與目標,例如:在學術研討會中,需要預留足夠的時間讓參與者進行深入的討論與問答環節;在線上藝術展覽中,需要規劃出充足的時間讓參與者可以瀏覽展覽。

 

另外,也需要考慮參與者的時區與時間限制。例如:如果參與者來自世界各地,需要選擇大多數人都可以接受的時間來舉行活動;如果參與者大多是上班族,則需要避開上班時間舉行活動。

 

合理的規劃時間和節奏可以確保參與者在活動中保持最佳狀態,並提升參與度及整體活動效果。

 

4. Virtual Event 技術和工具的選擇

根據活動的形式、目標、受眾群體來選擇相關的工具與平台,例如,如果活動性質需要大量的互動功能,可能需要選擇提供 Chat Room、投票和即時反饋等功能的視訊會議平台;如果活動需要展示大量的視覺資訊,可能需要選擇支援高清視訊和豐富多媒體內容的平台。

 

另外,需要測試和確保所選擇的技術和工具的可靠性、兼容性和易用性,不能假設所有的參與者都有高超的技術能力,因此選擇易於使用且用戶友好的平台和工具是非常重要的。

 

同時,也需要確保這些工具在大多數的裝置和作業系統上都能運行良好,以確保所有參與者都能無障礙地參與活動。

 

5. 有效的廣告和推廣 Virtual Event

Virtual Event Planner 在制定行銷策略時,必須深入瞭解 Target Audience 的偏好和行為,進一步決定如何有效的吸引他們,選擇最精準的廣告投放方式。

 

同時,創建一個專屬活動的網站或是網頁也非常重要,網站可以方便地整合關於活動的所有訊息,如時間、場所、Schedule 等等,且在網站中可以透過有吸引力的視覺設計元素搭配報名連結,激起參與者的興趣並達到口碑行銷的效果。

 

6. Virtual Event 的執行與監控

在 Virtual Event 的執行與監控環節,Virtual Event Planner 需要協調所有 Stakeholders,並對活動期間的數據與指標進行監測與記錄

 

透過 Virtual Event Planner 專業的監控與協調,能夠確保 Virtual Event 的順利進行,並從中收集到寶貴的數據和經驗,不斷優化和提升未來活動的規劃與實施。

 

7. 評估活動成效和獲取 Feedback

 在 Virtual Event 結束後,為了驗證其成效並汲取寶貴的經驗教訓,對活動的全面評估與反饋獲取就顯得尤為重要。而評估方式可以由以下三方面切入:

 

  • 績效指標評估是否有達成 KPI,例如參與者的反饋、目標達成情況,以及活動的成本效益等,從這些數據中,可以瞭解活動的實際效果與初訂目標之間的差距,並找出原因進行調整。

 

  • 活動數據:通過深度解讀參與者的行為數據,例如在活動中的互動情況、觀看時間、留言反饋等,能夠分析出參與者的需求和喜好,從而改進活動內容和形式。

 

  • Feedback:實質的反饋可以提供我們直觀的用戶體驗資訊,幫助我們理解什麼地方做得好,哪些地方還有提升的空間。

 

透過這些評估活動成效的方法,Virtual Event Planner 將能夠收集到有價值的數據和建議,並根據這些訊息,進一步優化未來的活動規劃和實施。

 

Virtual Event Planner 要注意什麼?

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圖片來源:Freepik

 

此部分由前文中整理出了 Virtual Event Planner 在計畫活動時,需要特別注意的五大要點: 

 

  • 瞭解參與者:受眾分析與定位

透過市場調查與分析,把握目標受眾的需求、興趣和偏好,包括他們希望在活動中獲得哪些資訊、以及活動參與方式和互動模式的偏好等等,這些訊息將成為 Virtual Event Planner 制定吸引人的活動內容和設計互動方式的基礎。

 

  • 最大化平台功能:根據需求選擇 Virtual Event Platform

不同的 Virtual Event Platform 將影響活動提供的互動體驗種類,以及活動的可行性和規模。在選擇平台時,必須考慮到活動的需求和目標,例如需要支援大量人同時在線的平台,或者具有豐富互動功能的平台等。

 

  • 互動是關鍵:虛擬互動元素的設計與創新

互動性是提升參與者體驗的關鍵,所以需要設計吸引人的互動元素,例如虛擬展覽、即時問答、網路聊天室等等。

互動元素不僅能夠促進參與者之間的交流與互動,也能讓參與者更深入的了解活動的主題和內容。

 

  • 保護參與者:資料安全與隱私問題的解決策略

Virtual Event Planner 必須確保 Platform 和相關工具的 Safety,以保護參與者的個人訊息和數據,並遵守相關隱私政策與法規,對數據蒐集、儲存和使用進行合規管理。

 

  • 權衡投入與產出:預算和資源管理

Virtual Event Planner 需要考慮相關技術、設備、平台費用、行銷與宣傳、人事等方面的費用,並在有限的預算與資源內,盡可能的實現活動目標。

 

結語

每場 Virtual Event 都有其獨特性,對於 Virtual Event Planner 來說,不斷學習、創新,才能將每場活動辦得更加成功。歡迎關注由 EventX 所提供的活動舉辦歷程分享與教學,追求卓越的活動成效。

 

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