如何舉辦成功的網路研討會?EventX 一步步教你

Abigail 四月 15, 2022

想藉由一場精采的網路研討會讓你的潛在客戶留下深刻的印象嗎?EventX 的虛擬活動專家會一步一步地教你如何辦一場出色的網路研討會,現在就一起來看看吧!

一、規劃你的網路研討會

1. 選擇網路研討會主題

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首先,一個成功的網路研討會一定要有吸引人的主題。你必須想一想,如何設計一個內容豐富,並且能吸引你的目標客群的主題。如果主題無法讓你的目標客群產生興趣,那你的研討會恐怕不會有太多參與者。

在你設定主題之前,可以先花一些時間了解:誰是你目前的主要客戶、誰可能會參與研討會?再找出他們現在感興趣、想要學習的事物,而後再思考你的研討會是否能滿足他們的需求?

由於網路研討會通常為一個小時,你可以想一想,如何在一小時內充分展現你的優點、能提供參與者哪些價值,進而替你的品牌帶來商機,讓你與客戶擁有更多交流。

2. 決定研討會類型

決定好網路研討會的內容後,接著,你必須決定適合你的研討會類型,以下是三個常見的研討會類型,你可以參考看看:

  • 單一講者:此研討會方式是由講者負責主講、參與者提問、講者回答。這種類型適合小規模的研討會,當參與者人數不多時,講者能與參與者充分互動,研討會便能擁有很好的效果。
  • 會談:如果你的研討會內容,包含了專業知識、時事話題,需要較深入的討論時,便能採用會談的方式舉辦。於會談中,參與者也能加入內容的討論,藉由提問與回應,充分發表自己的意見。
  • 小組討論:如果你是想邀請專家進行特定主題的座談會,就可以採用這種研討會類型。在小組討論中,你需要找尋幾位專業人士,預先規劃講題內容,藉由主持人的引導及專家對該主題的探討,參與者便能夠深度地了解主題內容。

3. 制定預算表

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制定活動預算表能幫助你規劃網路研討會、計算此研討會的投資報酬率(ROI)。列出下方五個項目分別需要的預算,就能快速制定這場研討會的預算表、計算投資報酬率。

  • 網路研討會平台預算:當你舉辦網路研討會時,勢必考慮網路研討會平台的成本。儘管有許多的免費平台能夠使用,但當你要舉辦較大規模、擁有更多互動功能的研討會時,選擇適合的網路研討會平台,能讓你的研討會達到更好的效果。
  • 網路研討會設備預算:具有麥克風的頭戴式耳機、網路攝影機、良好的網路訊號,是網路研討會的基本設備,如果你在一年之中會舉辦多場研討會,可以考慮投資較好的設備,讓研討會進行的更順暢。
  • 講者預算:如果你的研討會需要聘請講者或顧問,別忘了將這些花費納入預算表中。
  • 行銷預算:行銷預算的多寡,取決於你舉辦本次研討會的目的,以及你採用的行銷方式。例如:社群媒體、google的付費廣告,能夠幫助你的網路研討會曝光,吸引你的潛在客群參與這場研討會。
  • 其他預算:你可以預想研討會進行的情形,計算當天需要的人力成本。此外,研討會進行當天可能會有突發狀況發生,如果你有事先做好準備,留一筆預算給突發狀況,到時候就不會手忙腳亂、無法應對。

二、設置你的網路研討會

1. 選擇網路研討會的舉辦平台

online event

在制定好預算表後,你可以開始尋找符合你的預算、能滿足你需求的網路研討會平台。市面上的平台各有優缺點,通常平台的功能包含 Email 自動寄送服務、數據分析報告、線上交流工具等,你能藉由這些功能的比較,尋找出最適合你的平台。如果你會定期舉辦網路研討會,那麼選擇一個好用的平台,對你會相當有幫助。

2. 宣傳及行銷你的網路研討會

當你準備好網路研討會的主題、選好研討會舉辦的日期後,就可以著手準備行銷你的會議了。你必須盡可能地宣傳你的研討會,讓更多人能知道、參加你舉辦的網路研討會。以下是行銷研討會需要做的三件事情:

  • 設計網路研討會主頁:建立一個網路研討會專屬的活動網頁,不僅能讓人們能從這裡報名,還可以了解網路研討會的相關資訊(講者、主題、日期)。此外,為了讓人們對你的研討會感興趣、進一步想參加你的研討會,你可以設想參與者的參加動機、思考你的研討會能提供參與者什麼資訊,進一步將這些內容加入活動網頁。
  • 發布社群媒體動態:不論是發布貼文,或是採用付費廣告,你必須讓你的發文擁有吸引人的內容、視覺效果,才能讓貼文擁有更多轉發及曝光。
  • 寄送 Email 提醒參與者:當人們報名你的網路研討會後,別忘了寄送 Email 提醒你的參與者,以免他們忘記有此活動。在 Email 中,你可以提供演講者的相關資訊,或是加入研討會的倒數計時,讓參與者對研討會保持密切關注。

3. 設計你的研討會投影片

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為了讓你的參與者能擁有更好的體驗,你需要思考:在網路研討會時,所採用的投影片是否能吸引人的目光,且具有易讀性?

由於參與者不一定能閱讀完投影片上的內容,因此,你需要避免將太冗長的段落放上投影片。

4. 事先彩排演練

在網路研討會正式開始之前,你必須先演練過,讓講者和你都熟悉網路研討會平台,以及研討會當天的流程。

如果你的研討會需要使用平台的互動功能,例如:投票、 Q&A、聊天等,你必須確認研討會當日有專門的工作人員負責。做好上述的演練、事先確認,你的研討會就能進行的很順利。

三、記錄你的網路研討會

歷經許多事前準備後,你終於辦理完一場完美的研討會了!

也請記得將研討會內容錄製下來、記下那些精彩的片段,接著,你可以把它上傳到你的網站,或分享到社群媒體,讓研討會能持續發生影響力、吸引其他潛在的客群


四、研討會後持續追蹤

網路研討會結束以後,記得在24小時內寄送 Email 給你的參與者,詢問他們對於會議的滿意度、了解他們是否對會議有任何問題,並感謝他們的參與。蒐集這些參與者的回饋,將會對你的下一場會議有所幫助。

如果你使用的網路研討會平台擁有數據分析功能,那麼你就能夠獲得參與者的相關資訊,瞭解這場研討會的受眾、他們的喜好,且能夠進一步幫助你分析研討會的目標受眾。

辦幾次網路研討會後,一定能熟能生巧!如果你正規劃替你的團隊或品牌辦理網路研討會、正在找尋適當的網路研討會平台, EventX 剛好能為你下次的活動提供一站式服務。

不如現在馬上註冊,讓 EventX 幫助你,使你的網路研討會達到最好的效果!

 

 

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