活動舉辦經理、活動籌辦者 (Event Planner) 都做哪些事?

Jemmy K 二月 22, 2023

活動經理是什麼

活動經理是規劃、協調、管理各種活動或會議,並負責每個細節的人。

他們是活動的靈魂人物,整場活動從頭到尾都需要活動經理的參與。

  • 活動前:計畫活動內容、聯絡廠商等
  • 活動中:確認流程、規劃會場的安全動線等
  • 活動後:的場地復原安排、滿意度調查等

活動經理的不同職稱

活動經理在各個公司可能會有不同的職位名稱,像是:

活動策劃者、活動製作人、活動經理、活動協調者、活動總監 等。

但其實點進求職網站的職務需求一看,可以發現這些職位需要的專業技能、證照,甚至學歷與科系要求都是差不多的,實際的工作內容也可能重疊,那為什麼要區分這些不同的職稱呢?

最大的差異,就在各個職稱的「主要工作內容」 跟 「活動/會議中的角色」不同。

職稱

主要工作內容

活動中的角色

主要負責活動階段

活動協調者

活動後勤、協助活動相關細瑣工作

舉例:聯繫供應商、活動場地預定

協助者

活動前、中、後

活動策劃者

活動各項細節的策劃

舉例:與客戶討論活動細節

策劃者

活動前

活動經理

活動舉辦團隊的管理

舉例:確保活動過程依照活動策劃者的規劃進行。

執行與管理者

活動中、後

活動總監

活動最終決策負責者與活動籌備及進行過程監督者。

舉例:監控活動進度與執行計畫

負責與監督者

活動前、中、後

另外,這些職位也有入門級、進階級的差異。

像「活動協調者」,通常會是活動相關產業的入門工作,主要負責幕後工作及瑣碎的事情,從整理賓客名單、安排場地的清潔人員、到聯繫供應商都會由他們支援。

而「活動總監」,通常會是這個產業的最高職位,也是替整個會議及活動做出重要決定的人,像是當有意外事件發生時,活動決定直接取消、還是之後延期再辦等。

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活動經理都做哪些事

1. 計畫活動內容與細節

活動經理最主要的工作內容,就是要規劃一場活動或會議

不但要設計活動的內容跟細節,還要確定它們有符合客戶的要求,並且達成活動目標。

最初發想活動時,可以用5W1H的方式規劃活動基本設定,再逐漸決定細節的項目,包含:

  • 基本資訊:時間、地點、活動形式、流程安排等
  • 瑣碎細節:合適的餐食形式、場地的交通方便度、氣溫因素影響等
  • 評估活動的各項指標並改善:包含可行性、執行困難度、目標一致性等。

以舉辦同樂會為例,要決定基本的時間、地點、人數、主要活動內容等。

再來決定活動細節:決定有幾個表演、表演者要同學之間選拔還是請厲害的藝人、要不要有抽獎活動、主持人要找誰、點心要自己帶還是班上集資一起購買、教室要不要特別裝飾等等。

接著要考慮這些活動有沒有辦法做到?跟一開始辦活動想達成的目標一樣嗎?

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2. 聯繫、溝通各家廠商,並敲定活動場地

活動經理要聯繫,並與合作廠商溝通、洽談合約,包含餐食供應商、主持或攝影團隊、會場布置公司、交通車等。

以舉辦同樂會為例,如果要提供飲料跟點心,要收集不同店家的資料並比較:確認哪一間超市有賣、有沒有提供外送服務、相同條件下哪間超市的價格比較實惠、如果是長期合作有沒有特別優待?

另外,尋找合適的場地也是活動經理的重要工作之一,需要確認的項目包含:

  • 設計的活動內容與場地環境的合適程度
  • 活動人數與場地大小的合宜程度
  • 場地空間的友善度(無障礙空間、廁所數量)
  • 停車場空間
  • 場地費用(包含押金、退款等)

以舉辦同樂會為例,如果想玩團康遊戲,要找找看哪一個教室的空間大小最適合玩大風吹?

如果有砸鮮奶油蛋糕到身上的活動,要確認教室的規定與特色:這間教室能不能飲食?教室附近的廁所距離近嗎?數量夠不夠多?

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3. 制定與管理預算

規劃活動預算,藉由預估活動中可能出現的花費,管理活動整體的金錢支出,可能包含:

  • 活動前:行銷、設計等
  • 活動中:場地(佈置)、娛樂(藝人、演講者、DJ等)、餐食等
  • 活動後:工作員工薪水
  • 其他雜支

接著分配預算比例。以舉辦同樂會為例,要先算好手上可以運用的資金有多少?預算的分配想要注重在哪個部分?

例如如果想要買高級點心,就不能請大咖樂團表演;如果想請當紅樂隊主場、餐食預算就要相對降低等等。

除此之外,也要評估支出項目是否符合活動目標

如果同樂會目的是展示同學作品、增加彼此的交流機會,結果把大部分的預算花費在購買高級龍蝦餐盒,使展示作品區的設備不足、沒有架子可以擺放作品,那就模糊了同樂會的舉辦焦點,表示這個預算的分配沒有符合活動目標。

另外,活動經理還可以藉由挖掘贊助商,來增加活動收入、預算,甚至增加活動的可信度。

有時活動的經費可能礙於客戶預算不高,這時活動經理可以利用挖掘贊助商,與廠商合作,增加活動的經費。

例如在同樂會活動中舉辦抽獎活動,獎品和某洗髮精廠商合作,獎品由廠商提供,同樂會則適度幫助宣傳品牌,達成雙贏的局面。

最後,活動經理要制定收支明細,掌控每項支出的原因、必要性及整體比例,嚴格管理預算,讓活動的每筆經費都能花在刀口上、達成最大效益。

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4. 組織工作團隊

舉辦一場活動,特別是大型的展覽或討論會,不能只靠活動經理一個人,有時也需要大型團隊一起合作。

活動經理需要找尋合適的人才,整合工作團隊,並詳細分配工作內容(包含音控、攝影、展場導覽人員等)。

特別時刻,也會評估活動需求,招募專精領域的人員、或對工作人員進行培訓,以組織出合適此次活動的團隊。

就像是高中跑營隊的時候,會分器材組、活動組、公關組、生活烹飪組等不同小組,組內由組長帶領組員,讓每個人負責自己擅長的工作,分工合作的方式才能事半功倍

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5. 活動行銷與推廣

透過行銷,可以讓即將要舉辦的活動消息,傳遞給現有客戶、新潛在客戶、或希望開發的新目標客戶們。

推廣活動的方式有很多種,但首先要設定好活動的基本資料,像是:

  • 活動名稱
  • 標語/口號
  • 活動 LOGO
  • 活動特點與特色(為什麼要來參加?)
  • 活動主旨

活動標語或口號,可以用簡單的幾個字、短短的時間,就讓看到的人了解活動資訊、優點與核心價值。在 Elsevier 期刊上的研究也顯示,如果標語下得好,甚至能讓人對這個活動標語的喜愛度上升,加深活動的記憶點。

當然,再好的活動如果沒有人知道、來參加,那也是白費工夫。

活動經理可以透過經營自己的活動網站、社群媒體、電子郵件等方式,讓活動曝光給更多人知道。

或者如果是需要收費的活動,也可以推出特殊優惠,像是早鳥折價方案、團體報名享優惠等方式,吸引目標客戶來參加

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活動經理不為人知的事

1. 表面風光,其實工作環境壓力超大

你也羨慕活動經理,有許多出差、見識大場面的機會嗎?

但其實活動經理的工作環境壓力大又經常超時,甚至在2017年被Careercast列在世界前5大高壓工作內。

活動經理的壓力有很多來自於,客戶的要求與期許

對活動經理來說,這場活動只是他全年負責的好多場的其中之一,但對客戶來說,這可能是他們一生一次的特殊場合,自然會對很多細節十分要求,也可能會緊迫盯人。

為了確保每個環節都完美、順利執行,又同時要符合時程安排、嚴格的預算管理,活動經理的壓力自然排山倒海而來。

這樣高壓的工作環境,讓活動經理這份工作,到2023年仍被onetonline列在前15大高壓工作

2. 每場活動都是獨一無二的心血

對於活動經理來說,每一場活動都是獨一無二的心血,雖然活動的某些部分可能類似,但每場活動都會有自己特別的挑戰、要求與困難點需要克服

樂觀一點來看,活動經理在每場活動都能學習到新的東西,每完成一場活動也能達到很大的成就感。而活動經理也是藉此來累積他們最大的工具:實戰經驗。

但相對來看,這會讓人很累。

除了要不斷面對新的問題,好不容易克服之後又會冒出下一關,不斷不斷的挫折、思考、面對、克服。

對某些人來說,不安與不確定的因素太多,會讓人充滿挫折與焦慮感。但另一些樂在其中的人覺得,這份工作一點都不無聊!

這樣永不重複的工作內容是他們所追求的、能讓他們激起工作的熱忱。

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3. 身兼數職,什麼都要會一點

身為活動經理,可能會辦過各式各樣的活動,也可能見識到一些不為人知的驚人內幕,有時甚至也要身兼數職

畢竟在活動當下什麼狀況都可能會發生,而活動經理的工作就是要排除一切萬難,確保活動能順利進行。

客戶的要求永遠都是活動經理的最主要考量,你可能猜不到下一秒會出現什麼樣的需求:

到大街上找到很會折氣球的街頭藝人?跟知名歌手一起唱歌的機會?或因為人手不足被迫協助大型玩偶的扮裝?

這份工作的不確定性可能會帶來一些不安,但這正也是這份工作特別有趣、充滿刺激感以及吸引人的原因。

4. 好多種不同的職稱,其實都是換湯不換藥

活動相關產業裡,跟「活動經理」類似的職稱有非常多,像是前面有提到的:

活動策劃者、活動製作人、活動經理、活動協調者、活動總監、活動企劃等等。

但其實這些職位,除了主要負責的活動階段不太一樣外,工作內容都是差不多的

規模較大的公司,可能會將活動企劃部的工作細分,就會出現活動監督旗下管理多位活動經理,負責多個活動案件的狀態。

但當公司規模比較小時,最高職位可能就只有一位活動經理,那他就要負責所有的相關工作,包含管理旗下員工、監督活動狀況、支援等。

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如何勝任活動經理

想要勝任一位好的活動經理,首先需要具備一定的能力,來達成活動經理的主要工作內容。

像是要能跟客戶、供應商順利洽談的溝通與談判技巧;需要組織工作團隊時,需要領導力團隊合作能力、工作分工能力;活動監督與管理上需要的預算管理、時間管理能力

活動經理需要精通以上所有能力跟技巧嗎?

其實不需要。

活動經理更重要的任務,是能找到精通這些能力的人,並與他們分工合作、打造屬於自己的工作團隊,來達成客戶的需求。

除了工作能力以外,活動經理還需要「好好對待自己」。

身為壓力世界前幾大的工作,活動經理最重要的是:了解自己、並有自己的一套壓力抒發方式

不論是購物、睡眠、唱歌都行,紓解不斷堆疊的壓力,不僅能讓工作上的表現更好,也能以冷靜和專業的態度面對突發的狀況、令人焦慮的客戶要求等等問題,最重要的是不會讓長期累積的壓力造成心理層面的健康風險。

活動經理缺點

工作、生活難以平衡

活動經理的工作時間,經常會延長到晚上、周末的私人時間。

尤其在特殊假期期間,舉辦活動的機率大增,會是活動經理最忙碌的時候。

活動經理這份工作,在日常生活中很難做到「打卡下班、私人生活與工作完全切割」,周末、假期時間都可能被工作佔據,客戶的一通電話就必須從休假模式轉為工作狀態,與其說活動經理是一份工作,它更像是選擇了一種生活方式。

如果有家庭需要照顧,身為活動經理會很難參與太多的家庭生活,他們比較難在工作期間臨時請假、特休去照顧生病的家人或參與重要的時刻,也因此比較難在生活與工作之間取得平衡。

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活動經理風險

活動經理面臨的工作壓力特別高,加上工時不正常等工作環境的特色,容易造成活動經理無法有很好的休息品質,像是睡眠不足、作息不正常等都是家常便飯。

讓身體長期維持在高度運轉的狀態,隨著時間累積下來,可能會有健康上的風險

另外,活動經理的收入量容易受到經濟、景氣的影響

當景氣不好時,舉辦活動的意願會降低、活動的數量下降,導致活動經理的工作量減少。或是客戶會減少花費在活動的預算,進而影響到活動經理的收入。

而某些不是受雇於特定公司、自由接案的活動經理,在每個活動案子之間的空窗期,或是活動淡旺季的差異,也都可能會迎來收入不穩定的風險。

活動經理的常見問與答

1. 活動經理的薪資是多少?

根據年資、主管機關、國家與地區的不同,活動經理的薪資有一定的差異。

而在台灣的會議及活動規劃人員,根據 2021年勞動部統計資料顯示,平均月薪大約落在台幣 35,000~55,000 元之間。

2. 如何成為一位活動經理?

大部分求職網站上顯示的,應徵活動經理的普遍職務要求如下:

  • 工作經歷:12年實務經驗
  • 學歷:通常需要學士(含)以上學位
  • 科系要求:商業、活動管理、傳播、行銷、管理或其他相關科系
  • 工作技能:活動策劃、預算管理、組織能力、溝通談判技巧、團隊領導力

當然,如果沒有任何相關經驗,想要進入活動相關產業工作,可以先從入門級工作「活動協調者」開始累積經驗,再慢慢爬向更高的職位,像是活動經理、活動總監等。

3. 活動相關的證照到底有沒有用?

再難的證照考試終究也只是紙上談兵,累積的實力與實戰表現,才是客戶真正看重的。

雖然如此,有些國際級的證照也能替活動經理們加薪。

像是根據國際組織會議管理專業協會 (PCMA),它們發表的2022年薪酬調查中有提到,CMP證照可以替活動經理增加平均 11,000 美元的薪資

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4. 活動經理的前景好嗎?

活動經理等相關職業,包含整個活動產業,在未來幾年都會持續發展,並大量增加行業規模,因此活動經理的前景算是不錯的。

根據Allied Market Research的分析來看,活動相關產業在2019 年的市值為 11,354 億美元,預計在 2028 年將達到 15,529 億美元。

整體來看,2021年到 2028年的複合年增長率有 11.2%,是能持續發展、前景看好的工作

5. 活動經理平均一周工作多久?

根據美國勞工局的統計,活動經理每周的工作時間超過40個小時。也就是說,如果活動經理一周上班五天,那每天會超過8小時在工作上。

而活動經理除了經常會需要加班,也頻繁在周末、特殊假期等時間工作。

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