4 步驟教你如何為你的線上活動制定預算

在辦活動時，我們往往會把「制定預算」看成是一件簡單的事，但實際在制定預算的過程中，會有許多讓人措手不及的細節。但如果不仔細的了解與計畫每一筆的預算，活動的花費遲早會超過你最初的規劃。

另外，在制定預算時，建議不要在單筆項目上砸太多錢，否則可能會沒有多餘的額度能花在的項目上（像是行銷項目等）。

以下提供簡單的 4 個步驟，讓你制定線上活動預算更輕鬆上手！

第 1 步：確定目標和關鍵績效指標 (KPI)

不同的活動目標會需要不同的方法與策略。例如：目標是為了創造大量潛在顧客的活動，所需要使用的方法，將會跟目標是從門票費用中獲利的活動完全不同。透過確定想要達到的目標，你將可以具體的掌握預算中的哪些項目更為重要，並且能夠持續追蹤該項目的花費以及避免超支。

在確定目標時，可以問自己以下幾個問題：

• 舉辦這個線上活動的目的是什麼？
• 這個線上活動的參加者會得到什麼好處？
• 你如何從這個線上活動中獲利？

如何衡量活動是否成功，是在確定活動目標後，下一個重要的步驟。

我們可以使用與目標相關的關鍵績效指標 (KPI) ，來衡量活動的成功度。

常見的 KPI 指標如下：

• 總收入
• 註冊人數（報名人數）
• 產生的潛在顧客數量
• 社群曝光數

第 2 步：列出所有支出

現在我們已經確定了活動目標、以及衡量活動成功度的 KPI 指標了。接下來我們要開始仔細的了解所有的花費。在整理這些大量的預算資料時，使用電子試算表呈現是一個很好的方法，電子試算表不僅可以簡潔的顯示所有項目，還可以對這些項目進行排序並加上說明。

以下是在線上活動中，無可避免要花錢的重要項目：

• 線上活動平台使用費：不同的平台有不同的定價和功能；有些平台可能無法同時容納太多的參與者，有些平台 (如 EventX等) 則可以提供虛擬大廳和互動功能 (聊天、投票等) ，讓參與者間的互動性能夠更高。
• 人事成本：合適的人員是活動成敗的重要因素，有經驗的團隊在發生問題時，可以提供很多想法，或問題的最佳解決方法。
• 推廣和行銷成本：無論線上活動的內容有多麼的完美，都需要有參與者才能夠成功進行。因此，為能夠吸引參與者的行銷項目制定較多的預算，是不可避免的。

以下是在線上活動規劃中很重要，但經常被遺忘的花費項目：

• 影片後製費用
• 給講者的會後禮物費用
• 進行線下活動時所使用的實體場地費用

以下介紹幾項製作預算表格時，應該包含的欄位：

• 類別：將預算項目分類，例如軟體費用、廣告費用等。
• 項目名稱：為了避免混淆，項目名稱應該簡潔明瞭。
• 項目說明：簡短的敘述該項目的重要細節，讓其他相關人員能夠了解。
• 預期支出：從至少 3 家供應商獲取報價，並整理出該項目的預期支出。
• 實際支出：「僅在」 支出花費後填寫，並且在欄位中加入收據或發票。
• 備註：如果還有你認為重要的資訊，但不適合添加到其他欄位時，請放到「備註」欄位。通常包含可能發生的問題，或是需要告知相關人員的注意事項等。

第 3 步：將不可預見的支出納入考量

現在我們有一份涵蓋所有支出的預算表了，不過還沒完呢！生活中有許多「看不到的錢」，這些「隱性支出」的預算看似無關緊要，但在突發狀況出現時，有一筆緊急預備金可說是活動主辦方的救命良帖！

尤其像參展商突然退出、娛樂節目臨時不能舉行等狀況出現時，這些臨時不可預見的問題將會造成額外的支出，這時候，預備基金就不會讓主辦方這麼頭痛了！

因此我們需要建立一筆預備基金，讓活動在遇到技術、收入或其他潛在問題時，能夠使用預備基金來持續的進行。

建議在制定預算時，為每個項目加上一定比例的緩衝費用，這些額外的預算可以用來支付無預期的供應短缺或隱藏成本等因素，這樣一來即使物價上漲，仍然可以順利的進行活動。

第 4 步： 讓每個人都參與預算制定

決定預算時讓每個人都參與是非常重要的。所有的團隊成員將會使用同一份預算，因此你必須確保所有的相關人員都能理解並同意這些預算。你必須非常明確的說明預算項目、分配金額和原因；以及預計將獲得哪些收益和其投資報酬率（ROI）。 在這一步中，良好的溝通技巧是很重要的關鍵，你必須確保每個人都能夠參與，並且為所有成員營造出共同的目標。

其他在制定預算時的小技巧

盡快完成預算的制定

預算是線上活動企劃最重要的支柱，沒有它，任何計劃將都無法執行。盡快完成預算的制定，能讓在突發狀況發生時，有更多的時間來處理

制定預算時越詳細越好

萬一你的團隊成員不明白你怎麼制定預算時，中間來回的詢問過程會大量的增加人事和時間成本。透過盡可能的詳細描述預算項目，可以節省大量的時間與人事成本。

重要項目的預算不能省

你可能會因為預算吃緊，因此在制定預算時十分節省、不願意花錢。然而，在用戶體驗或娛樂等重要項目上有較高的預算時，往往能夠有效率的提升參與者對活動主辦方的看法。

總結：

制定預算從來都不是一件有趣的事，但當你完成它時，你將可以享受成功的活動所帶來的甜美果實，即使出現了問題，你也可以放心的讓預備基金解決一切問題。另外，使用適合的平台來舉辦線上活動也是成功的關鍵之一。現在就在 EventX 聯繫我們，了解更多能讓你的線上活動體驗升級的方法吧！