4 步驟教你如何為你的線上活動制定預算

Leos 三月 29, 2022

在辦活動時,我們往往會把「制定預算」看成是一件簡單的事,但實際在制定預算的過程中,會有許多讓人措手不及的細節。但如果不仔細的了解與計畫每一筆的預算,活動的花費遲早會超過你最初的規劃。

另外,在制定預算時,建議不要在單筆項目上砸太多錢,否則可能會沒有多餘的額度能花在的項目上(像是行銷項目等)。

以下提供簡單的 4 個步驟,讓你制定線上活動預算更輕鬆上手!

第 1 步:確定目標和關鍵績效指標 (KPI)

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不同的活動目標會需要不同的方法與策略。例如:目標是為了創造大量潛在顧客的活動,所需要使用的方法,將會跟目標是從門票費用中獲利的活動完全不同。透過確定想要達到的目標,你將可以具體的掌握預算中的哪些項目更為重要,並且能夠持續追蹤該項目的花費以及避免超支。

在確定目標時,可以問自己以下幾個問題:

  • 舉辦這個線上活動的目的是什麼?
  • 這個線上活動的參加者會得到什麼好處?
  • 你如何從這個線上活動中獲利?

如何衡量活動是否成功,是在確定活動目標後,下一個重要的步驟。

我們可以使用與目標相關的關鍵績效指標 (KPI) ,來衡量活動的成功度。

常見的 KPI 指標如下:

  • 總收入
  • 註冊人數(報名人數)
  • 產生的潛在顧客數量
  • 社群曝光數

第 2 步:列出所有支出

現在我們已經確定了活動目標、以及衡量活動成功度的 KPI 指標了。接下來我們要開始仔細的了解所有的花費。在整理這些大量的預算資料時,使用電子試算表呈現是一個很好的方法,電子試算表不僅可以簡潔的顯示所有項目,還可以對這些項目進行排序並加上說明。

以下是在線上活動中,無可避免要花錢的重要項目:

  • 線上活動平台使用費:不同的平台有不同的定價和功能;有些平台可能無法同時容納太多的參與者,有些平台 (如 EventX等) 則可以提供虛擬大廳和互動功能 (聊天、投票等) ,讓參與者間的互動性能夠更高。
  • 人事成本:合適的人員是活動成敗的重要因素,有經驗的團隊在發生問題時,可以提供很多想法,或問題的最佳解決方法。
  • 推廣和行銷成本:無論線上活動的內容有多麼的完美,都需要有參與者才能夠成功進行。因此,為能夠吸引參與者的行銷項目制定較多的預算,是不可避免的。

以下是在線上活動規劃中很重要,但經常被遺忘的花費項目:

  • 影片後製費用
  • 給講者的會後禮物費用
  • 進行線下活動時所使用的實體場地費用

以下介紹幾項製作預算表格時,應該包含的欄位:

  • 類別:將預算項目分類,例如軟體費用、廣告費用等。
  • 項目名稱:為了避免混淆,項目名稱應該簡潔明瞭。
  • 項目說明:簡短的敘述該項目的重要細節,讓其他相關人員能夠了解。
  • 預期支出:從至少 3 家供應商獲取報價,並整理出該項目的預期支出。
  • 實際支出:「僅在」 支出花費後填寫,並且在欄位中加入收據或發票。
  • 備註:如果還有你認為重要的資訊,但不適合添加到其他欄位時,請放到「備註」欄位。通常包含可能發生的問題,或是需要告知相關人員的注意事項等。

第 3 步:將不可預見的支出納入考量

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現在我們有一份涵蓋所有支出的預算表了,不過還沒完呢!生活中有許多「看不到的錢」,這些「隱性支出」的預算看似無關緊要,但在突發狀況出現時,有一筆緊急預備金可說是活動主辦方的救命良帖!

尤其像參展商突然退出、娛樂節目臨時不能舉行等狀況出現時,這些臨時不可預見的問題將會造成額外的支出,這時候,預備基金就不會讓主辦方這麼頭痛了!

因此我們需要建立一筆預備基金,讓活動在遇到技術、收入或其他潛在問題時,能夠使用預備基金來持續的進行。

建議在制定預算時,為每個項目加上一定比例的緩衝費用,這些額外的預算可以用來支付無預期的供應短缺或隱藏成本等因素,這樣一來即使物價上漲,仍然可以順利的進行活動。

第 4 步: 讓每個人都參與預算制定

決定預算時讓每個人都參與是非常重要的。所有的團隊成員將會使用同一份預算,因此你必須確保所有的相關人員都能理解並同意這些預算。你必須非常明確的說明預算項目、分配金額和原因;以及預計將獲得哪些收益和其投資報酬率(ROI)。 在這一步中,良好的溝通技巧是很重要的關鍵,你必須確保每個人都能夠參與,並且為所有成員營造出共同的目標。

其他在制定預算時的小技巧

盡快完成預算的制定

預算是線上活動企劃最重要的支柱,沒有它,任何計劃將都無法執行。盡快完成預算的制定,能讓在突發狀況發生時,有更多的時間來處理

制定預算時越詳細越好

萬一你的團隊成員不明白你怎麼制定預算時,中間來回的詢問過程會大量的增加人事和時間成本。透過盡可能的詳細描述預算項目,可以節省大量的時間與人事成本。

重要項目的預算不能省

你可能會因為預算吃緊,因此在制定預算時十分節省、不願意花錢。然而,在用戶體驗或娛樂等重要項目上有較高的預算時,往往能夠有效率的提升參與者對活動主辦方的看法。

總結:

制定預算從來都不是一件有趣的事,但當你完成它時,你將可以享受成功的活動所帶來的甜美果實,即使出現了問題,你也可以放心的讓預備基金解決一切問題。另外,使用適合的平台來舉辦線上活動也是成功的關鍵之一。現在就在 EventX 聯繫我們,了解更多能讓你的線上活動體驗升級的方法吧!

 

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