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2022 年亞洲 B2B 行銷最值得一試的 10 個線上活動構想

Alex Chen 四月 13, 2022

無論我們是否已受夠視訊會議的疲勞轟炸,虛擬活動已是勢在必行的趨勢。事實上,根據估計,全球實體活動產業最早也要到 2023 年才會回歸常態。

也就是說,把線上活動辦得有聲有色,已是企業內訓、遠端會議或是線上活動策劃者必須學習的課題。

畢竟,要與其他廠商建立人脈和關係,透過實體活動面對面溝通依舊是最有效的方法,EventX 身為亞洲領先的虛擬活動平台,我們認為,其實有很多方法能幫助大家善用虛擬活動的形式,來達到一樣甚至更好的效果。

成功的線上活動,不只需要能吸引參加者,還需要讓他們投入其中,並有所收穫。

以下我們精挑細選了十個超讚的虛擬展會策略,幫助大家打造更亮眼、互動性更強的虛擬活動體驗。不只如此,我們還整理了每項策略適合的企業和產業類型,給大家作參考。

1.讓銷售團隊參與活動策劃


適合的產業:電商 / 消費者導向(consumer-driven)的 B2B 企業

首先,可以從虛擬活動的內容著手,研議如何顯著提升活動的效益。最簡單的方法,其實是在策劃過程中,盡可能獲取銷售團隊的建議。如果沒有銷售團隊的積極參與,你的活動可能會錯失許多重要的資源與見解。

為什麽呢?仔細想想:銷售團隊和業務員是公司裡最常與客戶或供應商打交道的人,銷售人員通常需要負責接洽客戶,以了解自家產品或服務有哪些可以改進的地方。他們的工作也包括找出需要處理的客戶痛點。因此,求助於業務團隊,能幫你找出最切合目標觀眾需求的會議主題和活動。

銷售團隊的協助,有望大大改善活動報名、會議流暢度和整體成效。此外,銷售人員也是協助梳理會後反饋的最佳人選。相信我們,銷售部門可以為你的活動提供許多價值。

2.用「做節目」的規格,規劃你的內容


適合的產業:媒體和教育相關企業、高度依賴內容行銷的服務公司

聽同事的線上簡報覺得枯燥乏味,看知識型 YouTuber 或是 Netflix 紀錄片卻可以目不轉睛好幾小時?

這是因為 YouTuber 懂得如何透過剪輯、畫面切換、穿插短片、融合多媒體素材等方法,讓內容變得豐富活潑。反觀研討會上的演講,或是企業的網路會議,常常使用較為呆版單調的簡報。一進線上會議室,發現主講人準備了五十張的 PowerPoint 簡報,誰不會倒盡胃口呢?

「新聞紀實」(Magazine Show)的內容呈現方式,很值得策展單位借鑒。「新聞紀實」是一種「電視節目的播報形式,節目會廣泛報導各類議題(通常為時事新聞),資訊呈現上通常會包含訪談和專家評論」。當今的娛樂節目、新聞和紀錄片多半都採用這種形式,它能有效提供觀眾資訊,同時讓觀眾不想轉台。

如果想提升目標族群的參與意願,不妨嘗試將活動的內容或演講設計得更像「做節目」的規格。在演講和座談會(Panel Discussion)之間安插多媒體展演、以故事為核心的演說,甚至是實況訪問,或是聽眾也可參與的問答環節。

沒時間準備影音素材?善用一些小工具也可以讓線上報告脫胎換骨,甚至超越實體會議的質感。像是利用會議效果軟體 Mmhmm,可讓主講人和簡報(或圖片)同框,營造類似「脫口秀」或電視節目的風格,還有各種視覺特效工具,讓講者能與報告內容或觀眾互動。

另一個厲害的軟體是 Prezi Video,除了同樣有「講者同框」功能外,報告人可以使用 Prezi 簡報軟體,製作流暢、有美感的投影片,也能讓觀眾為之一亮!

更讚的是,Mmhmm 和 Prezi Video 與各大會議軟體如 Google Meet 和 Zoom 都相容,運作方式都類似視訊的鏡頭軟體(Camera App),所以只要簡單開啟 App 鏡頭,就可以開始亮眼的簡報囉。

同事間的會議或許不需要如此大費周章,但高規格製作客戶或對外報告,絕對能抓住客戶的眼球!

上升至全天會議規劃的層面,「高品質製作」則指應盡可能豐富活動的形式,像是在演講和座談會之間,安插多媒體展演、以故事為核心的演說,甚至是實況訪問。

總之,打造零冷場的內容和議程,活動想不受歡迎也難!

3.善用分組討論室,促進深度交流

適合的產業:客戶/參會人數較多的大型 B2B 企業

調查顯示67% 的虛擬活動參加者表示,如果能和講者或其他人互動的話,他們會更想留下來、繼續收聽和積極參與

讓觀眾與講者互動的形式很多,包括使用會議軟體通常會內建的「回應」(Reactions)功能或聊天室,進行即時提問,或發送表情符號表達認同或讚賞。

但如果想更上一層樓,促進更深的交流和參與,可以考慮使用「分組討論室」(Breakout Rooms),將參與會議的觀眾分成小組,分配到單獨會議室進行其他活動。

「分組討論室」的好處多多,其中一個優點就是能提高觀眾的發言意願。如同這篇文章所述,在人數較少的會議裡,大家通常會更放鬆,更願意發表看法。尤其是比較內向、在很多人面前會不敢發言的人,在分組討論的情境下也比較能暢所欲言。

具體而言,能用「分組討論室」進行哪些活動呢?網路文章《分組討論的終極指南(外加 34+ 個實用的點子)》分享了不少點子,以下整理出三個實用的選項:

  • 腦力激盪(Brainstorm):針對活動或會議主題,制定問題,讓參加者在各自的分組討論室中思考解方。企業內訓或會議很適合這類活動。
  • 人脈交流(Networking):隨機分配觀眾,讓大家可以更自然地交流、拓展人脈,彌補線上活動缺少的隨機閒聊機會。
  • 閃電式短演講(Lightning Talks):讓分組討論室的觀眾一起準備約 3-5 分鐘的超短演講,再一併在主會議室發表。2020 年的台灣 MOPCON 年的閉幕式就是以閃電式短演講作結,執行方法與成果可參考這篇分享文《Lightning Talk — 數位轉型

說了這麼多,操作上要怎麼在線上活動/會議中使用「分組討論室」呢?這部分我們常用的 Zoom 和 Google Meet 都有提供詳細的操作指南喔!

會議主持人可以決定討論室數量、自動或手動分組、設定分組討論時間限制,還可以設定讓與會者可自由來回不同討論室之間。

至於怎麼安排有效的分組討論,以下整理並總結雲端通訊軟體公司 RingCentral 撰文建議的七項最佳實踐

  • 提供清楚指示:在把主會議室拆分成多個討論室前,務必清楚解釋各組要進行的活動、時間長短、最終目標等。
  • 時間不宜太長:記得分組討論是主要會議的延伸,除非有更完整的活動安排,否則短短的 5-10 分鐘可能更理想。
  • 提供協作的工具:準備共享文件,或鼓勵使用會議軟體的白板功能,讓小組討論可以更流暢。
  • 解釋分組討論室是什麼:有些人可能是第一次參與線上的分組討論,開始前應該向他們介紹進行方式、如何求助以及軟體介面有哪些功能。
  • 指派角色:可以指定聯席主持人(Co-host)或其他人,擔任討論室的主持人,負責引導小組活動。
  • 為討論室命名:可根據與會人背景(如部門、產業等)或討論主題,為討論室命名以方便管理。
  • 巡查並適時協助:主持人有權限進出各討論室,應適時從旁提供協助,也可記錄一些討論亮點,在分組討論結束後一概做分享。

「分組討論室」雖然強大,但畢竟還是「主會議室」的延伸。

從策劃的角度,如果希望能同時進行多種活動,使用合適的「虛擬會議平台」可能更為理想。介面功能強大的會議平台,可讓參加者進行中的活動內容一目了然,根據自身興趣,自由來回於各個線上會議室。

4.仿效 TED 演講的風格

適合的產業:提供創新產品或服務的 B2B 新創
 

「TED 演講」總讓人​​意猶未盡。演講長度通常以 10-18 分鐘為限,卻能有效打動現場和線上的觀眾。除了有一堆人願意大排長龍,就為了參加實體舉辦的 TED 大會,會後放上網路的 TED 演說影片,也常獲得幾百萬的觀看次數。究竟 TED 演說的魅力何在?看看 TED 策展人克里斯.安德森(Chris Anderson)怎麼說

「這個長度 [18 分鐘] 不會太長,也不會太短。講者有足夠時間深入介紹一個主題,但演講又不會長到令人想分心。我們後來發現,這個長度也很適合線上演講,效果非常好。其實我們在上班空檔買個咖啡、休息一下的時間長度,也差不多是 18 分鐘。這個時間夠你看完一場演講,覺得不錯就分享給兩三個同事。光是如此,演講就有機會爆紅」。

了解 TED 演講受歡迎的秘訣,不妨考慮在你的線上活動中,加入類似 TED 演講的環節,也可以邀請意見領袖,請他們根據熱衷的主題,來準備演說內容。務必要確保演講內容有深度、能激勵人心、而且簡單易懂。

另外,也可以將演講錄影並上傳至公司的社群媒體平台,作為會後續的行銷素材。說不定你的虛擬活動也會像 TED 演說一樣竄紅喔。

5.實況的線上新品發表會

適合的產業:會定期發表新一代產品或軟體更新的科技或 SaaS 公司

大家應該都知道,有時候電視購物和直播拍賣就是會讓人忍不住一直看下去吧。所以,要發表新產品或服務時,不妨嘗試以類似的形式,舉辦即時的線上產品發佈會,絕對能引發話題性。畢竟,B2B 行銷的工作之一,就是要讓顧客迫不及待地想認識你們家的產品。

內容上,線上發表會應凸顯最實用、最創新的產品功能,來營造話題感。應避免使用過多的術語,專注於新的產品或服務如何有效解決客戶的痛點,為他們的生活提供便利。可以是公開的直播發佈會,也可考慮只邀請特定觀眾,以獨家發佈會的姿態,讓你的活動更具吸引力。

6.線上 AR/VR 虛擬實境盛宴

適合的產業:想引領市場趨勢的高端 B2B 品牌

「虛擬實境」(Virtual Reality)和「擴增實境」(Augmented Reality)是線上活動的未來趨勢,既能重現實體活動的親切感,又能讓參加者省去舟車勞頓前往會場的麻煩。更讚的是,現在你不必再花大錢買 VR 設備,頂尖的線上活動平台就能為你提供優質的 VR 會議服務,透過容易取得的智慧型裝置,就能享受虛擬實境會議的樂趣。

跟平凡的視訊會議說掰掰,擁抱酷炫、互動性高、採用尖端科技的線上活動。想像能在元宇宙會議室裡「自由走動」,使用客製化的「虛擬替身」(Avatar),跟「坐在旁邊」的人聊天互動,這麼酷的會議體驗怎能錯過!

7.遊戲凝聚向心力,提升互動參與度

適合的產業:想推動企業內訓的 B2B 企業

凝聚團隊向心力可說是企業內訓的重要一環,在遠距工作的時代,更是如此。

會議管理軟體公司 Fellow 指出,「團隊建立(Team Building)活動,能幫助遠端協作的團隊成員,建立起和實體辦公同事一樣的情感,更有助改善團隊績效。如果同事間沒了一起打拼的向心力,企業的生產力會受影響,也會導致人員流動率變高。」

想輕鬆推動公司成員建立情感,遊戲是再好不過的選擇了。

可以在會議開頭,帶大家玩點小遊戲,例如最近火紅的遠距視訊遊戲「支援前線」:請大家開啟鏡頭,由會議主持人出題,如「毛毛的東西」,大家要各自去搜刮,然後把物件拿到鏡頭前,最先湊齊的小組得分。

這個遊戲可以炒熱氣氛,大家還可以認識彼此的居家辦公環境,並以好心情開啟今天的會議。

遊戲化的體驗不僅適合企業內訓,也能用於其他類型的會議,有效提升觀眾參與、炒熱氣氛。

北歐遊戲活動公司 100 Point Challenge 解析了在線上會議中加入遊戲的好處:「除了好玩,遊戲能讓觀眾更放鬆、更自在,對後續的會議內容能更投入,無疑將提升會議的流暢度。」

在人數較多、或是場合稍微正式一點的會議裡,可以熟悉彼此、資訊交流為導向來安排遊戲。

像是利用問答遊戲軟體 Kahoot 設計破冰問答或冷知識(Trivia)遊戲,破冰遊戲可以參考一些輕鬆有趣的問題,如「對你而言,居家工作不可或缺的物品是什麼?」或是「小時候最喜歡什麼電影?」。冷知識題目則可根據會議主題發想,並準備小獎品給答對最多題的參會者。

在針對企業內部的活動中加入遊戲,能有效提升觀眾參與、炒熱氣氛。誰不喜歡來場好玩的比賽(而且還有機會拿獎品)?利用適合的遊戲或競賽,你的活動將能帶動團隊凝聚向心力和歸屬感。

以下還有幾種可虛擬進行的遊戲:

  • 幸運輪盤和抽獎活動
    準備綜藝節目上會看到的幸運抽獎轉盤,在五彩繽紛的輪盤上佈置大小獎項:優惠券、獨家周邊商品,或是大家都愛的現金大獎,都是不錯的選項。如果嫌轉盤製作太麻煩,也可以舉辦相對簡單的抽獎活動,讓幸運的與會者有機會把獎品帶回家,一樣可以衝高活動人氣!
  • 虛擬密室逃脫
    想培養團隊精神,可利用虛擬會議室舉辦「密室逃脫」遊戲,參加者需要同心協力,在時間限制內解開一系列的謎題或任務。最先成功「逃脫」的團隊還能獲得最大獎。這種企業內訓形式,將能有效凝聚團隊情感。

  • 冷知識問答遊戲
    冷知識問答大概是最容易籌辦的遊戲了,而且遊戲設定的自由度很高,可以設計成單人對決,或是多人競賽。不過出題才是重點,需要構思參加者會覺得有趣的題目,可以是冷門常識,也可根據專業領域安排。線上參賽者可以使用「舉手發言」功能,或直接開啟麥克風(Unmute)搶答。答對的人可以獲得獎品,沒獎品的話,也至少能成為冷知識大王。

  • 線上尋寶
    舉辦線上尋寶遊戲,是讓觀眾認識你的活動平台的好方法。可考慮納入各種圖片線索、小提示,或是填字遊戲。最先完成所有任務的參賽者就是贏家。

8.以圓桌會議,進行專家對談

適合的產業:想在業界建立聲望的 B2B 企業

無論是企業內部的策略會議,或是規模較大的論壇,「圓桌會議」(Roundtable Discussion)都是能聚焦議題、促進深度討論的一種會議形式。

根據維基百科的定義,「圓桌會議」一詞其實是學術會議的一種形式,與會者事先就會議確立要討論的主題。「圓桌」的概念強調與會者是平起平坐,人人平等,都有發表想法的權力。

因此,圓桌會議的與談人數通常較少,讓每個人都會有時間發表想法。與談人都是對主題有一定了解的專業人士,以利進行深度的交流,激發觀點與見解。

這種形式讓每個人都會有時間發表想法。因為與談人數較少,所以能夠促進更深度的交流與討論。

會議籌劃上,「題目設定」和「與談人邀請」都是關鍵,圓桌會可邀請產業專家和公司客戶一起參與。專家能聚焦特定主題做介紹,客戶則能進一步分享他們的角度和看法。

舉個例子,如果你是一家咖啡解決方案公司,可以邀請幾位咖啡鑑賞家,與咖啡店業主分享優質咖啡店應該具備哪些特色。這些咖啡專家的想法,能作為業主改善業務的參考;咖啡專家們也有機會認識業主的咖啡烘焙或沖泡方法。

兩方平時未必有機會進行交流,因此也會感謝咖啡解決方案公司,安排如此有意義的活動。

除了題目聚焦和與會人選,時間管理也很重要

Markletic 在《如何舉辦一場有效的圓桌會議?》一文中,分享了在時間掌控方面的建議,包括會議時間以 60-90 分鐘較為理想,並且能考慮以下結構:前 10 分鐘用於開場和介紹議題;中間 40 分鐘用於輪流發言討論;最後 10 分鐘作總結和列出執行要項(Action Items)。

會議最後面的總結,可幫助梳理各方觀點,找出有效可行、值得進一步探討測試的論點,確保圓桌會議有實質的效益。

9.寄發餐點或禮物,提升線上會議質感

適合的產業:想為大客戶安排全天會議的製造業廠商

如果想更進一步為活動質感加分,可以考慮寄送小禮物給與會者。

就像實體會議的現場常會提供餐盒或是活動周邊商品,線上會議的禮品則可轉為以寄發的方式,送到每個參加者的手上。

預算允許的話,可以寄送禮品籃、高級飲品或是知名餐廳的餐券等,在 VIP 客戶心中留下好印象。如此一來,儘管會議不是在豪華的場地進行,還是能為活動營造高級感。

不過以籌辦的角度來看,相較於實體餐點或禮品,「電子贈禮」可能是更好的選擇。主辦方無須勞心勞力地蒐集參加者的地址等寄送資料,也不需要擔心禮品狀態(如果是叫餐盒的話)。

容易安排的「電子禮品」包括 Uber Eats 的數位禮物卡或抵用券(兩者的差異在於抵用券可以設定具體消費條件,如使用效期),讓在家參加活動的與會者可以選擇適合自己的餐點,甚至比菜色固定的實體餐盒更深得人心。

其他選項還有小七的雲端禮物卡以及星巴克的電子禮物卡,都是能簡單提升活動好感度的小禮物。

當然如果預算有限,則可將這些小禮物改為限量的「早鳥禮」,或是整合當天活動內容,作為遊戲贏家或抽獎得主可獲得的獎勵。

10.有助身心放鬆的小活動

適合的產業:企業文化或內訓活動

最後,策劃線上活動時,也應該思考如何幫助參加者舒緩「視訊疲勞」。比方說,如果有一連串的視訊會議,可考慮在其中一些會議的開頭,加入簡單的伸展或呼吸練習。你可以自己帶操、播放影片,或是聘請專業的健康教練(Wellness Coach)。

也別忘記,觀眾的注意力通常最多只能維持 20 分鐘(即專心聽講的平均極限)。但是,也別因此把每場會都安排得這麼長,建議安排多次中場休息,讓大家能適時放鬆。排出時間讓參加的客戶或合作夥伴能吃個點心、去化妝室,或純粹放空一下。

如果已經請了教練,不妨也請他帶大家做一些簡單的冥想活動,來消除疲勞。短暫的正念活動也能大幅提振參加者的精神,讓他們更有活力參與後續的活動。幫助大家放鬆舒壓的體貼舉動,肯定能讓你從眾多 B2B 活動策劃單位中脫穎而出。

總結

無論是在居家辦公的日常會議中,善用遊戲和分組討論室,激發靈感、凝聚團隊向心力;或是針對重要的客戶會議或對外論壇,升級簡報質感、利用圓桌會促進有意義的對談,找出線上活動可以優化的地方,一點點小改變,都有機會為活動注入活力,創造更多效益。

 

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