하이브리드 행사로 해외, 국내 바이어를 발굴하세요.(2023년 업데이트)

행사의 형태는 보편적으로 오프라인과 온라인, 이 두 가지 형태로 이루어져 있습니다. 하지만 최근 들어 한 가지 형태의 행사가 뜨거운 트렌드로 자리잡고 있는데요.

바로 ‘하이브리드 행사’라고 불리는 행사로 온라인에서뿐만 아니라 오프라인에서 함께 진행되는 행사의 형태입니다. 하이브리드 행사는 컨퍼런스, 세미나, 박람회 등 다양한 행사가 오프라인과 온라인에서 동시에 진행되는 매력적인 행사인데요.

하이브리드(hybrid) 뜻과 최신 행사 트렌드를 더 알고 싶다면, 아래의 글을 살펴보세요!

코로나19 이전 해외 바이어 발굴 과정

해외로부터 바이어를 발굴하기 위해서는 전시회를 개최하는 것이 보편적인 방법이었습니다. 혹은 비즈니스 산업군과 밀접한 연관이 있는 해외 전시에 직접 참여하는 방법도 있는데요.

시간과 비용이 들어도, 비행기를 타고 현지 출장을 가는 것은 해외 바이어를 발굴하기 위한 가장 기본적이고 효과적인 방법이었습니다. 전시회 부스와 제품 카탈로그를 현지에 맞게 제작하여 거래 가능성이 있는 회사를 직접 찾아가서 자사 상품에 대한 어필을 하는 등의 영업활동을 선호했습니다.

전시회 현장에 직접 참여하면 고객과의 양방향 커뮤니케이션이 가능하고, 즉각적인 반응을 살필 수 있습니다. 단번에 특별한 성과가 나타나지 않더라도, 매년 전시회를 참가함으로써 잠재 바이어로 이어질 수 있는 고객과의 관계를 구축하는 것이죠.

오프라인 행사는 특히나 시장 동향을 현장에서 즉시로 파악하고 경쟁사들의 움직임 또한 읽을 수 있습니다. 바이어와의 직접적인 소통을 통해 새로운 아이디어를 얻을 수 있다는 것이 큰 장점입니다.

바이어는 제품이나 서비스를 눈으로 직접 살펴보고 구매를 결정하려고 하기 때문에 즉석에서 거래 가능성 여부를 파악할 수 있습니다. 지금은 직접적인 교류가 어려운 시기이다 보니, 오프라인 혹은 방문 판매만을 고집해 오던 기업에서도 온라인을 통한 영업 활동을 고려하지 않을 수가 없게 되었습니다.

하지만 하루아침에 고수하던 운영 방식 혹은 마케팅 방식을 바꾸기란 상당히 많은 어려움이 따를 수밖에 없습니다. 이에 정부에서도 적극 나서 해외 바이어와의 교류를 온라인으로 지원하는 정책을 펼친 바 있는데요.

코로나19 확산 방지를 위하여 해외 바이어와의 1:1 화상 상담을 지원하는 사업을 신청할 수 있도록 지원하였습니다. 2020년도부터 코로나19 탓에 수출 판로 개척에 애로가 있는 중소기업을 위해 코트라 해외무역관을 활용한 맞춤형 해외 바이어를 매칭해주고 화상 수출 상담을 지원하는 제도를 마련하기도 했습니다.

출처 : https://www.bizinfo.go.kr/web/lay1/bbs/S1T122C128/AS/74/view.do?pblancId=PBLN_000000000051814

하이브리드 행사의 정의

하이브리드 행사 란 실제와 가상의 환경에서 동시에 참여자와 상호작용할 수 있는 완벽한 기회입니다. 새로운 기술을 활용하면, 오프라인뿐만 아니라 온라인에서도 기업의 상품과 서비스의 자세한 내용을 선보일 수 있습니다. 

온라인 참여자는 가상 부스를 통해 기업 상품의 카탈로그를 확인하거나 해당 기업의 대표와 직접 대화를 나눌 수 있습니다. 아울러 실시간 스트리밍을 통하여 오프라인 현장에서 발표하고 있는 발표자를 라이브로 시청할 수 있습니다. 

하이브리드 행사를 주최해야 하는 이유

하이브리드 행사를 주최하는 것이 점점 더 큰 트렌드로 자리 잡게 된 이유 중 하나는 지리적 한계와 시간적 제한을 뛰어넘는 행사 방식이기 때문인데요. 참여자는 실시간 스트리밍을 통해 물리적으로 행사 장소에 머무르지 않아도 원격으로 행사를 시청을 할 수 있습니다.

해외에 가서 부스를 직접 물리적으로 만드는 과정이 없이도, 온라인에서 가상 부스를 만들어 고객이 상품의 카탈로그를 다운받도록 하거나 영상을 시청하도록 할 수 있습니다. 그리고 부스를 담당하는 비즈니스 대표와도 직접 대화가 가능합니다. 게다가 고객은 가상 부스에서 결제가 바로 가능하기 때문에 기업의 입장에서는 즉각적인 수익이 보장됩니다.

더불어 행사의 장소로 이동하는 경비 또한 절감된다는 장점이 있습니다. 이는 해외에서 주최하는 행사인 경우, 더 큰 이점이 있습니다. 행사 주최자와 발표자는 참여자와 즉석으로 소통할 수 있으며, 원격으로 행사에 참여한 사람은 실시간으로 의견을 남기며 소통에 참여할 수 있습니다.

국내 사례

- 코엑스 스튜디오 159

국내에서도 하이브리드 행사를 적극 활용하는 추세입니다. 특히 코엑스는 국내 MICE 업계에서는 최초로 하이브리드 행사 전용 공간, 스튜디오 159를 완공하였습니다.

총면적 294㎡ 규모로, 코엑스 2층에 자리를 잡았는데요. 무려 500인치 초고해상도 LED 커브드 스크린과 방송 스튜디오 급 조명설비와 장비가 있어 웨비나 혹은 하이브리드 행사를 국내에서도 수준급으로 개최할 수 있는 공간을 제공합니다.

이 공간에서는 뮤직비디오나 광고 영상을 제작하기 위한 콘텐츠적인 활동을 할 수 있고, 드라마나 영상 제작발표회를 통한 공간으로도 활용할 수 있습니다.

2020년부터 지금까지 코엑스에서 개최된 하이브리드 행사는 약 500여 건에 달한다고 합니다. 특히 국내뿐만 아니라 미국 라스베이거스 현지에서 무역협회에 행사 참가 의사를 보낸 기업들이 함께 참여한 하이브리드 행사는 그중 가장 성공적으로 진행된 행사 중 하나로 여겨지고 있습니다.

 출처: https://www.coex.co.kr/blog/coex-facility-info/studio159

- 용인특례시 출범식

용인시에서 개최한 하이브리드 행사도 인상 깊은 국내 사례 중 하나인데요. 인구 100만 이상의 도시인 용인, 수원, 창원, 고양이 특례 시로 지정되면서 용인 특례시 출범식과 반도체 도시 선포식을 개최했습니다.

오프라인 행사를 기반으로 해당 현장을 담은 온라인과 오프라인 모두에서 관람할 수 있게 한 하이브리드 행사를 진행하며 화제를 모았습니다. 

다양한 축하 공연과 퍼포먼스, 기념 영상, VR 드로잉쇼 등의 다양한 퍼포먼스를 풀 영상으로 담아내어 그 당시 자리를 빛냈던 귀빈뿐만 아니라 용인시 유튜브 채널에서 함께 감상하는 용인 시민들도 그때 그 자리의 현장감을 생생하게 경험할 수 있었습니다.

해외 사례

- Apple 스페셜 행사

Apple 스페셜 행사는 2006년부터 애플이 진행해온 연간 행사입니다. 시대를 앞서가는 글로벌 기업 애플은 하이브리드 행사 형태를 채택하여 전 세계에서 고객들이 실시간으로 참여할 수 있도록 행사를 개최했습니다. 이를 통해 전 세계 어느 곳에서든 매해 Apple의 새로 출시된 상품의 최신 정보를 얻을 수 있습니다.

- Social Media Marketing World

Social Media Marketing World는 디지털 마케터들이 소셜 미디어에 대한 최신 정보를 얻고 교환하는 대규모의 하이브리드 컨퍼런스입니다. 100명 이상의 전 세계 소셜 미디어 전문가들이 모여 전 세계 각국의 참여자들과 소통을 하고, 콘텐츠 마케팅 광고 전략과 기술을 공유하는 행사입니다.

하이브리드 행사의 장점

하이브리드 행사는 시, 공간적으로 아무런 제약 없이 해외와 국내를 이어줄 수 있는 행사입니다. 오프라인 행사는 기존처럼 현장에서 진행하되, 해외나 국내 지방에 위치하여 전시회에 관심은 있지만 물리적 참여가 어려운 고객을 위하여 온/오프라인을 동시에 진행하여 전시회 참여율을 향상시킬 수 있습니다.

하이브리드 형태로 기획된 행사의 장점은 투자 수익률의 향상이라는 가장 주요한 장점이 전부가 아닙니다. 과거에 물리적으로 행사 참여가 불가능했던 새로운 스폰서와 참여자를 만날 수 있는 장이 됩니다. 

행사 주최자가 행사 분석을 통해 얻을 수 있는 가장 가치 있는 데이터는 행사 실적에 대한 평가입니다. 실제 참여자의 수와 참여도 그리고 참여자의 일주일 간의 활동 등의 종합적인 정보를 수합할 수 있다면 행사 기획의 각 단계마다 행사가 어떻게 진행되고 있는지를 명확히 파악할 수 있습니다.

중요하면서도 어려운 해외 바이어 발굴

시흥 상공회의소는 2021년 6월부터 7월까지 안산·시흥 소재의 수출업체를 대상으로 몇 가지의 수요 조사를 시행했습니다.

응답 업체들이 수출을 활성화하기 위하여 가장 필요한 지원이 무엇인지 묻는 문항에는 바이어의 정보를 제공(15%)받는 것이 가장 필요하다는 것으로 나타났습니다. 이어서는 마케팅 홍보 지원을 받는 것(12%), 해외 시장 정보 제공(11%), 수출금융 지원(11%), 국내외 전시회·박람회 등(9%), FTA 컨설팅(8%)이 필요하다는 결과가 나온 것인데요.

그만큼 많은 기업에서 해외 바이어들에 대한 정보를 모으고 추려내는 것을 어렵다고 느낍니다.

이런 부분에서 어려움을 느끼는 분들을 위해 EventX에서 도움을 드릴 수 있습니다.

"해외 바이어를 모집하기 위해 파트너사에게 리드(lead)를 전달해 드리는 것입니다."

미래지향적 관점에서 리드는 꾸준히 육성하고 관리하여야만 자사의 매출을 뒷받침해 줄 수 있는 우량 고객으로 전환됩니다. 그들은 자사뿐만이 아니라 수많은 회사의 서비스 중에서 비교하고 재보기 때문에 리드를 명확하게 확보하고, 유지 관리하는 것이 더욱 중요한데요.

리드는 직접 수집하면 불특정 다수에게 직접 접근하거나 텔레마케팅을 활용하는 아웃바운드 형, 뉴스레터 등의 자사 콘텐츠를 통해 고객이 직접 문의를 남기거나 제품 혹은 서비스에 대한 자료를 요청하는 등의 액션을 취하는 인바운드형의 방식을 선택해야 합니다.

그러나 두 가지 형식 모두 투자하는 시간과 비용의 리소스가 있기 때문에 번거롭게 느껴집니다. 게다가 어떤 방식으로 접근해야 하는지도 명확하지 않은 경우도 부지기수입니다.

이러한 불편함을 많은 기업에서 안고 있다는 것을 인지하고 있기에, EventX는 하이브리드형 행사 운영에 도움을 드리는 것으로만 끝나는 게 아닌 행사에 참여할 리드를 발굴할 수 있도록 도와드립니다.

아래에서 EventX가 해외 바이어를 모집하기 위해 리드를 생성하는 과정을 살펴보겠습니다.

해외 바이어 모집을 위한 리드 생성 엔진 프로세스

• 1단계: 행사 참여자 물색

개최한 하이브리드 행사에 함께할 참여자를 찾는 것은 언제나 힘든 과정입니다. 관심이 있는 사람들을 모집하여 전환하는 것 자체에 많은 인력과 리소스를 쓰게 되기 마련인데요.

EventX를 이용하면 행사 참여자를 물색하고 관리하는 것이 더 이상은 어렵지 않습니다. 직업을 입력하면, 당사가 가진 우수한 연락처 DB를 공유하는 방식으로 리드를 전달드립니다.

• 2단계: 초대장 보내기

초대장을 작성하고 EventX에서 제공해 드린 이메일 목록을 통해 초대장을 보내보세요. 행사 등록과 의사소통이 모두 쉽게 관리되는 장점을 누려볼 수 있습니다.

행사를 등록한 양식에 맞추어 행사 초대장도 맞춤 제작되며, 참여를 촉구하는 메일뿐만 아니라 행사가 끝난 이후 감사 인사를 보내는 것도 잊지 않고 체크하여 고객 만족도와 충성도를 높일 수 있습니다.

• 3단계: 잠재 고객 유치하기

EventX와 함께라면 참가자를 어떻게 모아야 할지에 대한 걱정은 줄이고, 최고의 행사를 위한 준비에만 집중할 수 있습니다. 실제 오프라인 형태로 행사에 참여하시는 분들도 손쉽게 관리할 수 있는데요.

직접 방문하시는 고객에게는 QR코드를 통한 입장 안내를 제공하고, 고객 정보를 입력합니다. 이후 자동 생성된 행사 등록 페이지에서 온라인 참여 안내를 통해 더욱 효율적인 고객 관리가 가능합니다.

개최된 행사에서도 EventX는 편리하고 효율적인 기능을 다수 제공하고 있는데요. 고객과의 원활한 소통을 위하여 투표나 질의응답 환경, 네트워킹 라운지 등과 같은 소통 도구를 제공합니다.

• 1080P 영상 송출
• 메일 자동 발송
• 행사 참가 등록 페이지
• 실시간 웨비나 영상 녹화
  
  

이외에도 행사가 끝난 이후 행사 설명 페이지와 웨비나 세션의 방문 통계율을 분석하고, 행사 등록 및 참여 전환율을 분석하여 행사 준비부터 종료까지의 모든 데이터 수집과 통계 자료로 재차 새로운 행사를 열게 되었을 때 더욱 발전적이고 생산적인 행사를 이끌어갈 수 있는 정보를 확인할 수 있습니다.

잠재 고객을 찐고객으로 전환하는 방법

잠재 고객은 예상치 못한 곳에서도 발견됩니다. 하이브리드 행사를 준비했으나 같은 시간대에 오프라인 행사에 참여하지 못한 고객을 위해 1080p의 해상도로 온라인 시청자들에게 같은 경험을 제공할 수 있습니다.

웨비나로 녹화된 영상은 행사에 참여하지 않았던 다른 사람들에게도 공유됨으로써 마케팅 수단으로 유용하게 활용할 수 있습니다.

귀사의 비즈니스를 알릴 수 있는 매체가 SNS뿐만이 아니라 웨비나, 전시회, 방문 미팅, 화상회의 프로그램 등 다각화되어있기 때문에 산발적으로 퍼진 고객들을 모으고 관리하기 위해서는 하나의 온·오프라인 콘텐츠의 시각화가 중요해졌습니다. 

단순히 근처에서 만날 수 있는 고객뿐만 아니라 온라인으로도 물리적 거리와 시간의 제약을 뛰어넘어 고객과의 관계를 형성할 수 있는 시기가 된 만큼 온라인과 오프라인의 행사를 통합한 하이브리드 행사의 활용도 및 중요도가 더욱 높아졌습니다.

이제 고객 유치, 관리에 대한 시간과 비용을 절약하세요. 쉽고 간편하게 이용할 수 있는 EventX 플랫폼과 함께 하이브리드 행사를 개최하여 국내외 바이어들을 손쉽게 발굴해 보세요!